Thủ tục thành lập công ty vận tải hàng hóa mới nhất 2026 – Hồ sơ & Điều kiện
Thủ tục thành lập công ty vận tải hàng hóa là quy trình bắt buộc đối với doanh nghiệp muốn kinh doanh dịch vụ vận tải đường bộ, vận tải container, vận tải liên tỉnh hoặc vận tải xá. Bài viết này tổng hợp toàn bộ hồ sơ, điều kiện, quy trình và giấy phép cần có theo quy định mới nhất 2025, giúp doanh nghiệp dễ dàng chuẩn bị đầy đủ từ bước đăng ký doanh nghiệp đến xin giấy phép kinh doanh vận tải tại Sở GTVT. Nội dung cũng giải thích rõ yêu cầu về phương tiện, thiết bị giám sát hành trình, nhân sự lái xe, vốn pháp định (nếu có), và những lưu ý thực tế khi triển khai mô hình vận tải hàng hóa tại Việt Nam. Đây là hướng dẫn toàn diện giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và nhanh chóng đưa hoạt động vận tải vào vận hành hợp pháp.
Tổng quan về thủ tục thành lập công ty vận tải hàng hóa
Khi nhu cầu vận chuyển – lưu thông hàng hóa ngày càng tăng, thủ tục thành lập công ty vận tải hàng hóa trở thành một trong những quy trình pháp lý được doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Đây là ngành nghề kinh doanh có điều kiện, chịu sự quản lý trực tiếp của nhiều cơ quan nhà nước như Sở Giao thông Vận tải, Tổng cục Đường bộ, công an PCCC và cơ quan thuế. Vì vậy, việc chuẩn bị đúng ngành nghề, hoàn thiện thủ tục xin giấy phép và đảm bảo phương tiện đủ điều kiện kỹ thuật là yếu tố bắt buộc trước khi đưa doanh nghiệp vào vận hành.
Theo quy định pháp luật hiện hành, doanh nghiệp vận tải hàng hóa có thể đăng ký kinh doanh đa dạng loại hình như vận tải đường bộ, vận tải biển, vận tải đường thủy nội địa, vận tải đa phương thức hoặc vận tải hàng hóa bằng container. Mỗi loại hình sẽ có yêu cầu khác nhau về phương tiện, điều kiện nhân sự, lắp thiết bị giám sát hành trình, phù hiệu xe, định vị GPS và giấy phép hoạt động. Đối với doanh nghiệp vận tải đường bộ – loại hình phổ biến nhất, doanh nghiệp cần chuẩn bị xe đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, đăng kiểm theo định kỳ và xin Giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô theo Nghị định 10/2020/NĐ-CP.
Ngoài các yếu tố kỹ thuật, doanh nghiệp cần chú trọng đến quy trình pháp lý ban đầu như đăng ký doanh nghiệp, kê khai ngành nghề đúng theo hệ thống mã ngành kinh tế Việt Nam, thiết lập hoá đơn điện tử, mở tài khoản ngân hàng và làm thủ tục thông báo mẫu dấu. Đây là phần nền tảng để triển khai tiếp các thủ tục chuyên ngành sau này. Một bộ hồ sơ chuẩn, đủ và chính xác sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, tránh bị trả hồ sơ hoặc phát sinh chi phí ngoài dự kiến.
Tổng quan lại, thủ tục thành lập công ty vận tải hàng hóa gồm ba nhóm chính: thủ tục pháp lý doanh nghiệp, thủ tục xin giấy phép vận tải và thủ tục chuẩn hóa phương tiện – nhân sự. Doanh nghiệp cần nắm rõ quy định pháp luật, đặc biệt là các văn bản như Nghị định 10/2020/NĐ-CP, Thông tư 12/2020/TT-BGTVT để đảm bảo hoạt động hợp pháp, an toàn và ổn định.
Ngành nghề vận tải hàng hóa theo quy định pháp luật
Theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam, doanh nghiệp thực hiện thủ tục thành lập công ty vận tải hàng hóa phải đăng ký các mã ngành phù hợp, phổ biến nhất gồm:
– 4933: Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
– 5229: Hoạt động dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải
– 5224: Bốc xếp hàng hóa
– 5210: Kho bãi và lưu trữ hàng hóa
Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0932 785 561 - 0868 458 111 (zalo).
Việc đăng ký đúng mã ngành giúp doanh nghiệp xin giấy phép vận tải nhanh chóng và đúng quy định. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp kinh doanh vận tải container, vận tải lạnh hoặc vận tải hàng hóa nguy hiểm, cần bổ sung thêm một số ngành nghề chuyên biệt để tránh vi phạm khi kiểm tra sau này. Đăng ký ngành nghề chính xác là bước đầu quan trọng trước khi xin giấy phép vận tải.
Phân loại các loại hình vận tải hàng hóa phổ biến
Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều loại hình vận tải hàng hóa tùy theo nhu cầu và năng lực đầu tư:
– Vận tải hàng hóa bằng đường bộ: xe tải, xe container, xe siêu trường – siêu trọng, xe đông lạnh.
– Vận tải đường thủy nội địa: phương tiện xà lan, tàu chở hàng.
– Vận tải đường biển: tàu vận tải quốc tế hoặc nội địa.
– Vận tải hàng không (logistics – giao nhận): phù hợp cho hàng giá trị cao.
– Vận tải đa phương thức: kết hợp nhiều phương tiện khác nhau (đường bộ – đường biển – đường sắt).
Doanh nghiệp cần xác định loại hình cụ thể để chuẩn bị phương tiện và xin giấy phép đúng theo quy định pháp luật.
Các cơ quan quản lý nhà nước liên quan
Trong quá trình thực hiện thủ tục thành lập công ty vận tải hàng hóa, doanh nghiệp sẽ làm việc với nhiều cơ quan quản lý nhà nước, bao gồm:
– Sở Kế hoạch & Đầu tư: tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và ngành nghề kinh doanh.
– Sở Giao thông Vận tải (Sở GTVT): cấp Giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô, cấp phù hiệu xe, kiểm tra điều kiện kinh doanh vận tải.
– Cục Đăng kiểm Việt Nam: kiểm định phương tiện và đánh giá tiêu chuẩn kỹ thuật.
– Công an PCCC: thẩm định điều kiện phòng cháy chữa cháy đối với kho bãi hoặc bãi đỗ xe.
– Cơ quan Thuế: quản lý hóa đơn điện tử, thuế VAT, thuế TNDN và khai báo ban đầu.
Sự phối hợp giữa các cơ quan này quyết định tiến độ hoàn thành hồ sơ. Doanh nghiệp chuẩn bị đúng, đủ giấy tờ sẽ rút ngắn thời gian xử lý, giúp hoạt động vận tải hàng hóa nhanh chóng đi vào ổn định.
Điều kiện thành lập công ty vận tải hàng hóa năm 2025
Để hoạt động đúng pháp luật trong lĩnh vực vận tải, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện thành lập công ty vận tải hàng hóa năm 2025, bao gồm điều kiện về phương tiện, nhân sự, thiết bị giám sát hành trình và cơ sở vật chất. Đây là ngành nghề kinh doanh có điều kiện được quản lý chặt chẽ theo Luật Giao thông đường bộ, Nghị định 10/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi đến hết năm 2025. Khi doanh nghiệp muốn thành lập công ty vận tải hàng hóa tại TPHCM, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp chỉ là bước đầu, điều kiện vận tải mới là yếu tố quyết định doanh nghiệp có được cấp phép hay không.
Các quy định mới tập trung vào đảm bảo an toàn giao thông, quản lý phương tiện bằng công nghệ, tiêu chuẩn kỹ thuật đối với xe tải – container – đầu kéo, cùng yêu cầu khắt khe về trình độ nhân sự lái xe. Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải đảm bảo có nơi đỗ xe, văn phòng giao dịch, thiết bị giám sát và đầy đủ hợp đồng lao động, đào tạo nghiệp vụ vận tải. Dưới đây là các điều kiện chi tiết theo từng nhóm yêu cầu.
Điều kiện về phương tiện vận tải – tiêu chuẩn kỹ thuật
Phương tiện là yếu tố quan trọng nhất trong điều kiện thành lập công ty vận tải hàng hóa năm 2025. Xe tải, xe đầu kéo, xe container phải đảm bảo:
– Có giấy đăng ký xe hợp pháp và còn thời hạn
– Đạt kiểm định an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường
– Tải trọng, kích thước thùng xe đúng chuẩn theo quy định Bộ GTVT
– Đối với xe container và đầu kéo phải có thiết bị an toàn chuyên dụng
– Xe thuộc sở hữu doanh nghiệp hoặc theo hợp đồng thuê phương tiện
Doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch số lượng phương tiện phù hợp với quy mô vận tải. Tính đến 2025, yêu cầu về kiểm định, tiêu chuẩn khí thải và tiêu chuẩn kỹ thuật xe tải ngày càng siết chặt, đặc biệt với phương tiện trên 20 tấn hoặc vận chuyển hàng nguy hiểm.
Điều kiện về nhân sự – lái xe – phụ xe
Lái xe phải có giấy phép lái xe phù hợp với tải trọng phương tiện như hạng C, FC… và có hợp đồng lao động ký với doanh nghiệp vận tải. Ngoài ra, lái xe phải được tập huấn nghiệp vụ vận tải, an toàn giao thông và kỹ năng xử lý sự cố. Đối với phụ xe hoặc nhân sự bốc xếp, cần có đào tạo về xếp dỡ, kiểm đếm và an toàn lao động. Đây là yêu cầu bắt buộc trong quá trình thành lập công ty vận tải hàng hóa tại TPHCM, nhằm đảm bảo an toàn cho hàng hóa và người tham gia giao thông.
Điều kiện về thiết bị giám sát hành trình – định vị
Mỗi phương tiện vận tải hàng hóa phải được gắn thiết bị giám sát hành trình đạt chuẩn, có chức năng ghi và lưu trữ dữ liệu trong tối thiểu 24 giờ gần nhất. Thiết bị phải truyền dữ liệu về Tổng cục Đường bộ và có kết nối với phần mềm quản lý xe của doanh nghiệp. Đây là điều kiện quan trọng để giám sát tốc độ, hành trình, thời gian lái xe và đảm bảo tuân thủ quy định năm 2025.
Điều kiện về bãi đỗ – văn phòng – cơ sở vật chất
Doanh nghiệp phải có bãi đỗ xe hoặc hợp đồng thuê bãi đỗ đáp ứng tiêu chuẩn an toàn, phòng cháy chữa cháy và diện tích phù hợp với số lượng phương tiện. Đồng thời cần có văn phòng giao dịch, nơi lưu trữ hồ sơ vận tải, thiết bị giám sát, dữ liệu hành trình và hệ thống quản lý. Đây là điều kiện nền tảng để đảm bảo doanh nghiệp vận tải hoạt động minh bạch, đúng quy định pháp luật.
Hồ sơ thành lập công ty vận tải hàng hóa tại Sở KH&ĐT
Để thành lập công ty logistics tại TPHCM có kinh doanh vận tải hàng hóa, doanh nghiệp phải chuẩn bị bộ hồ sơ đúng quy định và nộp tại Sở Kế hoạch & Đầu tư TPHCM. Hồ sơ cần đảm bảo đầy đủ pháp lý theo Luật Doanh nghiệp 2020, đồng thời bao gồm các mã ngành vận tải phù hợp để tránh bị trả hồ sơ hoặc phải điều chỉnh nhiều lần. Đây là bước nền tảng, quyết định doanh nghiệp có được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hay không, vì vậy việc chuẩn bị chính xác là cực kỳ quan trọng.
Bộ hồ sơ thành lập công ty vận tải hàng hóa thường bao gồm: giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, điều lệ công ty, danh sách thành viên/cổ đông, giấy tờ chứng thực cá nhân của người góp vốn, hồ sơ chứng minh địa chỉ trụ sở hợp lệ và các ngành nghề vận tải chi tiết. Việc lựa chọn mã ngành cũng phải phù hợp với loại hình vận tải mà doanh nghiệp dự kiến triển khai, đặc biệt là vận tải hàng hóa bằng xe ô tô.
Dưới đây là phân tích chi tiết từng thành phần hồ sơ.
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp – mã ngành chi tiết
Đây là thành phần bắt buộc trong hồ sơ thành lập công ty logistics tại TPHCM, thể hiện đầy đủ thông tin đăng ký doanh nghiệp. Nội dung chính bao gồm: tên công ty, loại hình doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ, ngành nghề kinh doanh và thông tin người đại diện pháp luật.
Đối với vận tải hàng hóa, doanh nghiệp phải đăng ký chính xác mã ngành như:
– 4933: Vận tải hàng hóa bằng đường bộ
– 5229: Dịch vụ hỗ trợ khác liên quan đến vận tải
– 5224: Bốc xếp hàng hóa
– 5222: Dịch vụ kho bãi và lưu giữ hàng hóa
Việc khai đúng mã ngành theo Nghị định 163 giúp công ty thuận lợi khi xin Giấy phép kinh doanh vận tải tại Sở GTVT sau này.
Điều lệ công ty và danh sách thành viên
Điều lệ công ty là tài liệu bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp, quy định cơ cấu tổ chức, quyền và nghĩa vụ của thành viên/cổ đông, cơ chế quản lý, phân chia lợi nhuận và trách nhiệm pháp lý.
Khi thành lập công ty vận tải hàng hóa, điều lệ cần thể hiện rõ ngành nghề logistics, phạm vi kinh doanh, chức năng hoạt động và quyền hạn của người đại diện pháp luật.
Danh sách thành viên/cổ đông phải đi kèm với tỷ lệ vốn góp, thông tin cá nhân đầy đủ và chữ ký xác nhận. Hồ sơ này nhằm xác định cơ cấu sở hữu, tránh tranh chấp nội bộ trong quá trình hoạt động.
Các giấy tờ nhân thân – chứng thực cá nhân
Đối với cá nhân góp vốn, hồ sơ cần bản sao công chứng CCCD/CMND/Hộ chiếu còn hiệu lực.
Đối với tổ chức góp vốn, phải bổ sung: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, quyết định góp vốn và giấy tờ của người đại diện theo pháp luật.
Toàn bộ giấy tờ phải được chứng thực hợp lệ để đảm bảo tính pháp lý khi nộp tại Sở KH&ĐT TPHCM. Đây là một trong những lý do khiến hồ sơ bị trả về nếu giấy tờ hết hạn, mờ, hoặc không đúng mẫu chứng thực.
Hồ sơ địa chỉ trụ sở hợp lệ
Địa chỉ trụ sở phải nằm trên lãnh thổ Việt Nam và không được đặt tại chung cư có chức năng để ở. Doanh nghiệp có thể dùng nhà riêng, nhà phố, văn phòng hoặc tòa nhà thương mại.
Nếu thuê trụ sở → cần hợp đồng thuê và giấy chứng nhận quyền sử dụng đất của chủ cho thuê.
Địa chỉ trụ sở hợp lệ giúp công ty thuận lợi trong việc treo bảng hiệu, nhận bưu chính, đăng ký thuế và phục vụ công tác kiểm tra sau này.
Quy trình đăng ký thành lập doanh nghiệp vận tải hàng hóa
Quy trình đăng ký thành lập doanh nghiệp vận tải hàng hóa là bước nền tảng quan trọng đối với các đơn vị muốn cung cấp dịch vụ vận tải trong chuỗi logistics. Khi thành lập công ty logistics tại TPHCM, nhiều doanh nghiệp chọn khởi đầu bằng ngành vận tải hàng hóa đường bộ do nhu cầu lớn, thủ tục rõ ràng và thời gian xử lý tương đối nhanh. Tuy nhiên, ngành này có yêu cầu khá chặt chẽ về hồ sơ pháp lý và điều kiện kinh doanh, đặc biệt liên quan đến phương tiện, phù hiệu và nhân sự.
Quy trình gồm ba bước chính: chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ trực tuyến và hoàn tất thủ tục sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Việc thực hiện đúng từng bước sẽ giúp doanh nghiệp sớm đủ điều kiện xin Giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô, phù hiệu xe và triển khai dịch vụ vận tải hàng hóa hợp pháp.
Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ theo quy định
Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Bộ hồ sơ cơ bản gồm:
– Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
– Điều lệ công ty (đối với công ty TNHH và công ty cổ phần)
– Danh sách thành viên/cổ đông
– Bản sao căn cước công dân/hộ chiếu của người đại diện pháp luật và các thành viên
– Đăng ký ngành nghề vận tải đường bộ đúng mã ngành logistics
Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần xác định loại hình phù hợp (TNHH, cổ phần), vốn điều lệ và thông tin người đại diện. Đây là bước quan trọng khi thành lập công ty logistics tại TPHCM, vì ngành vận tải có yêu cầu bổ sung về điều kiện phương tiện và nhân sự sau khi được cấp giấy phép kinh doanh.
Bước 2 – Nộp hồ sơ online qua Cổng Dịch vụ công
Sau khi hoàn tất hồ sơ, doanh nghiệp nộp trực tuyến thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp.
Quy trình nộp gồm:
Tạo tài khoản đăng ký kinh doanh
Tải hồ sơ PDF ký số
Nộp hồ sơ và chờ phản hồi
Trong vòng 1–3 ngày, chuyên viên sẽ kiểm tra hồ sơ. Nếu có sai sót (sai ngành nghề, thiếu thông tin người đại diện, trùng tên doanh nghiệp…), hệ thống sẽ yêu cầu bổ sung hoặc sửa đổi. Nếu hồ sơ hợp lệ, Sở KH&ĐT sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp dưới dạng bản điện tử.
Việc nộp hồ sơ online giúp rút ngắn thời gian và hạn chế sai sót, rất phù hợp với các doanh nghiệp đang chuẩn bị vận hành dịch vụ vận tải trong chuỗi logistics tại TPHCM.
Bước 3 – Nhận kết quả và khắc dấu – công bố mẫu dấu
Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp tiến hành:
– Khắc dấu pháp nhân
– Đăng tải thông tin mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia
– Đăng ký tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
– Kê khai thuế ban đầu tại cơ quan thuế
– Mua chữ ký số, hóa đơn điện tử
Hoàn tất bước này đồng nghĩa doanh nghiệp đã sẵn sàng xin Giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô tại Sở Giao thông Vận tải – một điều kiện bắt buộc nếu doanh nghiệp hoạt động vận tải hàng hóa bằng xe tải, container, đầu kéo.
Đây là bước cuối cùng của quy trình đăng ký doanh nghiệp, giúp công ty đủ điều kiện pháp lý để bước sang giai đoạn xin phù hiệu xe, đăng ký phương tiện và triển khai dịch vụ vận tải trong hệ thống logistics tại TPHCM.
Xin Giấy phép kinh doanh vận tải hàng hóa tại Sở GTVT
Đối với doanh nghiệp vận tải đường bộ, việc xin Giấy phép kinh doanh vận tải hàng hóa tại Sở GTVT là thủ tục bắt buộc trước khi đưa phương tiện vào hoạt động theo Nghị định 10/2020/NĐ-CP và Thông tư 12/2020/TT-BGTVT. Giấy phép này chứng minh doanh nghiệp đủ điều kiện pháp lý, phương tiện và nhân sự để kinh doanh vận tải hợp pháp. Nếu không có giấy phép, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính, tạm giữ phương tiện hoặc bị cấm hoạt động.
Trong quá trình xin giấy phép vận tải, doanh nghiệp cần chuẩn bị song song 3 yếu tố quan trọng: hồ sơ pháp lý, phương tiện – thiết bị giám sát hành trình, và nhân sự lái xe. Sau khi được cấp phép, doanh nghiệp tiếp tục thực hiện thủ tục xin phù hiệu xe để hoàn tất điều kiện lưu thông. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và nắm rõ quy định của Sở GTVT sẽ giúp quá trình xét duyệt diễn ra nhanh chóng, tránh bị yêu cầu bổ sung nhiều lần.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng phần:
Hồ sơ xin giấy phép kinh doanh vận tải
Khi thực hiện xin Giấy phép kinh doanh vận tải hàng hóa, doanh nghiệp cần nộp hồ sơ theo mẫu của Sở GTVT, bao gồm:
– Giấy đề nghị cấp Giấy phép kinh doanh vận tải theo mẫu;
– Bản sao hợp lệ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (có ngành nghề vận tải hàng hóa);
– Tài liệu chứng minh quyền sử dụng phương tiện: đăng ký xe, hợp đồng thuê xe (nếu xe không thuộc sở hữu doanh nghiệp);
– Hợp đồng lắp thiết bị giám sát hành trình (GPS) cho từng phương tiện;
– Tài liệu chứng minh năng lực điều hành vận tải: hợp đồng lao động của nhân sự quản lý, thông tin liên hệ, văn phòng điều hành.
Tùy địa phương, Sở GTVT có thể yêu cầu thêm bản kê phương tiện và cam kết tuân thủ điều kiện kinh doanh vận tải. Hồ sơ hợp lệ sẽ được tiếp nhận và xử lý trong thời gian quy định.
Yêu cầu về phương tiện và lắp định vị
Phương tiện là yếu tố then chốt khi xin phép vận tải. Theo Nghị định 10/2020/NĐ-CP, toàn bộ xe tải, xe container hoặc xe đầu kéo tham gia kinh doanh vận tải đều phải đáp ứng:
– Có đăng ký xe đúng mục đích sử dụng;
– Đăng kiểm định kỳ còn hiệu lực;
– Được gắn thiết bị giám sát hành trình (hộp đen) đạt chuẩn;
– Có phù hiệu xe sau khi được cấp Giấy phép kinh doanh vận tải.
Thiết bị giám sát hành trình phải truyền dữ liệu đầy đủ về tốc độ, hành trình, thời gian lái xe, và được kết nối với hệ thống của Tổng cục Đường bộ Việt Nam. Doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp thiết bị GPS đạt chuẩn, tránh trường hợp bị lỗi dữ liệu khiến Sở GTVT từ chối cấp phù hiệu.
Yêu cầu về lái xe – hợp đồng lao động – bằng cấp
Khi thực hiện xin Giấy phép kinh doanh vận tải hàng hóa, doanh nghiệp phải chứng minh đủ nhân sự lái xe theo quy mô phương tiện. Lái xe phải đáp ứng:
– Có bằng lái phù hợp với loại phương tiện (B2, C, FC…);
– Có hợp đồng lao động ký với doanh nghiệp (bắt buộc đối với vận tải hàng hóa);
– Có chứng nhận tập huấn nghiệp vụ vận tải theo quy định của Sở GTVT;
– Có hồ sơ sức khỏe định kỳ theo mẫu của Bộ Y tế.
Việc đảm bảo đầy đủ hồ sơ lái xe giúp doanh nghiệp được xét duyệt nhanh, hạn chế bổ sung.
Duyệt hồ sơ – cấp giấy phép – thời gian xử lý
Sau khi doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Sở GTVT, cơ quan thẩm quyền sẽ kiểm tra, đối chiếu và xử lý trong 5–7 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy phép kinh doanh vận tải hàng hóa và hướng dẫn thực hiện thủ tục xin phù hiệu cho từng phương tiện.
Trường hợp cần bổ sung hồ sơ, Sở GTVT sẽ thông báo rõ nội dung cần điều chỉnh. Doanh nghiệp nộp lại là được tiếp tục xét duyệt. Khi có giấy phép và phù hiệu, phương tiện chính thức đủ điều kiện lưu thông hợp pháp.
Chi phí thành lập công ty vận tải hàng hóa
Khi doanh nghiệp dự định tham gia thị trường vận tải, việc nắm rõ chi phí thành lập công ty vận tải hàng hóa ngay từ đầu sẽ giúp chủ đầu tư lên ngân sách chính xác và đảm bảo hoạt động đúng quy định. Tổng chi phí bao gồm ba nhóm lớn: phí đăng ký doanh nghiệp, phí xin giấy phép vận tải và chi phí cho phương tiện – thiết bị – cơ sở vật chất. Tùy vào quy mô xe tải, loại hình vận tải (nội tỉnh, liên tỉnh, container, hàng nặng…) và số lượng giấy phép con cần xin, chi phí có thể có sự chênh lệch. Dưới đây là chi tiết từng khoản chi phí quan trọng mà doanh nghiệp cần tính toán khi thành lập công ty vận tải hàng hóa năm 2025.
Chi phí đăng ký doanh nghiệp
Khoản chi phí cơ bản này bao gồm:
– Lệ phí nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp
– Khắc dấu, công bố mẫu dấu
– Chi phí công bố thông tin doanh nghiệp
– Mua chữ ký số điện tử (1–3 năm)
– Đăng ký tài khoản ngân hàng, hóa đơn điện tử
Tổng chi phí trung bình dao động từ 1.500.000 – 2.500.000 đồng, tùy gói dịch vụ và nhu cầu sử dụng chữ ký số. Đây là bước đầu tiên trong quy trình thành lập công ty vận tải hàng hóa, trước khi xin giấy phép vận tải.
Đọc thêm tại đây: Chi phí thành lập công ty: Bảng giá & Quy định
Chi phí xin giấy phép vận tải hàng hóa
Để được phép kinh doanh vận tải bằng ô tô, doanh nghiệp phải xin Giấy phép kinh doanh vận tải hàng hóa tại Sở GTVT. Chi phí bao gồm:
– Lệ phí thẩm định hồ sơ
– Lệ phí cấp giấy phép
– Chi phí xây dựng quy trình quản lý hoạt động vận tải
– Chi phí chuẩn bị hồ sơ phương tiện và dữ liệu lái xe
Mức phí trung bình: 3.000.000 – 6.000.000 đồng tùy số lượng xe, loại hình vận tải và yêu cầu bổ sung. Nếu xin thêm phù hiệu xe tải, phù hiệu container hoặc mã QR giám sát, doanh nghiệp phải chi trả thêm theo quy định. Đây là chi phí bắt buộc trong chi phí thành lập công ty vận tải hàng hóa.
Chi phí đăng kiểm – lắp định vị – thuê bãi
Đối với phương tiện vận tải, doanh nghiệp phải chuẩn bị thêm các chi phí sau:
– Đăng kiểm xe: 340.000 – 560.000 đồng/lần
– Lắp thiết bị giám sát hành trình (GPS): 1.500.000 – 3.000.000 đồng/xe
– Thuê bãi đỗ xe: 3.000.000 – 12.000.000 đồng/tháng tùy vị trí và diện tích
– Bảo dưỡng – bảo hiểm TNDS: theo từng dòng xe
Các khoản này chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí thành lập công ty vận tải hàng hóa, đặc biệt với doanh nghiệp sở hữu đội xe lớn hoặc vận tải hàng container.
Thuế – kế toán dành cho doanh nghiệp vận tải hàng hóa
Sau khi thành lập công ty logistics tại TPHCM, đặc biệt là doanh nghiệp có kinh doanh vận tải hàng hóa bằng ô tô, việc tuân thủ thuế – kế toán là yếu tố quan trọng để tránh rủi ro bị phạt, bị truy thu hoặc bị xuất toán chi phí. Ngành vận tải là lĩnh vực chịu sự kiểm soát chặt chẽ về chứng từ, hóa đơn, định mức nhiên liệu, chi phí khấu hao tài sản và hồ sơ lộ trình, vì ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế GTGT – thuế TNDN của doanh nghiệp.
Một hệ thống kế toán vận tải chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp theo dõi doanh thu – chi phí từng xe, từng chuyến, kiểm soát lộ trình, giám sát hao mòn tài sản và đảm bảo toàn bộ khoản chi đều là chi phí hợp lệ. Đây cũng là yếu tố giúp doanh nghiệp tăng uy tín với khách hàng khi phát sinh tranh chấp về vận chuyển, hư hỏng hàng hóa hoặc thời gian giao nhận.
Dưới đây là các nhóm thuế và hồ sơ kế toán quan trọng nhất mà doanh nghiệp vận tải cần nắm.
Thuế môn bài và hồ sơ ban đầu
Ngay sau khi thành lập công ty logistics tại TPHCM, doanh nghiệp phải thực hiện hồ sơ thuế ban đầu tại Chi cục Thuế quản lý.
Các thủ tục gồm:
– Kê khai thuế ban đầu
– Đăng ký phương pháp tính thuế GTGT
– Đăng ký tài khoản ngân hàng
– Đăng ký chữ ký số
– Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Thuế môn bài được nộp theo bậc vốn điều lệ (từ 1 – 3 triệu/năm). Nếu doanh nghiệp thành lập 6 tháng cuối năm → được miễn thuế môn bài năm đầu. Việc hoàn thiện hồ sơ ban đầu giúp doanh nghiệp hợp lệ khi xuất hóa đơn vận tải và làm việc với đối tác.
Thuế GTGT – hóa đơn – chứng từ vận tải
Doanh nghiệp vận tải hàng hóa thuộc diện kê khai và nộp thuế GTGT 10%. Toàn bộ dịch vụ vận chuyển phải xuất hóa đơn điện tử đúng thời điểm giao dịch hoặc bàn giao hàng hóa.
Các chứng từ bắt buộc để chi phí được chấp nhận gồm:
– Hợp đồng vận chuyển
– Bảng kê chuyến xe, phiếu giao nhận hàng
– Hóa đơn nhiên liệu, phí đường bộ
– Lệnh điều xe hoặc phiếu điều vận
Đối với vận chuyển đường dài, doanh nghiệp cần lưu hồ sơ lộ trình để chứng minh tính hợp lệ của doanh thu – chi phí.
Thiếu chứng từ hoặc xuất hóa đơn sai thời điểm là một trong những lỗi khiến doanh nghiệp bị truy thu thuế GTGT – TNDN.
Quản lý chi phí nhiên liệu – lộ trình – khấu hao xe
Chi phí nhiên liệu là khoản chi lớn nhất của doanh nghiệp vận tải. Vì vậy cần:
– Xây dựng định mức nhiên liệu cho từng loại xe
– Theo dõi số km/lộ trình qua thiết bị giám sát hành trình
– Kiểm soát hóa đơn xăng dầu (khớp biển số xe – ngày giờ)
Bên cạnh đó, xe tải, xe container, đầu kéo… phải được ghi nhận khấu hao tài sản cố định theo quy định Thông tư 45/2013/TT-BTC.
Các khoản chi phí như sửa chữa, bảo dưỡng, đăng kiểm, phí đường bộ cũng phải có hóa đơn hợp lệ.
Quản lý tốt chi phí và khấu hao giúp doanh nghiệp chứng minh chi phí hợp lý, tối ưu lợi nhuận và giảm rủi ro khi quyết toán thuế.
Xem thêm: Dịch vụ kế toán trọn gói
Các lỗi thường gặp khi thực hiện thủ tục thành lập công ty vận tải hàng hóa
Trong quá trình thực hiện thủ tục thành lập công ty vận tải hàng hóa, đặc biệt với các doanh nghiệp logistics hoạt động tại TPHCM, rất nhiều đơn vị gặp vướng mắc do sai mã ngành, không đáp ứng điều kiện bãi đỗ xe hoặc thiếu hồ sơ nhân sự theo quy định. Những thiếu sót này không chỉ khiến hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bị yêu cầu chỉnh sửa nhiều lần mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ xin giấy phép con như giấy phép kinh doanh vận tải, phù hiệu xe và điều kiện vận hành đội xe. Dưới đây là 3 lỗi phổ biến nhất mà doanh nghiệp thường gặp khi thành lập công ty vận tải hàng hóa và xin giấy phép liên quan.
Sai mã ngành hoặc thiếu ngành nghề vận tải
Một lỗi rất phổ biến khi thực hiện thủ tục thành lập công ty vận tải hàng hóa là đăng ký sai hoặc thiếu mã ngành vận tải theo hệ thống ngành kinh tế Việt Nam. Nhiều doanh nghiệp chỉ đăng ký chung ngành “dịch vụ logistics” mà không bổ sung mã ngành vận tải hàng hóa bằng đường bộ, dẫn đến không đủ điều kiện pháp lý để xin giấy phép kinh doanh vận tải bằng xe ô tô. Khi thành lập công ty logistics hoặc công ty vận tải tại TPHCM, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đăng ký đầy đủ: – Mã ngành 4933: Vận tải hàng hóa bằng đường bộ – Các mã ngành logistics theo Nghị định 163/2017/NĐ-CP (nếu có hoạt động kho bãi, giao nhận) Nếu đăng ký thiếu hoặc sai mã ngành, doanh nghiệp buộc phải thực hiện thủ tục thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh, làm phát sinh thêm thời gian và chi phí, đồng thời ảnh hưởng đến kế hoạch triển khai hoạt động vận tải.
Không chứng minh được bãi đỗ xe hợp lệ
Một trong những điều kiện bắt buộc khi xin giấy phép vận tải hàng hóa là doanh nghiệp phải có bãi đỗ xe hợp lệ theo quy định tại Nghị định 10/2020/NĐ-CP. Tuy nhiên, rất nhiều hồ sơ bị trả về ngay từ đầu do không đáp ứng được điều kiện này, dù doanh nghiệp đã hoàn tất thủ tục thành lập công ty vận tải hàng hóa. Doanh nghiệp cần chứng minh: – Bãi đỗ xe thuộc quyền sở hữu hoặc có hợp đồng thuê hợp pháp tối thiểu 12 tháng – Vị trí bãi đỗ phù hợp quy hoạch, được phép đỗ xe theo quy định địa phương – Diện tích bãi đỗ đáp ứng số lượng và loại phương tiện đăng ký Nếu không có bãi đỗ xe hoặc hồ sơ bãi đỗ không hợp lệ, Sở GTVT sẽ từ chối cấp giấy phép vận tải và phù hiệu xe, khiến doanh nghiệp không thể đưa phương tiện vào khai thác dù đã thành lập công ty.
Thiếu bằng cấp, chứng chỉ và hồ sơ của lái xe
Yếu tố nhân sự là điều kiện quan trọng nhưng thường bị doanh nghiệp xem nhẹ khi thực hiện thủ tục thành lập công ty vận tải hàng hóa. Nhiều doanh nghiệp logistics tại TPHCM chưa chuẩn bị đầy đủ hồ sơ lái xe và người điều hành vận tải, dẫn đến không đủ điều kiện xin giấy phép kinh doanh vận tải. Các giấy tờ nhân sự bắt buộc gồm: – Giấy phép lái xe đúng hạng (C, FC đối với xe tải lớn, xe container, đầu kéo) – Chứng chỉ tập huấn nghiệp vụ vận tải theo quy định – Hợp đồng lao động hoặc hồ sơ chứng minh mối quan hệ lao động với lái xe Chỉ cần thiếu một trong các giấy tờ trên, doanh nghiệp sẽ không được cấp phù hiệu xe và không thể hoạt động vận tải hợp pháp. Để hạn chế rủi ro, nhiều doanh nghiệp lựa chọn kết hợp dịch vụ xin giấy phép kinh doanh vận tải ngay từ đầu để được rà soát toàn bộ điều kiện pháp lý, phương tiện và nhân sự.
Dịch vụ hỗ trợ thành lập công ty vận tải hàng hóa của Gia Minh
Với đặc thù là ngành nghề có điều kiện, thủ tục nhiều bước và yêu cầu pháp lý phức tạp, doanh nghiệp mới thường gặp khó khăn khi tự thực hiện thủ tục thành lập công ty vận tải hàng hóa và xin Giấy phép kinh doanh vận tải tại Sở GTVT. Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp rút ngắn thời gian, tránh sai sót hồ sơ và hạn chế chi phí phát sinh, Công ty TNHH TM-DV Pháp Lý Gia Minh cung cấp dịch vụ trọn gói – từ đăng ký doanh nghiệp đến xin giấy phép vận tải, phù hiệu xe và các thủ tục về thuế – kế toán.
Gia Minh sở hữu hơn 17 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực pháp lý – kế toán, đã hỗ trợ hàng trăm doanh nghiệp vận tải tại TPHCM, Bình Dương, Đồng Nai, Long An, Cần Thơ… Với quy trình làm việc rõ ràng, chi phí minh bạch và cam kết hoàn thành đúng hẹn, Gia Minh mang đến sự an tâm tuyệt đối cho doanh nghiệp trong giai đoạn chuẩn bị hoạt động vận tải hàng hóa.
Đại diện chuẩn bị hồ sơ – nộp hồ sơ
Gia Minh hỗ trợ doanh nghiệp soạn thảo toàn bộ hồ sơ thành lập công ty vận tải hàng hóa, bao gồm: đăng ký doanh nghiệp, ngành nghề vận tải, hồ sơ xin Giấy phép kinh doanh vận tải, bản kê phương tiện và các giấy tờ liên quan. Doanh nghiệp chỉ cần cung cấp giấy tờ cơ bản, Gia Minh sẽ đại diện làm việc với Sở KH&ĐT, Sở GTVT, cơ quan thuế, Cục Đăng kiểm theo từng hạng mục.
Từng bộ hồ sơ được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi nộp, đảm bảo đúng biểu mẫu và hạn chế tối đa việc bị trả hồ sơ. Quy trình xử lý rõ ràng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, không phải trực tiếp đi lại nhiều lần.
Xin giấy phép vận tải nhanh 3–5 ngày
Gia Minh cung cấp dịch vụ xin Giấy phép kinh doanh vận tải hàng hóa nhanh chỉ trong 3–5 ngày làm việc (tùy tỉnh/thành). Các bước được xử lý trọn gói:
– Kiểm tra phương tiện & tài liệu nhân sự;
– Chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép;
– Đại diện nộp và theo dõi hồ sơ tại Sở GTVT;
– Hỗ trợ xin phù hiệu cho từng xe sau khi được cấp phép.
Nhờ kinh nghiệm xử lý hồ sơ vận tải lâu năm, Gia Minh giúp khách hàng rút ngắn tới 40–60% thời gian so với tự làm.
Hỗ trợ về thuế – kế toán – giấy tờ xe
Song song với việc xin giấy phép vận tải, Gia Minh còn hỗ trợ doanh nghiệp mới:
– Đăng ký thuế ban đầu, kê khai thuế định kỳ;
– Lập báo cáo tài chính, mở tài khoản ngân hàng;
– Soạn hợp đồng lao động cho lái xe;
– Hướng dẫn đăng kiểm xe, đăng ký phù hiệu, lắp thiết bị giám sát hành trình.
Nhờ dịch vụ trọn gói, doanh nghiệp nhanh chóng đi vào hoạt động mà không gặp vướng mắc về pháp lý hay thủ tục thuế – kế toán.
FAQ – Câu hỏi thường gặp
Thành lập công ty vận tải cần bao nhiêu vốn?
Pháp luật không quy định mức vốn tối thiểu khi thành lập công ty vận tải hàng hóa. Doanh nghiệp tự quyết định vốn điều lệ dựa trên quy mô phương tiện và kế hoạch kinh doanh. Tuy nhiên, nếu vận tải bằng xe tải nặng hoặc container, vốn điều lệ nên từ 500 triệu đến vài tỷ đồng để đảm bảo năng lực tài chính khi xin giấy phép và đầu tư phương tiện.
Bao lâu có giấy phép kinh doanh vận tải?
Thông thường, thời gian cấp Giấy phép kinh doanh vận tải hàng hóa là 5–7 ngày làm việc kể từ khi nộp hồ sơ hợp lệ tại Sở GTVT. Trường hợp hồ sơ thiếu thông tin hoặc phương tiện chưa đủ điều kiện, thời gian có thể kéo dài hơn. Gia Minh hỗ trợ xin nhanh 3–5 ngày tùy địa phương.
Xe thuê có được dùng để xin giấy phép vận tải không?
Có. Doanh nghiệp được phép sử dụng xe thuê tài chính hoặc thuê theo hợp đồng để xin giấy phép vận tải. Điều kiện là hợp đồng thuê phải hợp lệ, còn thời hạn và có đầy đủ thông tin về phương tiện. Xe thuê vẫn phải lắp thiết bị giám sát hành trình và đăng kiểm đúng quy định.
Công ty mới thành lập có phải lắp thiết bị giám sát hành trình không?
Có. Toàn bộ xe kinh doanh vận tải hàng hóa đều phải lắp hộp đen (GPS) trước khi xin phù hiệu xe. Thiết bị này phải đạt chuẩn kỹ thuật và truyền dữ liệu về Tổng cục Đường bộ Việt Nam. Nếu không có thiết bị giám sát hành trình, Sở GTVT sẽ từ chối cấp phù hiệu.
Thủ tục thành lập công ty vận tải hàng hóa là bước đầu tiên và quan trọng nhất đối với doanh nghiệp muốn tham gia lĩnh vực vận tải – một ngành có tính cạnh tranh cao và yêu cầu pháp lý nghiêm ngặt. Khi bắt đầu kinh doanh vận tải đường bộ, nhà đầu tư phải hiểu rõ quy định về hồ sơ, điều kiện và giấy phép chuyên ngành để tránh mất thời gian chỉnh sửa. Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn ở giai đoạn xin giấy phép kinh doanh vận tải tại Sở GTVT vì thiếu tài liệu, thiếu phương tiện hoặc không đáp ứng điều kiện nhân sự. Bài viết này được thiết kế để giúp bạn có được cái nhìn đầy đủ và đúng chuẩn pháp lý mới nhất 2025. Nội dung sẽ hướng dẫn từng bước từ đăng ký doanh nghiệp, kê khai ngành nghề đến xin giấy phép vận tải. Đồng thời, bạn cũng sẽ biết các yêu cầu kỹ thuật của xe, định vị, hợp đồng thuê bãi, và tiêu chuẩn về lái xe. Đây là tài liệu tham khảo toàn diện dành cho mọi doanh nghiệp vận tải. Và quan trọng hơn, bạn có thể áp dụng ngay để rút ngắn 70% thời gian chuẩn bị hồ sơ.
