Định mức nguyên vật liệu sản xuất | Quy trình xây dựng – kiểm soát – tối ưu chi phí

Định mức nguyên vật liệu sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát chi phí và nâng cao hiệu quả vận hành của doanh nghiệp. Khi định mức được xây dựng chính xác, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tính toán được lượng nguyên liệu cần thiết cho từng sản phẩm cũng như dự toán nhu cầu theo từng kỳ sản xuất. Việc thiết lập định mức còn giúp giảm thiểu thất thoát, tiết kiệm ngân sách và tối ưu hóa nguồn lực. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn vì thiếu quy trình chuẩn hoặc không cập nhật định mức theo thay đổi công nghệ. Điều này dẫn đến sai lệch chi phí và ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm. Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ bản chất, phương pháp và quy trình xây dựng định mức một cách bài bản. Gia Minh Consulting luôn sẵn sàng đồng hành trong việc thiết lập hệ thống định mức cho mọi ngành nghề sản xuất.

Tổng quan về định mức nguyên vật liệu sản xuất 

Định mức nguyên vật liệu là gì? 

Định mức nguyên vật liệu sản xuất là lượng nguyên liệu cần thiết để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm hoặc hoàn thành một công đoạn của quy trình sản xuất, được xác định dựa trên quy trình công nghệ, tiêu chuẩn kỹ thuật và điều kiện sản xuất thực tế. Nói cách khác, đây là “chuẩn mực” về mức tiêu hao nguyên liệu mà doanh nghiệp đặt ra để bảo đảm sản xuất diễn ra ổn định, hiệu quả và tiết kiệm. Định mức được xây dựng dựa trên tính toán khoa học: tỷ lệ hao hụt, tỷ lệ chuyển hóa nguyên liệu, đặc tính vật lý – hóa học, công nghệ máy móc và năng lực vận hành của nhân sự.

Định mức nguyên vật liệu là cơ sở quan trọng cho hầu hết các hoạt động quản trị sản xuất: từ lập kế hoạch nguyên liệu, tính giá thành, kiểm soát chi phí đến đánh giá hiệu suất dây chuyền. Khi định mức được thiết lập chính xác, doanh nghiệp có thể chủ động dự báo nhu cầu nguyên liệu, hạn chế tồn kho quá mức, tránh đứt gãy sản xuất hoặc phát sinh hao hụt bất thường. Ngược lại, nếu định mức không phù hợp, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng tiêu hao nguyên liệu vượt mức cho phép, đội chi phí và làm giảm khả năng cạnh tranh của sản phẩm.

Vai trò của định mức trong sản xuất và kế toán 

Trong sản xuất, định mức giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, giảm lãng phí, đánh giá hiệu quả máy móc và tay nghề lao động. Đây cũng là công cụ để phát hiện sai lệch: nếu mức tiêu hao thực tế vượt định mức, doanh nghiệp có thể kiểm tra nguyên nhân như kỹ thuật vận hành chưa đúng, hư hỏng thiết bị hoặc nguyên liệu chất lượng kém. Đồng thời, định mức là cơ sở xây dựng kế hoạch mua hàng và kiểm soát tồn kho, đảm bảo nguyên liệu đủ nhưng không dư thừa.

Trong kế toán, định mức nguyên vật liệu là nền tảng để tính giá thành sản phẩm theo phương pháp định mức (Standard Costing). Kế toán có thể so sánh mức tiêu hao thực tế với định mức để phân tích chênh lệch, từ đó đánh giá hiệu quả sản xuất và đề xuất giải pháp giảm chi phí. Định mức cũng giúp xác định đúng giá trị nguyên vật liệu xuất kho, tránh ghi nhận sai dẫn đến chênh lệch giá thành và làm ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.

Các yếu tố ảnh hưởng đến định mức tiêu hao nguyên liệu 

Định mức tiêu hao nguyên liệu chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố nội tại và ngoại vi. Thứ nhất là công nghệ và thiết bị sản xuất: dây chuyền hiện đại thường giảm hao hụt và nâng cao độ chính xác, từ đó giúp xây dựng định mức thấp hơn. Thứ hai là chất lượng nguyên liệu đầu vào: nguyên liệu có độ tinh khiết, độ ẩm, kích thước đồng đều sẽ giúp kiểm soát lượng tiêu hao ổn định hơn. Thứ ba là tay nghề và kỹ thuật của người vận hành: thao tác chuẩn có thể giảm đáng kể lãng phí trong từng công đoạn.

Ngoài ra, điều kiện môi trường sản xuất như nhiệt độ, độ ẩm, áp suất… cũng ảnh hưởng đến định mức, đặc biệt trong các ngành thực phẩm, dệt may, hóa chất. Thay đổi trong quy trình sản xuất, như điều chỉnh công thức, đổi khuôn, thay đổi công đoạn, cũng khiến định mức phải cập nhật lại. Doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát các yếu tố này để đảm bảo định mức luôn phù hợp và phản ánh đúng thực tế vận hành.

Phân loại định mức nguyên vật liệu 

Định mức kỹ thuật 

Định mức kỹ thuật là loại định mức được xây dựng dựa trên các cơ sở khoa học và kỹ thuật, được tính toán chi tiết theo từng công đoạn sản xuất. Định mức này dựa trên công nghệ, thiết bị, thông số kỹ thuật, đặc tính của nguyên liệu và tiêu chuẩn chất lượng đầu ra. Định mức kỹ thuật thường được thiết lập bởi chuyên gia kỹ thuật, bộ phận R&D hoặc phòng công nghệ, kết hợp với số liệu thử nghiệm thực tế.

Ưu điểm của định mức kỹ thuật là độ chính xác cao, phản ánh đúng khả năng tối ưu của dây chuyền sản xuất, từ đó giúp giảm thiểu hao phí và ổn định chất lượng sản phẩm. Tuy nhiên, việc xây dựng định mức kỹ thuật đòi hỏi thời gian, chi phí thử nghiệm và sự phối hợp của nhiều bộ phận. Doanh nghiệp sở hữu dây chuyền hiện đại, sản phẩm có yêu cầu kỹ thuật cao thường ưu tiên áp dụng định mức này để đảm bảo kiểm soát chất lượng chặt chẽ.

Định mức kinh nghiệm – thống kê 

Định mức kinh nghiệm – thống kê được xây dựng dựa trên số liệu thực tế đã phát sinh trong quá trình sản xuất qua các kỳ trước kết hợp với kinh nghiệm của đội ngũ sản xuất. Loại định mức này thường được áp dụng khi doanh nghiệp chưa có đủ điều kiện xây dựng định mức kỹ thuật, hoặc dây chuyền sản xuất có nhiều biến động, khó mô phỏng bằng thông số kỹ thuật cố định.

Phương pháp thống kê dựa trên dữ liệu tiêu hao bình quân, tỉ lệ hao hụt qua từng công đoạn, đặc thù sản phẩm và kinh nghiệm của nhân sự vận hành. Ưu điểm là dễ thực hiện, có thể áp dụng nhanh và phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ, cơ sở sản xuất truyền thống. Tuy nhiên, nhược điểm là độ chính xác không cao bằng định mức kỹ thuật và dễ bị ảnh hưởng bởi sai lệch chủ quan nếu dữ liệu chưa được chuẩn hóa.

Định mức tiêu hao thực tế theo sản lượng 

Định mức tiêu hao thực tế theo sản lượng được xác định dựa trên mức tiêu hao nguyên liệu trong quá trình sản xuất thực tế, tính theo từng lô hoặc từng kỳ sản xuất. Đây là loại định mức phản ánh đúng điều kiện vận hành tại thời điểm hiện tại, giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên liệu theo sản lượng thực tế đạt được.

Loại định mức này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp muốn so sánh năng suất giữa các ca sản xuất, phân xưởng hoặc đánh giá tác động của thay đổi công nghệ. Nó cũng là cơ sở để cải tiến định mức kỹ thuật hoặc điều chỉnh định mức thống kê khi có sự sai lệch đáng kể. Tuy nhiên, để định mức thực tế có giá trị, doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu đầy đủ, kiểm soát tốt quá trình ghi nhận để tránh chênh lệch do sai sót hoặc thất thoát nguyên liệu.

Tham khảo thêm : Công bố sản phẩm là gì? Quy trình, chi phí và thủ tục mới nhất 2025

Phương pháp xây dựng định mức nguyên vật liệu 

Định mức nguyên vật liệu là lượng vật tư cần thiết, hợp lý để sản xuất ra một đơn vị sản phẩm trong điều kiện tổ chức sản xuất bình thường, công nghệ và thiết bị hiện tại. Định mức được xây dựng tốt sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, lập kế hoạch mua hàng chính xác, hạn chế hao hụt, thất thoát, đồng thời là cơ sở để đánh giá năng suất, khoán chi phí cho phân xưởng và so sánh giữa lý thuyết – thực tế. Ngược lại, nếu định mức xây dựng “cảm tính”, không dựa trên dữ liệu hay phân tích kỹ thuật, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng lãng phí nguyên vật liệu hoặc tạo áp lực không thực tế lên bộ phận sản xuất.

Trong thực tế, có nhiều phương pháp xây dựng định mức nguyên vật liệu, nhưng có thể nhóm lại thành ba cách tiếp cận chính: (1) Phương pháp phân tích kỹ thuật – quy trình, dựa trên thiết kế, bản vẽ, sơ đồ công nghệ và thao tác chuẩn; (2) Phương pháp xác định theo dữ liệu lịch sử, dựa trên số liệu tiêu hao thực tế đã được ghi nhận, điều chỉnh cho phù hợp với mục tiêu tiết kiệm; (3) Phương pháp tính định mức theo sản phẩm tiêu chuẩn, sử dụng một hoặc một số sản phẩm “điển hình” làm chuẩn để suy ra định mức cho các dòng sản phẩm khác cùng nhóm.

Phương pháp phân tích kỹ thuật – quy trình thường phù hợp với doanh nghiệp có hệ thống thiết kế, kỹ thuật và công nghệ tương đối chuẩn hóa: sản phẩm có bản vẽ kỹ thuật, quy trình công nghệ chi tiết, có thể “bóc tách” từng chi tiết để tính toán lượng nguyên vật liệu cần dùng. Ưu điểm là mang tính khoa học, có cơ sở kỹ thuật rõ ràng, dễ giải thích, phù hợp với các dự án đầu tư mới hoặc sản phẩm mới. Tuy nhiên, phương pháp này cần sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kỹ thuật – sản xuất – kế toán, tốn thời gian phân tích và mô phỏng.

Phương pháp xác định theo dữ liệu lịch sử dựa trên số liệu sản xuất các kỳ trước: lượng nguyên vật liệu đã sử dụng, sản lượng đạt được, tỷ lệ hao hụt, phế phẩm, trả lại… Sau khi làm sạch dữ liệu, loại bỏ các kỳ bất thường và áp dụng hệ số điều chỉnh (ví dụ giảm 3–5% theo mục tiêu tiết kiệm), doanh nghiệp xác lập định mức mới “sát thực tế” hơn. Cách này phù hợp với doanh nghiệp đã sản xuất ổn định, ít thay đổi công nghệ, có hệ thống ghi chép tốt.

Phương pháp tính định mức theo sản phẩm tiêu chuẩn lại phù hợp với ngành có nhiều quy cách sản phẩm tương tự nhau (ví dụ may mặc, thực phẩm, nội thất…). Doanh nghiệp chọn một sản phẩm tiêu chuẩn, tính chi tiết định mức nguyên vật liệu cho sản phẩm đó, sau đó dùng các tỷ lệ, hệ số để suy rộng ra cho các sản phẩm còn lại. Cách làm này giúp tiết kiệm thời gian xây dựng định mức nhưng vẫn đảm bảo tính tương đối hợp lý giữa các mã hàng trong cùng nhóm.

Phương pháp phân tích kỹ thuật – quy trình 

Phương pháp phân tích kỹ thuật – quy trình bắt đầu từ việc “bóc tách” sản phẩm trên bản vẽ thiết kế, sơ đồ công nghệ và quy trình thao tác. Bộ phận kỹ thuật xác định cấu tạo sản phẩm, từng chi tiết, bộ phận, lớp nguyên liệu, sau đó tính toán lượng nguyên vật liệu lý thuyết tối thiểu cần thiết để tạo ra một sản phẩm hoàn chỉnh. Từ đó, doanh nghiệp bổ sung thêm phần hao hụt hợp lý (do cắt xén, gia công, bay hơi, bám dính trên máy…), hình thành nên định mức “kỹ thuật” cho từng loại vật tư.

Quy trình thường gồm các bước: thu thập bản vẽ thiết kế, quy cách sản phẩm; xác định công nghệ gia công, trình tự các công đoạn; phân tích thao tác chuẩn trên từng máy móc, thiết bị; xác định điểm phát sinh hao hụt và tỷ lệ hao hụt hợp lý; tổng hợp thành bảng định mức chi tiết theo từng mã nguyên vật liệu. Ưu điểm của phương pháp này là có cơ sở khoa học, dễ chứng minh khi giải trình với ban lãnh đạo, kiểm toán hoặc cơ quan thuế; đồng thời tạo nền tảng để cải tiến công nghệ, giảm tiêu hao theo thời gian bằng cách điều chỉnh quy trình, thiết bị.

Tuy nhiên, để áp dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần đội ngũ kỹ thuật đủ mạnh, có khả năng mô phỏng, đo đạc và thử nghiệm. Việc xây dựng định mức bằng phân tích kỹ thuật cũng không phải “làm một lần là xong”, mà cần được cập nhật khi có thay đổi về thiết kế, nguyên liệu, công nghệ hoặc máy móc mới được đưa vào sử dụng.

Phương pháp xác định theo dữ liệu lịch sử 

Phương pháp xác định định mức theo dữ liệu lịch sử dựa trên số liệu tiêu hao nguyên vật liệu thực tế của các kỳ sản xuất trước. Kế toán và bộ phận sản xuất sẽ trích xuất dữ liệu: tổng lượng vật tư nhập – xuất kho, sản lượng thực tế, tỷ lệ phế phẩm, hao hụt theo từng giai đoạn. Sau đó, chia bình quân tiêu hao trên một đơn vị sản phẩm, loại bỏ các kỳ có biến động bất thường (vì sự cố, thử nghiệm, máy hỏng…), từ đó xây dựng định mức “thực tế trung bình”.

Tiếp theo, doanh nghiệp có thể áp dụng hệ số điều chỉnh theo mục tiêu quản trị: nếu muốn siết chặt chi phí, có thể đặt định mức thấp hơn một chút so với mức tiêu hao trung bình, tạo động lực tiết kiệm cho xưởng. Nếu đang trong giai đoạn ổn định, định mức có thể bám sát mức trung bình lịch sử, ưu tiên tính khả thi. Ưu điểm của phương pháp này là nhanh, ít tốn kém thời gian phân tích kỹ thuật, sát với thực tế vận hành.

Dù vậy, nếu dữ liệu lịch sử không được ghi chép đầy đủ, công tác quản lý kho lỏng lẻo, thất thoát không kiểm soát, định mức “rút” ra từ lịch sử sẽ bị “đội lên”, vô tình hợp thức hóa tình trạng lãng phí. Vì vậy, trước khi dùng dữ liệu lịch sử, doanh nghiệp cần cải thiện hệ thống ghi nhận và kiểm soát.

Phương pháp tính định mức theo sản phẩm tiêu chuẩn 

Phương pháp tính định mức theo sản phẩm tiêu chuẩn thường được áp dụng trong các ngành có nhiều mã hàng tương tự về cấu trúc, kích thước hoặc thành phần. Doanh nghiệp sẽ chọn ra một hoặc vài sản phẩm tiêu chuẩn – đại diện cho nhóm sản phẩm (ví dụ: size M trong may mặc, ly cà phê 250ml, bánh 200g…) để xây dựng định mức nguyên vật liệu chi tiết bằng phương pháp kỹ thuật hoặc kết hợp kỹ thuật – lịch sử.

Khi đã có định mức “chuẩn” cho sản phẩm tiêu chuẩn, các sản phẩm còn lại sẽ được tính định mức theo tỷ lệ, hệ số hoặc công thức quy đổi (chẳng hạn size L tăng 10% vải so với size M, size S giảm 8%…). Điều này giúp tiết kiệm thời gian, giảm khối lượng tính toán, đặc biệt khi doanh nghiệp có hàng trăm mã sản phẩm.

Điểm quan trọng là phải lựa chọn sản phẩm tiêu chuẩn đủ đại diện và thường xuyên kiểm tra thực tế tiêu hao của các mã sản phẩm khác để điều chỉnh hệ số. Nếu không cập nhật, định mức dễ bị lệch so với thực tế, tạo ra tình trạng một số mã hàng “dư” định mức, mã khác lại “thiếu”, ảnh hưởng đến tính công bằng khi đánh giá chi phí và năng suất.

Quy trình xây dựng định mức nguyên vật liệu 

Quy trình xây dựng định mức nguyên vật liệu không chỉ đơn thuần là “tính toán con số” mà là một chuỗi hoạt động phối hợp giữa các bộ phận: thiết kế, kỹ thuật, sản xuất, kế hoạch, kế toán – tài chính. Một quy trình chuẩn sẽ giúp định mức vừa có cơ sở kỹ thuật, vừa sát với thực tế, lại đảm bảo tính pháp lý và khả năng kiểm soát lâu dài. Thông thường, quy trình này có thể chia thành ba bước lớn: (1) Thu thập dữ liệu sản xuất và thiết kế kỹ thuật; (2) Tính toán, mô phỏng và thử nghiệm thực tế; (3) Ban hành định mức và triển khai áp dụng.

Ở bước đầu, doanh nghiệp cần tập hợp đầy đủ thông tin: bản vẽ thiết kế sản phẩm, sơ đồ công nghệ, quy trình sản xuất chi tiết, lịch sử tiêu hao nguyên vật liệu, báo cáo phế phẩm và hao hụt, công suất máy móc, điều kiện vận hành. Đây là “nguyên liệu đầu vào” cho mọi phương pháp xây dựng định mức. Thiếu dữ liệu, hoặc dữ liệu không đáng tin cậy, sẽ khiến định mức trở nên cảm tính, thiếu cơ sở để giải trình.

Bước hai là giai đoạn “chế biến” dữ liệu: kỹ thuật và kế toán phối hợp tính toán, mô phỏng các kịch bản tiêu hao, kiểm tra lại tỷ lệ hao hụt đề xuất, so sánh với thực tế lịch sử. Doanh nghiệp có thể tổ chức các đợt sản xuất thử, đo đạc chính xác lượng nguyên vật liệu dùng cho một lô sản phẩm, từ đó hiệu chỉnh định mức cho phù hợp với năng lực thiết bị và tay nghề công nhân hiện tại. Việc thử nghiệm giúp tránh tình trạng định mức quá lý tưởng nhưng không thực thi được, hoặc quá lỏng lẻo dẫn đến lãng phí.

Cuối cùng, khi đã thống nhất về con số và cách thức tính, doanh nghiệp cần ban hành định mức dưới dạng văn bản nội bộ: quyết định, quy định, bảng định mức chi tiết kèm giải thích, phạm vi áp dụng, trách nhiệm theo dõi. Định mức phải được truyền thông đến các bộ phận liên quan (kho, kế hoạch, sản xuất, kế toán), tích hợp vào hệ thống phần mềm quản lý nếu có, và gắn với cơ chế khoán chi phí, đánh giá hiệu quả.

Bước 1 – Thu thập dữ liệu sản xuất và thiết kế kỹ thuật 

Bước 1 là nền tảng cho toàn bộ quy trình xây dựng định mức. Doanh nghiệp cần tổ chức thu thập và chuẩn hóa dữ liệu từ nhiều nguồn: bản vẽ thiết kế sản phẩm, tiêu chuẩn kỹ thuật, quy cách đóng gói; quy trình công nghệ hiện hành; năng lực máy móc, công suất thiết bị; báo cáo tiêu hao nguyên vật liệu, phế phẩm, hao hụt các kỳ trước; báo cáo tồn kho, tỷ lệ hủy hàng, trả lại của khách hàng.

Bộ phận kỹ thuật chịu trách nhiệm cung cấp tài liệu thiết kế, sơ đồ quy trình sản xuất; bộ phận sản xuất cung cấp thông tin về thời gian, thao tác, điểm phát sinh hao hụt; kế toán – kho hành cung cấp số liệu nhập – xuất – tồn, giá trị, cơ cấu vật tư; bộ phận chất lượng cung cấp dữ liệu về lỗi, phế phẩm, tỉ lệ không đạt. Tất cả dữ liệu cần được rà soát, loại bỏ các yếu tố bất thường (do thử nghiệm, thay đổi công nghệ tạm thời, sự cố máy móc) để tránh làm méo mó định mức.

Việc đầu tư nghiêm túc cho bước thu thập dữ liệu giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về bức tranh tiêu hao nguyên vật liệu, nhận diện các “điểm nóng” lãng phí, từ đó có cơ sở vững chắc khi bước sang khâu tính toán, mô phỏng và thử nghiệm thực tế.

Bước 2 – Tính toán, mô phỏng và thử nghiệm thực tế 

Trên cơ sở dữ liệu đã thu thập, doanh nghiệp tiến hành bước 2: tính toán, mô phỏng và thử nghiệm. Bộ phận kỹ thuật sẽ “bóc tách” sản phẩm, xác định lượng nguyên vật liệu lý thuyết cho từng chi tiết, công đoạn, sau đó cộng thêm tỷ lệ hao hụt hợp lý dựa trên thực tế sản xuất. Kế toán và kế hoạch phối hợp đối chiếu với dữ liệu lịch sử để xem con số đề xuất có phù hợp với mức tiêu hao thực tế hay không, chênh lệch ở đâu, nguyên nhân là gì.

Để tăng độ tin cậy, doanh nghiệp nên tổ chức một hoặc vài lô sản xuất thử với quy mô phù hợp, được giám sát chặt chẽ về lượng vật tư xuất – nhập – tồn trong suốt quá trình. Kết quả đo đạc thực tế sẽ giúp hiệu chỉnh lại định mức: nếu tiêu hao thực tế thấp hơn nhiều so với con số kỹ thuật, có thể xem xét giảm định mức; ngược lại, nếu cao hơn, cần phân tích do kỹ thuật đặt quá thấp hay do tổ chức sản xuất chưa tối ưu. Giai đoạn này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ, tinh thần “thực tế – minh bạch” hơn là cố kéo định mức xuống thấp một cách hình thức.

Bước 3 – Ban hành định mức và triển khai áp dụng 

Sau khi đã thống nhất kết quả tính toán và thử nghiệm, doanh nghiệp bước vào giai đoạn ban hành và triển khai định mức. Ban lãnh đạo hoặc người có thẩm quyền ký quyết định ban hành định mức nguyên vật liệu cho từng mã sản phẩm, kèm theo bảng chi tiết định mức và các nguyên tắc áp dụng (phạm vi xưởng, ca, loại nguyên liệu, điều kiện sản xuất…). Văn bản này cần được phổ biến chính thức đến các bộ phận: kế toán, kho, sản xuất, kế hoạch, mua hàng, chất lượng.

Trong quá trình áp dụng, định mức phải được tích hợp vào hệ thống: lập kế hoạch sản xuất – mua vật tư, cấp phát nguyên liệu cho xưởng, tính giá thành, đánh giá mức độ tiết kiệm – lãng phí theo từng lệnh sản xuất. Đồng thời, doanh nghiệp nên quy định chu kỳ rà soát, cập nhật định mức (ví dụ 6–12 tháng/lần hoặc khi có thay đổi lớn về công nghệ, nguyên liệu) để đảm bảo định mức luôn phản ánh đúng thực tế, không trở thành con số “chết” chỉ tồn tại trên giấy.

Cách kiểm soát và cập nhật định mức trong doanh nghiệp 

Định mức nguyên vật liệu, nhân công, thời gian máy chạy… là “xương sống” của hệ thống quản trị chi phí trong doanh nghiệp sản xuất. Tuy nhiên, nhiều đơn vị chỉ xây dựng định mức một lần rồi… để đó, không kiểm soát, không cập nhật, dẫn đến khoảng cách ngày càng lớn giữa “sổ sách” và thực tế xưởng sản xuất. Khi định mức không sát, kế toán không thể phân tích được chênh lệch, ban lãnh đạo không biết chi phí tăng do nguyên nhân khách quan (giá, công nghệ) hay do lãng phí nội bộ, còn bộ phận sản xuất thì khó đánh giá hiệu quả từng ca, từng chuyền.

Để kiểm soát định mức hiệu quả, doanh nghiệp cần bắt đầu từ việc ban hành quy chế quản lý định mức rõ ràng: quy định ai là người đề xuất, ai thẩm định, ai phê duyệt, chu kỳ rà soát là bao lâu, trường hợp nào bắt buộc phải tổng kiểm lại định mức. Thông thường, bộ phận kỹ thuật/QA sẽ là đơn vị chủ trì xây dựng định mức kỹ thuật (định mức hao hụt, định mức thời gian), phòng sản xuất cung cấp dữ liệu vận hành, còn kế toán chịu trách nhiệm đánh giá tác động định mức đến giá thành và hiệu quả tài chính.

Song song đó, doanh nghiệp nên áp dụng cơ chế so sánh định kỳ giữa “định mức” và “thực tế” để kịp thời phát hiện chênh lệch bất thường. Ví dụ, hàng tháng kế toán giá thành có thể lập báo cáo phân tích: tiêu hao nguyên vật liệu theo định mức – tiêu hao thực tế, tỷ lệ phế phẩm dự kiến – phế phẩm thực tế, năng suất lao động tiêu chuẩn – năng suất thực tế. Nếu chênh lệch vượt ngưỡng cho phép, bộ phận sản xuất cần phối hợp với kỹ thuật để tìm nguyên nhân: do máy móc, do quy trình, do tay nghề hay do định mức đã lỗi thời.

Một yếu tố quan trọng khác là phải gắn kiểm soát định mức với hệ thống thưởng – phạt và đánh giá hiệu quả. Khi tổ/ca sản xuất đạt hoặc cải thiện so với định mức hợp lý, doanh nghiệp có thể áp dụng cơ chế thưởng theo tỷ lệ tiết kiệm. Ngược lại, khi liên tục vượt định mức bất thường mà không có lý do khách quan, cần có biện pháp chấn chỉnh kịp thời. Cuối cùng, định mức chỉ có ý nghĩa khi được cập nhật thường xuyên: mỗi lần thay đổi công nghệ, thay đổi nhà cung cấp, thay đổi quy cách sản phẩm… doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại định mức, tránh để “định mức trên giấy” đi một đường, chi phí thực tế đi một nẻo.

Kiểm soát định mức theo kỳ sản xuất 

Kiểm soát định mức theo kỳ sản xuất giúp doanh nghiệp bám sát biến động chi phí ngay trong năm, thay vì chờ tới cuối kỳ mới “ngã ngửa” vì giá thành tăng cao. Thay vì chỉ so sánh tổng hợp theo năm, doanh nghiệp nên thiết kế hệ thống báo cáo chênh lệch định mức theo tháng, theo đơn hàng hoặc theo mã sản phẩm chủ lực. Mỗi kỳ sản xuất, kế toán giá thành tổng hợp số liệu tiêu hao thực tế, đối chiếu với định mức đã phê duyệt để xác định mức chênh lệch tuyệt đối và tỷ lệ phần trăm.

Bộ phận sản xuất được cung cấp báo cáo chênh lệch định mức để phân tích: chênh lệch do hao hụt, do phế phẩm, do chất lượng nguyên vật liệu không ổn định, do vận hành máy chưa tối ưu hay do quy cách sản phẩm thay đổi. Việc đánh giá theo từng kỳ giúp phát hiện sớm xu hướng bất thường, ví dụ: tháng nào đó phế phẩm tăng vọt, tiêu hao nguyên vật liệu cao bất thường, năng suất lao động giảm. Từ đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh ngay quy trình, đào tạo lại nhân sự, bảo trì máy móc hoặc đề xuất cập nhật định mức nếu dữ liệu nhiều kỳ cho thấy định mức cũ không còn phù hợp. Cách làm này biến định mức từ “con số cứng” thành công cụ quản trị sống động.

Phối hợp giữa kế toán – sản xuất – kho 

Định mức sẽ không thể kiểm soát hiệu quả nếu ba bộ phận: kế toán – sản xuất – kho làm việc rời rạc. Kế toán cần số liệu xuất – nhập – tồn chính xác, sản xuất cần dữ liệu tồn kho và tần suất nhập hàng, còn kho cần nắm rõ kế hoạch sản xuất và định mức cho từng mã hàng để cấp phát đúng, đủ. Do đó, doanh nghiệp nên thiết lập quy trình phối hợp thống nhất: kế hoạch sản xuất gửi lịch và định mức cho kho; kho xuất nguyên vật liệu theo phiếu cấp phát đã ghi rõ định mức; kế toán căn cứ phiếu xuất, báo cáo sản xuất, báo cáo tồn kho để đối chiếu và phân tích chênh lệch.

Định kỳ, ba bộ phận cùng ngồi lại rà soát các mã sản phẩm có chênh lệch lớn, chia sẻ thông tin về thay đổi quy trình, chất lượng nguyên vật liệu, vướng mắc trong lưu kho, bảo quản. Khi phối hợp nhịp nhàng, dữ liệu định mức và dữ liệu thực tế sẽ “nói cùng một tiếng”, giúp ban lãnh đạo nhận diện đúng điểm nghẽn và cơ hội tối ưu chi phí.

Cập nhật định mức khi thay đổi máy móc và công nghệ 

Mỗi lần doanh nghiệp thay đổi máy móc, thiết bị hoặc áp dụng công nghệ mới là mỗi lần “bản đồ chi phí” thay đổi. Nếu vẫn giữ nguyên định mức cũ, báo cáo chênh lệch sẽ liên tục “đỏ rực”, nhưng lại không phản ánh đúng việc doanh nghiệp đang cải tiến hay đang lãng phí. Vì vậy, ngay từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư, doanh nghiệp nên dự kiến lại định mức tiêu hao, năng suất dự kiến của dây chuyền mới, sau đó đo lường thực tế trong vài kỳ sản xuất đầu tiên để hiệu chỉnh.

Việc cập nhật định mức cần có sự tham gia của kỹ thuật (nắm rõ thông số thiết bị), sản xuất (hiểu rõ vận hành thực tế) và kế toán (đánh giá tác động đến giá thành). Khi định mức mới được phê duyệt, doanh nghiệp cần ban hành quyết định, cập nhật trên phần mềm, phổ biến cho các bộ phận liên quan, đồng thời lưu hồ sơ thay đổi để tiện tra cứu sau này. Nhờ đó, định mức luôn bám sát thực tế công nghệ, hỗ trợ tốt cho công tác quản trị.

Ứng dụng của định mức trong kế toán và quản trị sản xuất 

Định mức không chỉ là “con số kỹ thuật” mà là nền tảng quan trọng để kết nối công tác kế toán với quản trị sản xuất. Trong kế toán, định mức là cơ sở để xây dựng giá thành kế hoạch, phân tích chênh lệch chi phí, đánh giá hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu và lao động. Trong quản trị sản xuất, định mức giúp lập kế hoạch nguyên vật liệu, kế hoạch năng lực sản xuất, tính toán năng suất và tổ chức lao động hợp lý. Khi định mức được thiết kế và vận hành tốt, doanh nghiệp có thể kiểm soát chi phí ngay từ gốc, thay vì chỉ “chữa cháy” khi chi phí đã phát sinh.

Một trong những ứng dụng quan trọng là sử dụng định mức làm “thước đo” so sánh giữa chi phí chuẩn và chi phí thực tế. Kế toán giá thành sẽ tính được: nếu sản xuất đúng định mức thì giá thành một đơn vị sản phẩm là bao nhiêu, còn thực tế sản xuất đã tiêu hao hơn (hoặc ít hơn) bao nhiêu. Chênh lệch đó được phân tích theo từng yếu tố: nguyên vật liệu, nhân công, chi phí chung. Nhờ vậy, ban lãnh đạo biết mình đang tiết kiệm hay đang lãng phí ở khâu nào, từ đó đưa ra quyết định điều chỉnh quy trình, thay đổi nhà cung cấp, đầu tư công nghệ hoặc đào tạo lại nhân sự.

Ở góc độ quản trị sản xuất, định mức là công cụ thiết yếu để lập kế hoạch và dự toán: từ việc xác định cần bao nhiêu nguyên vật liệu cho một đơn hàng, cần bao nhiêu giờ máy, bao nhiêu công lao động, đến việc tính toán công suất tối đa, thời gian giao hàng khả thi. Khi thị trường biến động, doanh nghiệp có thể mô phỏng các kịch bản giá nguyên vật liệu tăng/giảm dựa trên định mức để điều chỉnh giá bán, chính sách tồn kho. Như vậy, định mức nếu được xây dựng bài bản, kiểm soát và cập nhật thường xuyên sẽ trở thành “bản đồ vận hành” giúp doanh nghiệp gắn kết chặt chẽ giữa kế toán và sản xuất, tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo chất lượng và tiến độ giao hàng.

Tính giá thành sản phẩm theo định mức 

Tính giá thành theo định mức là phương pháp mạnh trong các doanh nghiệp có quy trình sản xuất ổn định, sản phẩm lặp lại nhiều. Trước hết, kế toán và bộ phận kỹ thuật xác định định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mức lao động, định mức chi phí sản xuất chung cho một đơn vị sản phẩm. Từ đó, doanh nghiệp xây dựng giá thành định mức (giá thành chuẩn) làm cơ sở lập kế hoạch, báo giá, xây dựng định mức chi phí nội bộ. Khi kỳ sản xuất kết thúc, kế toán so sánh chi phí thực tế với chi phí định mức để xác định chênh lệch thuận lợi hay bất lợi.

Cách làm này giúp doanh nghiệp không phải “chạy theo” số liệu thực tế quá muộn, mà có một “mốc chuẩn” để kiểm soát chi phí. Nếu chênh lệch bất lợi lặp lại nhiều kỳ, ban lãnh đạo có thể xem xét lại định mức (nếu đã lỗi thời) hoặc yêu cầu cải tiến quy trình để đưa thực tế về gần định mức. Ngược lại, khi thực tế tiết kiệm hơn định mức một cách ổn định, doanh nghiệp có thể điều chỉnh giảm định mức, từ đó hạ giá thành chuẩn và tăng sức cạnh tranh.

Dự toán nguyên vật liệu và lập kế hoạch sản xuất 

Khi hệ thống định mức được xây dựng rõ ràng cho từng mã sản phẩm, doanh nghiệp có thể dễ dàng lập dự toán nguyên vật liệu và kế hoạch sản xuất. Chỉ cần biết sản lượng dự kiến cho từng tháng, từng đơn hàng, bộ phận kế hoạch có thể nhân với định mức để xác định lượng nguyên vật liệu cần mua, thời gian máy chạy, số ca lao động cần bố trí. Nhờ đó, doanh nghiệp hạn chế tình trạng thiếu nguyên liệu làm gián đoạn sản xuất hoặc tồn kho dư thừa gây ứ đọng vốn.

Định mức cũng giúp phòng mua hàng chủ động làm việc với nhà cung cấp: lập kế hoạch mua theo kỳ, đàm phán giá dựa trên khối lượng ổn định, tối ưu chi phí vận chuyển. Đồng thời, bộ phận sản xuất có căn cứ để cân đối năng lực máy móc, nhân sự, sắp xếp ca kíp hợp lý để đáp ứng tiến độ giao hàng. Nói cách khác, định mức là “ngôn ngữ chung” để các phòng ban cùng dựa vào đó xây dựng kế hoạch, tránh làm việc cảm tính hoặc chỉ dựa trên kinh nghiệm cá nhân.

Những sai sót thường gặp khi xây dựng định mức 

Khi xây dựng định mức nguyên vật liệu, nhiều doanh nghiệp thường nghĩ chỉ cần dựa trên kinh nghiệm sản xuất là đủ, nhưng thực tế lại tồn tại rất nhiều sai sót âm thầm làm đội chi phí và méo số liệu giá thành. Một trong những lỗi phổ biến là không có quy trình chuẩn, không có biểu mẫu thống nhất, mỗi xưởng, mỗi ca sản xuất ghi chép một kiểu, dẫn đến dữ liệu đầu vào thiếu đồng nhất. Thêm vào đó, nhiều doanh nghiệp chỉ lấy số liệu “ước lượng” từ vài lô sản xuất ban đầu rồi áp dụng cố định cho cả năm, không cập nhật khi có thay đổi về máy móc, nhân công, định biên sản xuất hoặc chất lượng nguyên liệu đầu vào.

Sai sót cũng thường xảy ra khi doanh nghiệp không phân biệt rõ hao hụt tự nhiên, hao hụt cho phép và hao hụt bất thường; tất cả đều được “gom chung” vào chi phí, khiến giá thành bị đội lên mà không xác định được nguyên nhân gốc rễ. Một số doanh nghiệp còn bỏ qua yếu tố mùa vụ, thay đổi nhà cung cấp, thay đổi quy trình công nghệ… nên định mức không còn phù hợp thực tế nhưng vẫn tiếp tục áp dụng. Hậu quả là bộ phận kế toán khó phân tích chênh lệch, khó đánh giá hiệu quả sản xuất và không chỉ ra được khâu nào đang gây lãng phí.

Nếu định mức được xây dựng sơ sài, thiếu kiểm chứng, doanh nghiệp rất khó dùng nó làm căn cứ để khoán chi phí, kiểm soát hiệu suất và đàm phán với nhà cung cấp. Về lâu dài, những sai sót này khiến hệ thống quản trị giá thành mất độ tin cậy, ban lãnh đạo không có số liệu chuẩn để ra quyết định, đồng thời dễ xảy ra tranh cãi giữa các bộ phận khi phân tích kết quả kinh doanh.

Sai lệch dữ liệu – không thử nghiệm thực tế 

Một lỗi rất thường gặp là xây dựng định mức nguyên vật liệu chỉ dựa trên lý thuyết hoặc kinh nghiệm chủ quan, không tổ chức các đợt thử nghiệm thực tế đủ số mẫu. Doanh nghiệp có thể lấy số liệu từ tài liệu kỹ thuật của nhà cung cấp hoặc từ quy trình công nghệ dự kiến, nhưng lại không kiểm tra bằng các mẻ sản xuất thử với điều kiện vận hành thực tế: tay nghề công nhân, tình trạng máy móc, chất lượng nguyên liệu, điều kiện môi trường… Kết quả là định mức trên giấy rất đẹp nhưng khi đưa vào sản xuất thì liên tục phát sinh chênh lệch.

Dữ liệu đầu vào cũng dễ bị sai lệch khi khâu ghi nhận không chính xác: không cân đo đầy đủ, không tách bạch rõ từng sản phẩm, từng đơn hàng, hoặc dùng số liệu trung bình từ nhiều lô sản xuất khác nhau mà không phân tích. Nếu không có giai đoạn thử nghiệm thực tế, điều chỉnh dần qua từng đợt, doanh nghiệp sẽ khó phát hiện điểm bất hợp lý, dẫn đến việc “chấp nhận” một định mức sai trong thời gian dài, làm méo cả hệ thống giá thành và kế hoạch mua hàng.

Thiếu phối hợp giữa các bộ phận liên quan 

Xây dựng định mức nguyên vật liệu là công việc cần sự phối hợp chặt chẽ giữa sản xuất, kỹ thuật, kho, mua hàng và kế toán. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp lại để một bộ phận “tự làm”, thường là sản xuất hoặc kế toán, dẫn đến định mức thiếu góc nhìn tổng thể. Bộ phận sản xuất có thể đề xuất định mức theo hướng “an toàn”, nâng cao hao hụt để dễ hoàn thành chỉ tiêu, trong khi kế toán lại cần con số sát thực tế để tính giá thành. Nếu thiếu họp bàn, thiếu kiểm chứng chéo giữa các bộ phận, định mức dễ bị thiên lệch hoặc không khả thi khi áp dụng.

Ngoài ra, việc không quy định rõ trách nhiệm cập nhật định mức khi có thay đổi về công nghệ, thiết bị, quy cách sản phẩm cũng là một sai sót lớn. Mỗi bộ phận nắm một phần thông tin nhưng không ai đứng ra tổng hợp, chuẩn hóa và ban hành lại, khiến doanh nghiệp tiếp tục áp dụng những định mức đã lỗi thời, không còn phù hợp thực tế.

Dịch vụ tư vấn định mức nguyên vật liệu của Gia Minh Consulting 

Dịch vụ tư vấn định mức nguyên vật liệu của Gia Minh Consulting được thiết kế dành cho các doanh nghiệp sản xuất muốn kiểm soát chặt chẽ chi phí, tối ưu giá thành và nâng cao hiệu quả quản trị. Thay vì để các bộ phận tự xoay xở với kinh nghiệm rời rạc, Gia Minh hỗ trợ xây dựng hệ thống định mức bài bản, có căn cứ kỹ thuật, có thử nghiệm thực tế và có quy trình cập nhật rõ ràng. Đầu tiên, đội ngũ chuyên gia sẽ khảo sát quy trình sản xuất, dây chuyền, máy móc, danh mục nguyên vật liệu, đặc thù sản phẩm và phương pháp tính giá thành hiện tại của doanh nghiệp.

Tiếp theo, Gia Minh phối hợp cùng bộ phận kỹ thuật và sản xuất để xác định các bước công nghệ, điểm phát sinh hao hụt, phân loại hao hụt cho phép và hao hụt bất thường. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp được tư vấn xây dựng định mức chi tiết cho từng công đoạn, từng mã sản phẩm, đồng thời thiết kế biểu mẫu ghi nhận dữ liệu sản xuất, phiếu xuất – nhập nguyên vật liệu phù hợp để phục vụ cho việc theo dõi, đối chiếu.

Ngoài việc xây dựng định mức ban đầu, Gia Minh còn hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập cơ chế kiểm soát và điều chỉnh định mức định kỳ: so sánh giữa định mức và thực tế, phân tích chênh lệch, xác định nguyên nhân (do kỹ thuật, do quy trình, do con người hay do nguyên liệu). Nhờ đó, ban lãnh đạo có công cụ rõ ràng để đánh giá hiệu suất từng xưởng, từng ca, từng nhóm sản phẩm, từ đó đưa ra quyết định cải tiến quy trình và tối ưu chi phí một cách khoa học.

Tư vấn xây dựng và kiểm tra định mức 

Trong gói dịch vụ, Gia Minh Consulting không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp “ngồi bàn giấy” để viết ra các con số định mức, mà còn trực tiếp tham gia vào quá trình kiểm tra, thử nghiệm và hiệu chỉnh. Chuyên gia của Gia Minh sẽ cùng bộ phận sản xuất thiết kế các đợt chạy thử, đo lường lượng nguyên vật liệu sử dụng cho từng lô, ghi nhận hao hụt ở từng bước công đoạn và so sánh với mức dự kiến. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có dữ liệu thực tế để làm căn cứ xây dựng định mức, thay vì chỉ dựa trên ước tính.

Bên cạnh đó, Gia Minh còn rà soát lại những định mức hiện hữu, phân tích xem mức nào đang quá cao, mức nào quá thấp so với mặt bằng thực tế, mức nào dẫn đến chênh lệch giá thành bất thường. Doanh nghiệp được tư vấn điều chỉnh dần để hạn chế lãng phí, đồng thời tránh đặt định mức quá thấp gây áp lực không hợp lý cho công nhân. Tất cả quá trình xây dựng và kiểm tra định mức đều được lập thành biên bản, hồ sơ đầy đủ, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, trình bày khi cần giải trình nội bộ hoặc làm việc với đối tác, kiểm toán.

Hỗ trợ chuẩn hóa quy trình tính định mức và giá thành 

Không chỉ dừng ở việc đưa ra con số định mức, Gia Minh Consulting còn giúp doanh nghiệp chuẩn hóa toàn bộ quy trình tính định mức và giá thành. Điều này bao gồm việc xây dựng các biểu mẫu, quy trình luân chuyển chứng từ, quy định cách ghi nhận tiêu hao nguyên vật liệu, cách phân loại hao hụt, cũng như cách đưa định mức vào phần mềm kế toán, phần mềm quản trị sản xuất. Khi quy trình được chuẩn hóa, dữ liệu từ xưởng sản xuất đến phòng kế toán trở nên đồng bộ, minh bạch và dễ kiểm soát.

Nhờ hệ thống định mức và quy trình tính giá thành rõ ràng, doanh nghiệp có thể nhanh chóng tính toán giá thành cho từng đơn hàng, từng kịch bản sản xuất, hỗ trợ tốt cho việc báo giá, đàm phán và lập kế hoạch lợi nhuận. Đồng thời, việc phân tích chênh lệch giữa định mức và thực tế giúp doanh nghiệp sớm phát hiện điểm bất thường, chủ động điều chỉnh để nâng cao hiệu quả sản xuất và năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Định mức nguyên vật liệu sản xuất là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả chi phí và kiểm soát quy trình sản xuất. Khi định mức được xây dựng đúng kỹ thuật, doanh nghiệp sẽ dễ dàng lập kế hoạch sản xuất và dự trù tồn kho hợp lý. Điều này không chỉ tối ưu hóa nguồn lực mà còn giúp tăng năng suất và giảm lãng phí. Ngược lại, nếu định mức sai lệch, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng đội chi phí và giảm khả năng cạnh tranh. Bài viết đã cung cấp cái nhìn toàn diện từ khái niệm đến phương pháp và quy trình áp dụng. Gia Minh Consulting luôn sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng định mức chuẩn – khoa học – thực tiễn. Đây là một trong những giải pháp quan trọng để doanh nghiệp sản xuất phát triển bền vững.