Thủ tục xin giấy phép trung tâm hoạt động ngoại ngữ – Hướng dẫn chi tiết theo quy định mới nhất 2025
Thủ tục xin giấy phép trung tâm hoạt động ngoại ngữ là bước quan trọng giúp các trung tâm đào tạo tiếng Anh, tiếng Nhật, tiếng Hàn hay tiếng Trung đi vào hoạt động hợp pháp. Trong bối cảnh nhu cầu học ngoại ngữ ngày càng tăng, việc mở trung tâm đào tạo chất lượng cao không chỉ mang giá trị kinh doanh mà còn góp phần phát triển nguồn nhân lực quốc tế cho Việt Nam. Tuy nhiên, không ít cá nhân và doanh nghiệp gặp khó khăn khi chuẩn bị hồ sơ, chưa nắm rõ các yêu cầu của Sở Giáo dục và Đào tạo về cơ sở vật chất, đội ngũ giáo viên và chương trình giảng dạy. Bài viết dưới đây từ Công ty TNHH Kế toán Kiểm toán Gia Minh sẽ hướng dẫn chi tiết hồ sơ và thủ tục xin giấy phép trung tâm hoạt động ngoại ngữ, giúp bạn dễ dàng hoàn thiện hồ sơ hợp lệ, đúng quy định pháp luật và được cấp phép nhanh chóng.
Căn cứ pháp lý về việc xin giấy phép trung tâm hoạt động ngoại ngữ
Việc xin giấy phép hoạt động cho trung tâm ngoại ngữ tại Việt Nam đòi hỏi các nhà đầu tư phải tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật hiện hành. Căn cứ pháp lý là cơ sở quan trọng để đảm bảo trung tâm hoạt động hợp pháp, tránh các rủi ro pháp lý và bảo vệ quyền lợi của cả chủ đầu tư và học viên. Đồng thời, việc nắm vững các văn bản pháp luật còn giúp chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, rút ngắn thời gian xin cấp phép, và đảm bảo trung tâm tuân thủ các tiêu chuẩn về cơ sở vật chất, nhân sự, chương trình đào tạo, cũng như các yêu cầu quản lý chất lượng giáo dục.
Các văn bản quy định hiện hành
Thông tư 21/2018/TT-BGDĐT – quy định tổ chức và hoạt động trung tâm ngoại ngữ, tin học
Thông tư này hướng dẫn chi tiết về điều kiện thành lập, cơ cấu tổ chức, quản lý nhân sự, tài chính, chương trình giảng dạy và quản lý học viên tại các trung tâm ngoại ngữ và tin học. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng giúp đảm bảo trung tâm hoạt động đúng quy định, đạt chuẩn chất lượng, đồng thời tạo cơ sở pháp lý khi cơ quan quản lý thực hiện thanh tra, kiểm tra.
Nghị định 46/2017/NĐ-CP và Nghị định 135/2018/NĐ-CP về điều kiện đầu tư và hoạt động trong lĩnh vực giáo dục
Các nghị định này quy định chi tiết về điều kiện đầu tư, hoạt động giáo dục và các trường hợp đình chỉ hoặc xử lý vi phạm đối với cơ sở giáo dục. Nghị định 135/2018/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 46/2017/NĐ-CP nhằm cập nhật các quy định liên quan đến đầu tư giáo dục, đảm bảo phù hợp với thực tiễn quản lý nhà nước.
Luật Giáo dục 2019 – Điều 47
Luật Giáo dục 2019, đặc biệt là Điều 47, quy định về điều kiện tổ chức giáo dục ngoài công lập, bao gồm các yêu cầu về cơ sở vật chất, đội ngũ giảng viên, chương trình đào tạo và quản lý học viên. Đây là căn cứ quan trọng giúp các trung tâm ngoại ngữ xây dựng và vận hành hoạt động giáo dục hợp pháp, bảo đảm chất lượng đào tạo và quyền lợi của học viên.
Cơ quan có thẩm quyền cấp phép
Sở Giáo dục và Đào tạo các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương
Sở Giáo dục và Đào tạo là cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ và cấp Giấy phép hoạt động cho trung tâm ngoại ngữ. Cơ quan này chịu trách nhiệm kiểm tra điều kiện cơ sở vật chất, chương trình giảng dạy, đội ngũ giáo viên và các tiêu chuẩn pháp lý khác trước khi cấp phép. Việc xin phép thông qua Sở Giáo dục và Đào tạo giúp trung tâm hoạt động hợp pháp, được Nhà nước công nhận và tạo uy tín trong mắt học viên.
Điều kiện để xin giấy phép trung tâm hoạt động ngoại ngữ tại Hải Phòng
Để thành lập trung tâm ngoại ngữ tại Hải Phòng và được cấp phép hoạt động hợp pháp, tổ chức hoặc cá nhân cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của Luật Giáo dục 2019, Nghị định 46/2017/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan của Sở Giáo dục và Đào tạo Hải Phòng. Các điều kiện này tập trung vào cơ sở vật chất, nhân sự và chương trình đào tạo.
Điều kiện về cơ sở vật chất
Cơ sở vật chất là yếu tố quan trọng đảm bảo môi trường học tập hiệu quả và an toàn cho học viên. Trung tâm ngoại ngữ cần đáp ứng các yêu cầu sau:
Phòng học cố định: Phải có địa điểm hoạt động rõ ràng, diện tích tối thiểu 1,5m²/học viên, không gian thoáng, ánh sáng đầy đủ, bàn ghế và bảng giảng dạy đạt chuẩn.
Phòng thực hành và phòng nghe nhìn: Trang bị máy chiếu, màn hình, hệ thống âm thanh, tai nghe, máy tính và các thiết bị hỗ trợ học ngoại ngữ, phục vụ các hoạt động nghe, nói, thảo luận nhóm và thực hành ngôn ngữ.
Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).
Giấy tờ pháp lý về địa điểm: Trung tâm phải có hợp đồng thuê hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng hợp pháp địa điểm. Hồ sơ này là điều kiện bắt buộc khi nộp hồ sơ xin cấp phép hoạt động.
An toàn và tiện nghi: Hệ thống điện, chiếu sáng, quạt hoặc điều hòa, lối thoát hiểm, khu vệ sinh đạt chuẩn, đồng thời có biên bản kiểm tra PCCC hoặc văn bản xác nhận đủ điều kiện phòng cháy chữa cháy.
Các yêu cầu về cơ sở vật chất sẽ được Sở GD&ĐT Hải Phòng kiểm tra thực tế trước khi cấp phép hoạt động, nhằm đảm bảo trung tâm đủ tiêu chuẩn giảng dạy.
Điều kiện về nhân sự và người đứng đầu trung tâm
Nguồn nhân lực chất lượng cao là yếu tố quyết định thành công và uy tín của trung tâm ngoại ngữ:
Người đứng đầu trung tâm:
Phải có trình độ đại học chuyên ngành ngoại ngữ trở lên.
Có ít nhất 03 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý giáo dục hoặc giảng dạy ngoại ngữ.
Chịu trách nhiệm toàn bộ về quản lý, giảng dạy và vận hành trung tâm theo đúng quy định pháp luật.
Giáo viên giảng dạy:
Phải có bằng cấp phù hợp với chuyên ngành ngoại ngữ và chứng chỉ sư phạm ngoại ngữ hoặc chứng nhận nghiệp vụ giảng dạy ngoại ngữ.
Có khả năng giảng dạy các cấp độ phù hợp với chương trình, thực hiện đánh giá năng lực học viên và báo cáo kết quả cho trung tâm.
Trung tâm cần chuẩn bị hồ sơ nhân sự đầy đủ, bao gồm bằng cấp, chứng chỉ, hợp đồng lao động, lý lịch cá nhân, để phục vụ quá trình thẩm định.
Điều kiện về chương trình đào tạo
Chương trình đào tạo là tiêu chí quan trọng để Sở GD&ĐT Hải Phòng phê duyệt giấy phép hoạt động:
Khung năng lực ngoại ngữ: Chương trình phải phù hợp với Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc dành cho Việt Nam, đảm bảo học viên đạt được các trình độ từ cơ bản đến nâng cao.
Giáo trình và tài liệu học tập: Phải được soạn thảo đầy đủ, chi tiết, bao gồm nội dung lý thuyết, bài tập thực hành, đề thi kiểm tra, hướng dẫn sử dụng tài liệu học tập.
Phê duyệt của Sở GD&ĐT: Trước khi đưa vào giảng dạy, chương trình và tài liệu phải được Sở Giáo dục và Đào tạo Hải Phòng thẩm định và phê duyệt, đảm bảo tính chuẩn mực, khoa học và phù hợp với đối tượng học viên.
Ngoài ra, trung tâm cần lập kế hoạch đào tạo, đánh giá học viên, lưu trữ hồ sơ học tập để phục vụ kiểm tra định kỳ.
✅ Tóm lại, để xin giấy phép hoạt động trung tâm ngoại ngữ tại Hải Phòng, tổ chức hoặc cá nhân cần chuẩn bị kỹ lưỡng cơ sở vật chất, nhân sự và chương trình đào tạo. Khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện này, hồ sơ sẽ được Sở GD&ĐT Hải Phòng thẩm định nhanh chóng, giúp trung tâm hoạt động hợp pháp, uy tín và chuyên nghiệp.
Hồ sơ thủ tục xin giấy phép trung tâm hoạt động ngoại ngữ
Thành phần hồ sơ đầy đủ
Đơn xin cấp phép hoạt động giáo dục ngoại ngữ: Văn bản chính thức gửi cơ quan quản lý giáo dục để đề nghị cấp phép, ghi rõ loại hình, mục tiêu và phạm vi hoạt động của trung tâm.
Quyết định thành lập trung tâm (đối với tổ chức): Đối với các tổ chức, cần có văn bản quyết định thành lập trung tâm ngoại ngữ do cơ quan có thẩm quyền ban hành, chứng minh tính hợp pháp của trung tâm.
Đề án hoạt động trung tâm: Bao gồm mục tiêu hoạt động, quy mô trung tâm, chương trình giảng dạy, kế hoạch đào tạo và phát triển. Đề án giúp cơ quan cấp phép đánh giá tính khả thi và chất lượng hoạt động của trung tâm.
Danh sách đội ngũ giảng viên và nhân sự quản lý: Liệt kê đầy đủ tên, trình độ, bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn của giáo viên và các cán bộ quản lý. Đây là cơ sở để kiểm tra năng lực thực hiện chương trình giáo dục.
Hồ sơ chứng minh năng lực chuyên môn của người đứng đầu: Bao gồm bằng cấp, chứng chỉ sư phạm, kinh nghiệm quản lý giáo dục, đảm bảo người đứng đầu có đủ năng lực pháp lý và chuyên môn để điều hành trung tâm.
Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp cơ sở vật chất: Hợp đồng thuê hoặc giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/nhà, đảm bảo trung tâm có địa điểm hoạt động hợp pháp và phù hợp quy định.
Bản cam kết đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy: Văn bản cam kết hoặc chứng nhận đã được kiểm tra PCCC, đảm bảo an toàn cho học viên và nhân viên trong trung tâm.
Nội quy, quy chế hoạt động của trung tâm: Quy định nội bộ về tổ chức lớp học, quản lý học viên, bảo vệ an ninh, vệ sinh và các hoạt động khác, giúp trung tâm vận hành theo chuẩn mực pháp luật.
Quy trình xin giấy phép trung tâm hoạt động ngoại ngữ
Việc xin giấy phép thành lập trung tâm ngoại ngữ là bước quan trọng để được phép hoạt động hợp pháp trong lĩnh vực giáo dục – đào tạo. Tại Hải Phòng, thủ tục này do Sở Giáo dục và Đào tạo (GD&ĐT) trực tiếp tiếp nhận và thẩm định.
Quy trình bao gồm 4 bước chính, từ chuẩn bị hồ sơ, nộp, thẩm định đến cấp phép, được trình bày chi tiết dưới đây:
Bước 1 – Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ theo quy định
Trước khi nộp hồ sơ, tổ chức hoặc cá nhân cần soạn thảo và hoàn thiện đầy đủ bộ hồ sơ xin phép hoạt động trung tâm ngoại ngữ theo quy định của Nghị định 46/2017/NĐ-CP và Thông tư 21/2018/TT-BGDĐT.
Hồ sơ gồm có:
Đơn xin cấp giấy phép hoạt động giáo dục ngoại ngữ;
Đề án thành lập trung tâm ngoại ngữ, nêu rõ:
Mục tiêu, quy mô đào tạo, loại hình lớp học;
Cơ cấu tổ chức, đội ngũ giảng viên, nhân sự quản lý;
Cơ sở vật chất, thiết bị dạy học, phòng học, phòng hành chính, khu vực sinh hoạt;
Danh sách giảng viên, nhân viên và hồ sơ năng lực (bằng cấp, chứng chỉ ngoại ngữ, sư phạm);
Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng hợp pháp địa điểm trung tâm (hợp đồng thuê nhà, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất);
Giấy chứng nhận đủ điều kiện phòng cháy chữa cháy (PCCC) và an toàn vệ sinh;
Giấy phép đăng ký doanh nghiệp (nếu là công ty).
📌 Lưu ý: Đề án trung tâm phải được trình bày đúng mẫu của Sở GD&ĐT Hải Phòng và có chữ ký, đóng dấu của người đại diện pháp luật.
Bước 2 – Nộp hồ sơ tại Sở Giáo dục và Đào tạo
Sau khi hoàn tất, tổ chức nộp hồ sơ theo một trong hai cách:
Nộp trực tiếp tại Phòng Giáo dục Thường xuyên – Sở GD&ĐT Hải Phòng, địa chỉ: Số 4 Lý Tự Trọng, Quận Hồng Bàng, TP. Hải Phòng;
Hoặc gửi hồ sơ qua đường bưu điện nếu trung tâm ở xa hoặc không thể đến trực tiếp.
Khi nộp hồ sơ, cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính hợp lệ và đầy đủ của giấy tờ. Nếu hồ sơ đáp ứng yêu cầu, doanh nghiệp sẽ nhận giấy hẹn thẩm định và thông báo lịch kiểm tra thực tế.
Trong trường hợp hồ sơ thiếu hoặc sai sót, Sở sẽ có văn bản yêu cầu bổ sung hoặc điều chỉnh trong 03 ngày làm việc.
Bước 3 – Thẩm định cơ sở vật chất và đội ngũ giáo viên
Sau khi tiếp nhận hồ sơ hợp lệ, Sở GD&ĐT Hải Phòng sẽ thành lập đoàn thẩm định đến kiểm tra thực tế tại địa điểm trung tâm.
Đoàn kiểm tra sẽ xem xét các yếu tố:
Cơ sở vật chất: diện tích phòng học, ánh sáng, bàn ghế, trang thiết bị, hệ thống PCCC;
Đội ngũ giáo viên: bằng cấp chuyên môn, chứng chỉ nghiệp vụ sư phạm, trình độ ngoại ngữ;
Chương trình giảng dạy: phù hợp với chuẩn năng lực ngoại ngữ theo Khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc của Việt Nam;
An toàn và điều kiện môi trường học tập: đảm bảo không gian học tập, an ninh và vệ sinh.
Nếu có điểm chưa đạt, đoàn sẽ hướng dẫn chỉnh sửa, hoàn thiện trong thời gian nhất định trước khi ra quyết định cấp phép.
Bước 4 – Cấp giấy phép hoạt động
Khi trung tâm đáp ứng đầy đủ yêu cầu, Sở GD&ĐT Hải Phòng sẽ cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện hoạt động giáo dục ngoại ngữ.
⏱ Thời gian xử lý: khoảng 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Giấy phép này là cơ sở pháp lý cho trung tâm được phép tổ chức các khóa học, tuyển sinh, cấp chứng nhận hoàn thành khóa học.
Nếu có thay đổi về địa điểm, người quản lý hoặc nội dung chương trình, trung tâm phải nộp hồ sơ điều chỉnh giấy phép theo quy định.
👉 Gia Minh chuyên cung cấp dịch vụ xin giấy phép trung tâm ngoại ngữ tại Hải Phòng, hỗ trợ trọn gói từ khâu tư vấn, lập đề án, soạn hồ sơ, nộp và theo dõi đến khi được cấp phép chính thức.
📞 Hotline/Zalo: 0939 456 569 – 0932 785 561
🌐 Website: www.giayphepgm.com
📧 Email: dvgiaminh@gmail.com
Lệ phí và thời gian thực hiện thủ tục cấp phép
Theo quy định của Sở Giáo dục và Đào tạo (GD&ĐT) Hải Phòng, việc cấp giấy phép hoạt động cho trung tâm ngoại ngữ được thực hiện theo quy trình thẩm định và cấp phép cụ thể. Doanh nghiệp hoặc cá nhân khi nộp hồ sơ cần lưu ý về mức lệ phí và thời gian xử lý như sau:
Nội dung Mức lệ phí Thời gian xử lý
Thẩm định hồ sơ cấp phép 300.000 VNĐ 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ
Cấp giấy phép hoạt động Không thu thêm phí Sau khi đạt kết quả thẩm định và được phê duyệt
Lưu ý:
Mức lệ phí trên được áp dụng theo Thông tư 03/2011/TT-BGDĐT và quy định của Hội đồng nhân dân thành phố Hải Phòng về phí, lệ phí hành chính.
Thời gian xử lý có thể thay đổi tùy theo chất lượng hồ sơ và tiến độ thẩm định thực tế.
Đối với hồ sơ nộp qua dịch vụ công trực tuyến, thời gian giải quyết được rút ngắn khoảng 2–3 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ ngay từ lần đầu.
Với kinh nghiệm hơn 15 năm hỗ trợ thủ tục giáo dục – đào tạo, Gia Minh cam kết giúp khách hàng chuẩn bị hồ sơ chính xác, theo dõi tiến trình thẩm định sát sao và nhận giấy phép đúng hẹn, không phát sinh thêm chi phí.
Dịch vụ xin giấy phép trung tâm hoạt động ngoại ngữ tại Gia Minh
Công ty TNHH Kế toán Kiểm toán Gia Minh (Gia Minh) là đơn vị chuyên nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn và thực hiện thủ tục xin cấp phép hoạt động trung tâm ngoại ngữ tại Hải Phòng.
Dịch vụ được thiết kế trọn gói – hợp pháp – nhanh chóng, giúp khách hàng hoàn tất toàn bộ quy trình mà không cần trực tiếp làm việc với cơ quan quản lý nhà nước.
Tư vấn điều kiện và hồ sơ xin cấp phép
Gia Minh tư vấn đầy đủ điều kiện pháp lý để mở trung tâm ngoại ngữ theo Nghị định 46/2017/NĐ-CP và Thông tư 21/2018/TT-BGDĐT, bao gồm:
Cơ sở vật chất đạt chuẩn: diện tích phòng học, thiết bị nghe nhìn, ánh sáng, bàn ghế, khu hành chính.
Đội ngũ giáo viên: có trình độ chuyên môn, chứng chỉ sư phạm và kinh nghiệm giảng dạy.
Người đứng đầu trung tâm: có đạo đức, trình độ tối thiểu đại học và năng lực quản lý.
Khách hàng được hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ đúng mẫu, hợp lệ ngay từ bước đầu tiên.
Soạn thảo đề án hoạt động trung tâm
Gia Minh hỗ trợ soạn thảo Đề án hoạt động trung tâm ngoại ngữ, bao gồm:
Mục tiêu, nội dung, chương trình đào tạo.
Cơ cấu tổ chức, nhân sự, kế hoạch tài chính.
Quy chế quản lý học viên, giảng viên, tuyển sinh.
Hồ sơ được trình bày chuyên nghiệp, logic và phù hợp với yêu cầu thẩm định của Sở GD&ĐT.
Đại diện làm việc với Sở GD&ĐT
Gia Minh đại diện nộp hồ sơ, làm việc và nhận kết quả trực tiếp tại Sở Giáo dục & Đào tạo Hải Phòng, giúp khách hàng không phải đi lại nhiều lần.
Đơn vị theo dõi tiến độ xử lý, phản hồi yêu cầu bổ sung (nếu có) và thông báo kịp thời cho khách hàng.
Hỗ trợ thẩm định cơ sở vật chất, nhân sự, giáo trình
Trước khi cấp phép, Sở GD&ĐT sẽ tổ chức thẩm định thực tế. Gia Minh hỗ trợ:
Chuẩn bị cơ sở vật chất, bố trí lớp học, phòng chức năng.
Hoàn thiện hồ sơ nhân sự và giáo trình giảng dạy.
Đáp ứng các yêu cầu của đoàn thẩm định về an toàn, môi trường, phòng cháy chữa cháy.
Hỗ trợ pháp lý sau cấp phép (kê khai thuế, lập hợp đồng, in hóa đơn…)
Sau khi trung tâm được cấp phép, Gia Minh tiếp tục đồng hành cùng khách hàng trong các thủ tục sau:
Đăng ký thuế, kê khai thuế ban đầu và mua chữ ký số.
Lập hợp đồng lao động, đăng ký BHXH, và in hóa đơn điện tử.
Tư vấn pháp lý dài hạn để trung tâm hoạt động đúng quy định và ổn định lâu dài.
Với phương châm “Nhanh – Chính xác – Hợp pháp – Tiết kiệm”, Gia Minh là đối tác tin cậy của hàng trăm trung tâm ngoại ngữ tại Hải Phòng và nhiều tỉnh thành khác, cam kết mang lại dịch vụ pháp lý toàn diện, hiệu quả và uy tín hàng đầu.
Thủ tục xin giấy phép trung tâm hoạt động ngoại ngữ là quy trình quan trọng giúp các cơ sở đào tạo hợp thức hóa hoạt động, đảm bảo uy tín và tuân thủ pháp luật giáo dục. Việc chuẩn bị hồ sơ đúng quy định, đáp ứng yêu cầu về cơ sở vật chất, đội ngũ giảng viên và chương trình giảng dạy sẽ giúp trung tâm được cấp phép nhanh chóng. Tuy nhiên, nhiều đơn vị gặp vướng mắc do chưa hiểu rõ quy trình thẩm định của Sở Giáo dục và Đào tạo. Với kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực pháp lý – giáo dục, Gia Minh cam kết hỗ trợ khách hàng hoàn thiện hồ sơ xin giấy phép trung tâm ngoại ngữ trọn gói, hợp lệ và đúng quy định. Hãy để Gia Minh đồng hành cùng bạn xây dựng trung tâm đào tạo ngoại ngữ chuyên nghiệp, hợp pháp và phát triển bền vững trên thị trường.
