Hướng dẫn kê khai doanh thu cho hộ kinh doanh chi tiết từ A–Z

Hướng dẫn kê khai doanh thu cho hộ kinh doanh không chỉ là vấn đề thủ tục mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế phải nộp và dòng tiền của bạn. Nhiều hộ kinh doanh vì chủ quan, ghi chép doanh thu không đầy đủ hoặc kê khai “ước lượng” nên dễ bị cơ quan thuế ấn định lại, truy thu và phạt khá nặng. Khi hiểu đúng khái niệm doanh thu tính thuế, quy định về hóa đơn, chứng từ và cách tổng hợp số liệu, bạn sẽ chủ động hơn trong việc lập tờ khai. Kê khai doanh thu chính xác còn giúp bạn biết mình kinh doanh lời hay lỗ, có nên mở rộng, thêm chi nhánh hoặc thay đổi mô hình không. Bài viết này sẽ đi từng bước rõ ràng để bạn có thể dễ dàng áp dụng vào thực tế của hộ kinh doanh mình.

Hướng dẫn kê khai doanh thu cho hộ kinh doanh kê khai theo hóa đơn

Ghi nhận doanh thu theo từng hóa đơn, từng ngày bán hàng

Đối với hộ kinh doanh kê khai theo hóa đơn, nguyên tắc quan trọng nhất là doanh thu được xác định ngay khi xuất hóa đơn, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa. Vì vậy, mỗi ngày bán hàng, chủ hộ cần tổng hợp tất cả hóa đơn đã phát hành, bao gồm hóa đơn giấy (nếu còn tồn) hoặc hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Khi ghi nhận doanh thu, cần làm rõ các thông tin: số hóa đơn, ngày hóa đơn, tên hàng hóa – dịch vụ, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế và tổng thanh toán. Với hộ kinh doanh thường không được khấu trừ thuế đầu vào, việc ghi nhận chính xác thuế suất và doanh thu chịu thuế giúp tránh sai sót khi lập tờ khai.

Bạn nên lập bảng theo dõi doanh thu theo ngày trên Excel hoặc phần mềm bán hàng, gồm các cột: Ngày – Số hóa đơn – Mã khách – Giá trị trước thuế – Thuế GTGT – Tổng doanh thu. Việc ghi nhận theo ngày còn giúp kiểm soát được các ngày có biến động bất thường, đặc biệt với mô hình ăn uống, bán lẻ, dịch vụ. Đây cũng là căn cứ quan trọng để đối chiếu khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình doanh thu.

Tổng hợp doanh thu theo tháng/quý để lập tờ khai thuế

Sau khi ghi nhận doanh thu từng ngày, hộ kinh doanh cần tổng hợp doanh thu theo tháng hoặc theo quý tùy theo kỳ khai thuế mà doanh nghiệp đã đăng ký. Việc tổng hợp này phải đồng bộ với hệ thống hóa đơn điện tử, đảm bảo tổng doanh thu trùng khớp giữa sổ bán hàng – báo cáo thuế – dữ liệu hóa đơn.

Các bước tổng hợp: (1) Xuất báo cáo hóa đơn theo tháng/quý từ hệ thống hóa đơn điện tử; (2) Lọc những hóa đơn hợp lệ – loại bỏ hóa đơn đã hủy; (3) Cộng tổng doanh thu trước thuế và tổng thuế GTGT; (4) Kiểm tra lại với sổ bán hàng và số tiền thực tế thu trong kỳ để hạn chế sai số.

Đối với ngành nghề có biến động, cần so sánh doanh thu từng tháng với mức doanh thu khoán để kịp thời đề nghị điều chỉnh nếu doanh thu thực tế tăng/giảm đáng kể. Việc tổng hợp đều đặn sẽ giúp hộ chủ động trong việc lập tờ khai, tránh việc sai sót, chậm nộp dẫn đến phạt theo Nghị định 125/2020.

Xử lý trường hợp hóa đơn bị hủy, sai sót, điều chỉnh doanh thu

Khi phát hiện hóa đơn lập sai thông tin hoặc sai giá trị doanh thu, hộ kinh doanh phải xử lý theo đúng quy định tại Nghị định 123/2020. Nếu hóa đơn chưa gửi cho người mua, có thể hủy trực tiếp trên hệ thống. Nếu hóa đơn đã gửi, phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

Các trường hợp giảm doanh thu (trả hàng, giảm giá…) phải có đầy đủ chứng từ kèm theo để chứng minh. Hóa đơn bị hủy hoặc điều chỉnh phải được đánh dấu rõ trong bảng tổng hợp doanh thu, tránh tính nhầm vào doanh thu chịu thuế.

Khi lập tờ khai thuế, cần đối chiếu dữ liệu sau điều chỉnh để đảm bảo tổng doanh thu khớp với báo cáo hóa đơn và số liệu trên hệ thống thuế.

Kê khai doanh thu từ nhiều kênh bán hàng (offline, online, ship, sàn TMĐT)

Với hộ kinh doanh bán hàng đa kênh, mọi doanh thu phát sinh đều phải lập hóa đơn và đưa vào bảng tổng hợp doanh thu. Doanh thu từ cửa hàng, website, Facebook, Zalo, Grab, ShopeeFood, Shopee, Lazada… đều tính chung vào doanh thu tính thuế.

Cần tách riêng từng kênh để kiểm soát phí dịch vụ, chiết khấu của sàn và đối chiếu doanh thu thực nhận. Tuy nhiên, doanh thu tính thuế là doanh thu trước khi trừ chiết khấu của đối tác.

Cách xác định doanh thu tính thuế cho từng loại thuế

Doanh thu tính thuế GTGT đối với hộ kinh doanh

Đối với hộ kinh doanh, doanh thu tính thuế GTGT không phải lúc nào cũng bằng doanh thu trên hóa đơn. Doanh thu tính thuế GTGT là toàn bộ tiền bán hàng, tiền cung cấp dịch vụ, bao gồm phụ thu, phí thu thêm (nếu có). Với hóa đơn áp dụng thuế suất 8% hoặc 10%, doanh thu trước thuế sẽ được dùng làm căn cứ tính thuế.

Nếu hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp, doanh thu tính thuế GTGT được nhân với tỷ lệ % theo từng ngành nghề (1%, 3%, 5%). Nếu hộ kinh doanh nộp theo phương pháp khấu trừ, doanh thu tính thuế GTGT dựa trực tiếp trên doanh thu trước thuế.

Doanh thu tính thuế phải loại trừ hóa đơn hủy, hóa đơn điều chỉnh giảm. Mọi khoản giảm giá, khuyến mãi phải có hồ sơ đầy đủ theo Luật Quản lý thuế.

Doanh thu tính thuế TNCN/TNDN trong hộ kinh doanh

Thuế TNCN/TNDN đối với hộ kinh doanh thường áp dụng theo tỷ lệ % trên doanh thu, không tính theo lợi nhuận. Do đó, doanh thu tính thuế bao gồm toàn bộ doanh thu trên hóa đơn và doanh thu thực tế phát sinh.

Tùy ngành nghề, tỷ lệ thuế TNCN dao động từ 0.5% đến 1.5%, còn thuế GTGT từ 1% đến 5%. Với ngành ăn uống, dịch vụ, xây dựng… thuế thường cao hơn so với ngành thương mại đơn thuần.

Doanh thu tính thuế TNCN phải thống nhất với doanh thu tính thuế GTGT. Các khoản giảm trừ chỉ được chấp nhận khi có đủ hóa đơn điều chỉnh hoặc biên bản trả hàng.

Ví dụ minh họa cách tính doanh thu và số thuế phải nộp

Giả sử hộ kinh doanh ăn uống trong tháng có tổng doanh thu trên hóa đơn là 300 triệu đồng, thuế suất trực tiếp ngành ăn uống:

Thuế GTGT: 3%

Thuế TNCN: 1.5%

Khi đó:

Thuế GTGT phải nộp = 300.000.000 × 3% = 9.000.000

Thuế TNCN phải nộp = 300.000.000 × 1.5% = 4.500.000

Tổng số thuế phải nộp tháng = 13.500.000 đồng.

Hướng dẫn lập tờ khai thuế dựa trên doanh thu đã tổng hợp

Lập tờ khai thuế khoán theo thông báo của cơ quan thuế

Đối với hộ kinh doanh nộp thuế khoán, việc lập tờ khai đơn giản hơn vì hộ chỉ dựa trên thông báo thuế khoán do Chi cục Thuế gửi hằng năm. Tuy nhiên hộ vẫn phải rà soát xem doanh thu năm thực tế có thay đổi lớn hay không để đề nghị điều chỉnh.

Trong trường hợp doanh thu tăng/giảm mạnh, hộ cần nộp tờ khai điều chỉnh và giải trình. Mức khoán bao gồm thuế GTGT và TNCN gộp chung.

Hộ kinh doanh không phải lập tờ khai hàng tháng nếu thuộc diện khoán, trừ khi phát sinh hóa đơn lẻ theo từng lần.

Lập tờ khai thuế theo tháng/quý khi có hóa đơn đầu ra

Hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử phải lập tờ khai theo tháng hoặc theo quý trên cổng thuế điện tử. Hồ sơ tờ khai gồm: doanh thu trước thuế, tiền thuế GTGT theo từng thuế suất, doanh thu miễn thuế (nếu có), doanh thu từ từng ngành nghề.

Các bước lập tờ khai:

Truy cập hệ thống thuế điện tử → mục “Kê khai thuế”.

Chọn kỳ tính thuế → loại tờ khai.

Nhập doanh thu theo từng nhóm ngành, thuế suất.

Kiểm tra số liệu với báo cáo hóa đơn điện tử.

Gửi tờ khai và nộp thuế trực tuyến.

Nếu có hóa đơn điều chỉnh, số liệu phải được cập nhật lại trước khi lập tờ khai để tránh sai lệch dẫn đến phải khai bổ sung.

Thời hạn nộp tờ khai và nộp thuế theo quy định

Tờ khai tháng: nộp chậm nhất ngày 20 của tháng sau

Tờ khai quý: nộp chậm nhất ngày 30 của quý sau

Nộp thuế: cùng thời điểm nộp tờ khai

Chậm nộp tờ khai hoặc thuế sẽ bị phạt tiền và tính tiền chậm nộp theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Những sai sót thường gặp khi kê khai doanh thu cho hộ kinh doanh

Không ghi chép đầy đủ doanh thu hằng ngày

Một trong những lỗi “chết người” của hộ kinh doanh là bán được bao nhiêu… để trong đầu, không ghi chép lại. Nhiều chủ quán chỉ nhớ doanh thu “xấp xỉ”, cuối tháng hoặc cuối kỳ mới ngồi ước chừng để kê khai, dẫn đến số liệu không chính xác, khó giải trình khi thuế kiểm tra.

Không ghi đủ doanh thu hằng ngày cũng làm bạn không kiểm soát được mặt hàng nào bán chạy, khung giờ nào đông khách, kênh nào hiệu quả. Hậu quả là vừa rủi ro thuế (bị cho là khai thấp doanh thu so với thực tế), vừa khó quản lý kinh doanh. Tốt nhất, mỗi ngày nên có một sổ/Excel/ứng dụng ghi rõ: ngày, ca bán, doanh thu tiền mặt, chuyển khoản, doanh thu từ các app/sàn… và cuối ngày ký xác nhận.

Kê khai doanh thu không khớp với hóa đơn, sao kê ngân hàng, dữ liệu sàn

Cơ quan thuế hiện nay không chỉ nhìn vào con số bạn tự khai, mà còn đối chiếu với hóa đơn đã xuất, sao kê tài khoản ngân hàng, dữ liệu từ sàn TMĐT, đơn vị vận chuyển, app giao đồ ăn… Sai sót thường gặp là hộ chỉ kê doanh thu “ước tính”, không cộng đủ doanh thu chuyển khoản, hoặc quên doanh thu từ sàn, từ ship, dẫn đến chênh lệch lớn so với dữ liệu cơ quan thuế nắm được.

Khi bị phát hiện, hộ kinh doanh rất khó giải trình, dễ bị ấn định doanh thu cao hơn, truy thu thuế và phạt chậm nộp. Vì vậy, ngay từ đầu cần tập thói quen đối chiếu: doanh thu sổ sách phải khớp tổng tiền trên hóa đơn, gần sát sao kê ngân hàng, báo cáo doanh thu từ sàn/app.

Chậm nộp tờ khai, chậm nộp tiền thuế dẫn đến bị phạt

Không ít hộ kinh doanh bận bán hàng, quên mất hạn nộp tờ khai, hạn nộp tiền thuế. Đến khi nhận thông báo phạt mới tá hỏa vì tiền phạt chậm nộp, tiền phạt vi phạm hành chính đôi khi còn “mắc” hơn tiền thuế. Sai sót này thường xuất phát từ việc không có lịch nhắc, không phân công rõ ai phụ trách thuế, hoặc “ngại” làm việc với cơ quan thuế nên cứ để trễ.

Giải pháp là lập lịch cố định: tháng/quý nào cần nộp tờ khai gì, số thuế dự kiến bao nhiêu, trước hạn ít nhất 3–5 ngày phải hoàn thành. Có thể dùng lịch trên điện thoại, Excel, hoặc nhờ dịch vụ kế toán nhắc hạn. Chỉ cần chậm vài lần, hồ sơ của hộ dễ bị “đưa vào tầm ngắm” kiểm tra kỹ hơn.

Cách làm việc với cơ quan thuế khi bị kiểm tra doanh thu

Chuẩn bị sổ sách, chứng từ, giải trình nguồn doanh thu

Khi nhận thông báo kiểm tra doanh thu, điều quan trọng nhất là chuẩn bị sẵn sàng sổ sách, chứng từ. Bạn nên in (hoặc lưu file) các bảng ghi chép doanh thu hằng ngày, báo cáo từ phần mềm bán hàng, sao kê ngân hàng, hợp đồng – hóa đơn mua bán lớn, dữ liệu từ sàn/app nếu có.

Bên cạnh đó, hãy chuẩn bị bản giải trình ngắn: mô hình kinh doanh, khung giờ cao điểm, tỷ lệ thanh toán tiền mặt/chuyển khoản, doanh thu mùa cao điểm – thấp điểm… để cán bộ thuế hiểu đặc thù hoạt động. Việc trình bày rõ ràng, có số liệu đối chứng sẽ tạo thiện cảm, giúp buổi làm việc bớt căng thẳng và hạn chế khả năng bị đánh giá doanh thu “cảm tính”.

Cách xử lý khi cơ quan thuế yêu cầu điều chỉnh tăng doanh thu khoán

Trong quá trình kiểm tra, cơ quan thuế có thể cho rằng doanh thu hộ bạn cao hơn mức đang khoán và đề nghị điều chỉnh tăng. Lúc này, đừng vội đồng ý ngay nếu bạn thấy không hợp lý. Hãy đề nghị cơ quan thuế chỉ rõ căn cứ: dữ liệu so sánh với hộ tương tự, số liệu từ sàn, ngân hàng… Sau đó, bạn đối chiếu lại với số ghi chép thực tế của mình.

Nếu cơ quan thuế ước doanh thu quá cao, bạn có quyền trình bày khó khăn, tính mùa vụ, chi phí thực tế, cung cấp thêm chứng cứ (hợp đồng thuê mặt bằng, chi phí quảng cáo, nhân sự…) để đề nghị mức doanh thu khoán phù hợp hơn. Mục tiêu là tìm được con số hợp lý, vừa đảm bảo nghĩa vụ thuế, vừa không “bóp nghẹt” dòng tiền kinh doanh.

Kinh nghiệm hạn chế tranh chấp, giảm rủi ro truy thu thuế

Kinh nghiệm quan trọng nhất là giữ thái độ hợp tác, tôn trọng nhưng kiên định với số liệu có căn cứ. Hộ kinh doanh nên tránh “cãi tay đôi” hay phản ứng cảm tính; thay vào đó, mọi trao đổi nên dựa trên sổ sách, chứng từ. Việc ký nhận bất kỳ biên bản, thông báo nào cũng nên đọc kỹ nội dung, nếu chưa đồng ý thì ghi rõ ý kiến của mình vào biên bản.

Để giảm rủi ro truy thu, bạn nên thường xuyên tự rà soát, đối chiếu doanh thu khai báo với dữ liệu ngân hàng, sàn, hóa đơn. Khi phát hiện sai sót, chủ động kê khai bổ sung, nộp phần thiếu sớm sẽ giảm đáng kể tiền phạt. Nếu vụ việc phức tạp, có thể nhờ tư vấn kế toán/thuế hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ làm việc với cơ quan thuế.

Ứng dụng phần mềm và công cụ hỗ trợ kê khai doanh thu

Sử dụng Excel hoặc app ghi chép doanh thu hằng ngày

Với hộ kinh doanh nhỏ, chỉ cần một file Excel chuẩn hoặc một app ghi chép doanh thu đơn giản đã là “trợ thủ” rất hiệu quả. Bạn có thể thiết kế bảng gồm: ngày, ca bán, doanh thu tiền mặt, chuyển khoản, doanh thu từ từng kênh (offline, Facebook, Shopee, GrabFood…). Cuối ngày nhập số liệu, cuối tháng chỉ cần tổng hợp là có ngay báo cáo.

Nếu dùng app ghi chép trên điện thoại, ưu điểm là thao tác nhanh, dễ dùng, có thể xem biểu đồ doanh thu theo ngày/tuần/tháng. Quan trọng là duy trì thói quen ghi chép ngay sau khi chốt ca, tránh để dồn nhiều ngày mới nhập một lần, dễ sai sót và quên doanh thu.

Kết nối máy POS, phần mềm bán hàng với sổ sách kê khai

Với quán ăn, cửa hàng bán lẻ, spa… việc dùng máy POS và phần mềm bán hàng giúp ghi nhận tự động từng hóa đơn, từng giao dịch. Nếu biết cách cấu hình, bạn có thể xuất báo cáo doanh thu theo ngày, theo món, theo phương thức thanh toán, rồi liên kết dữ liệu đó với file Excel hoặc phần mềm kế toán.

Lợi ích là doanh thu được ghi nhận đầy đủ, hạn chế thất thoát do nhân viên ghi sai hoặc bỏ sót. Khi thuế kiểm tra, bạn chỉ cần in báo cáo từ hệ thống, đối chiếu với sao kê ngân hàng và sổ kê khai là có bộ hồ sơ khá chắc chắn. Đây cũng là nền tảng để phân tích lãi lỗ, điều chỉnh menu, giá bán… chứ không chỉ phục vụ kê khai thuế.

Khi nào nên dùng dịch vụ kế toán hỗ trợ kê khai doanh thu định kỳ

Bạn nên cân nhắc thuê dịch vụ kế toán khi: doanh thu bắt đầu tăng, phát sinh nhiều kênh bán (offline, online, sàn TMĐT), có nhân viên, nhiều chi phí cần hạch toán; hoặc đơn giản là bạn không có thời gian theo dõi lịch nộp tờ khai, nộp thuế. Dịch vụ kế toán sẽ giúp bạn thiết lập quy trình ghi nhận doanh thu, nhắc hạn kê khai – nộp thuế, hỗ trợ giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra. Nhờ đó, bạn yên tâm tập trung vào bán hàng, giảm đáng kể rủi ro sai sót và bị phạt thuế.

Hướng dẫn kê khai doanh thu cho hộ kinh doanh trong bài viết này nhằm giúp bạn có một “bản đồ” rõ ràng thay vì phải mò mẫm từng biểu mẫu, từng con số. Khi nắm được cách ghi nhận doanh thu hằng ngày, cách tổng hợp theo tháng/quý và cách phối hợp với kế toán hoặc cơ quan thuế, bạn sẽ giảm đáng kể nguy cơ sai sót. Bên cạnh đó, việc kê khai trung thực, có sổ sách đầy đủ cũng là cách bảo vệ uy tín, tạo nền tảng để sau này chuyển đổi lên doanh nghiệp nếu cần. Nếu thấy quy trình quá phức tạp, bạn có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ kế toán hỗ trợ lập và soát xét tờ khai doanh thu định kỳ. Điều quan trọng là hãy bắt đầu chuẩn hóa ngay từ bây giờ để hạn chế tối đa rủi ro về thuế trong tương lai.