Quy trình thành lập công ty thiết kế xây dựng hướng dẫn chi tiết

11
25/08/2025

Rate this post

Quy trình thành lập công ty thiết kế xây dựng là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp khởi nghiệp trong ngành xây dựng hoạt động đúng pháp luật và phát triển bền vững. Với đặc thù liên quan đến kỹ thuật, tiêu chuẩn an toàn và pháp lý, việc nắm rõ các bước thủ tục sẽ giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro và tiết kiệm thời gian.

Tổng quan về quy trình thành lập công ty thiết kế xây dựng

Mục tiêu của quy trình là biến ý tưởng kinh doanh thành một pháp nhân được pháp luật công nhận, có đầy đủ mã số thuế, con dấu, tài khoản ngân hàng, hệ thống chứng từ – sổ sách, và các điều kiện chuyên môn để ký kết – thực hiện hợp đồng thiết kế, giám sát, thi công.
Các nhóm việc chính thường gồm:

Nhóm thủ tục đăng ký doanh nghiệp: chọn loại hình (TNHH 1TV/2TV, cổ phần…), đặt tên, chọn trụ sở, ngành nghề; soạn điều lệ; lập danh sách thành viên/cổ đông; nộp hồ sơ; nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Nhóm thủ tục tài chính – thuế: khắc dấu, thông báo mẫu dấu (nếu áp dụng); đăng ký thuế, nộp lệ phí môn bài; mở tài khoản ngân hàng; đăng ký phương pháp kê khai thuế và hóa đơn điện tử; thiết lập hệ thống kế toán.
Nhóm điều kiện năng lực chuyên môn: bố trí nhân sự có chứng chỉ hành nghề phù hợp; khi tham gia các gói thầu/loại dự án yêu cầu, cần chứng chỉ năng lực tổ chức theo lĩnh vực (thiết kế kiến trúc, kết cấu, cơ điện, hạ tầng…).
Nhóm thiết lập vận hành: quy trình quản lý hợp đồng; mẫu biểu báo giá, nghiệm thu, nhật ký – hồ sơ chất lượng; quy chế an toàn lao động, bảo hộ; chế độ BHXH – BHYT – BHTN; quy trình bảo mật và bàn giao hồ sơ thiết kế.

Nguyên tắc triển khai hiệu quả: thực hiện theo trình tự logic (đăng ký doanh nghiệp → thuế – ngân hàng → hóa đơn điện tử → nhân sự – năng lực → quy trình vận hành), tận dụng checklist để không bỏ sót bước; lưu trữ hồ sơ số hóa; cập nhật quy định chuyên ngành thường xuyên để kịp thời điều chỉnh.

Điều kiện pháp lý để thành lập công ty thiết kế xây dựng

Điều kiện về chủ thể và loại hình doanh nghiệp

Người thành lập là cá nhân/tổ chức không thuộc trường hợp bị cấm theo quy định pháp luật. Doanh nghiệp có thể chọn Công ty TNHH một thành viên, Công ty TNHH hai thành viên trở lên, hoặc Công ty Cổ phần.

TNHH 1TV: linh hoạt, dễ kiểm soát; phù hợp doanh nghiệp nhỏ – vừa, chủ sở hữu muốn tập trung quyền quyết định.
TNHH 2TV+: chia sẻ vốn – trách nhiệm giữa nhiều thành viên; cơ cấu quản trị gọn hơn cổ phần.
Cổ phần: thuận lợi gọi vốn, chuyển nhượng; phù hợp định hướng mở rộng, tham gia đấu thầu lớn, nhưng quản trị – công bố thông tin phức tạp hơn.

Điều kiện về ngành nghề kinh doanh

Ngành “thiết kế xây dựng” thuộc nhóm hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan (thiết kế, giám sát, quản lý dự án…). Khi đăng ký, nên bổ sung đầy đủ mã ngành chi tiết tương ứng các mảng dự kiến cung cấp: thiết kế kiến trúc, thiết kế kết cấu, cơ điện (MEP), hạ tầng kỹ thuật, nội – ngoại thất, khảo sát xây dựng, tư vấn giám sát… Việc chọn mã ngành khớp thực tế giúp hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ năng lực thống nhất, thuận lợi cho đấu thầu và quyết toán.

Điều kiện về chứng chỉ hành nghề – chứng chỉ năng lực

Chứng chỉ hành nghề cá nhân: kiến trúc sư, kỹ sư kết cấu, kỹ sư MEP, kỹ sư hạ tầng… tùy lĩnh vực tham gia. Mỗi hạng chứng chỉ có yêu cầu về bằng cấp, thâm niên, dự án đã thực hiện.
Chứng chỉ năng lực tổ chức: khi công ty dự định thiết kế các công trình/bước việc thuộc phạm vi bắt buộc, cần xin chứng chỉ năng lực tổ chức tương ứng hạng I/II/III, chứng minh hệ thống nhân sự chủ chốt, kinh nghiệm, thiết bị, quy trình quản lý chất lượng.
Lưu ý: không phải mọi dịch vụ đều bắt buộc ngay; tuy nhiên, nếu đấu thầu – ký hợp đồng thuộc nhóm có yêu cầu pháp lý thì phải đáp ứng đủ để tránh rủi ro nghiệm thu – thanh toán.

Điều kiện về tên, trụ sở, vốn và điều lệ

Tên: không trùng, không gây nhầm lẫn; nên ngắn, dễ nhớ, gợi lĩnh vực “xây dựng/thiết kế/architecture/engineering”.
Trụ sở: có địa chỉ rõ ràng, phù hợp treo biển, tiếp nhận bưu chính – thanh kiểm tra (hạn chế địa chỉ chung cư không phép kinh doanh nếu địa phương có quy định).
Vốn điều lệ: cân đối quy mô, kế hoạch đấu thầu và nghĩa vụ tài chính; một số gói thầu yêu cầu vốn tối thiểu để chứng minh năng lực.
Điều lệ: quy định quyền – nghĩa vụ thành viên, cơ cấu quản trị, nguyên tắc quyết định, chuyển nhượng vốn/cổ phần, chế độ tài chính – kiểm soát nội bộ.

Các bước trong quy trình thành lập công ty thiết kế xây dựng

Bước 1 – Chuẩn bị thông tin nền

Xác định loại hình, tên công ty, địa chỉ trụ sở, vốn điều lệ, ngành nghề, người đại diện theo pháp luật, tỷ lệ góp vốn. Soạn dự thảo điều lệ, danh sách thành viên/cổ đông, bản sao giấy tờ pháp lý (CCCD/Hộ chiếu đối với cá nhân; Giấy CN đăng ký doanh nghiệp đối với tổ chức).
Mẹo: lập checklist theo đầu việc – tài liệu; phân công rõ “ai chuẩn bị – hạn chót – người kiểm tra”. Sử dụng kho lưu trữ số (Drive/OneDrive) đặt tên file thống nhất, hạn chế trùng lặp – thiếu sót.

Bước 2 – Đăng ký ngành nghề phù hợp

Liệt kê dịch vụ dự kiến cung cấp trong 6–12 tháng để đăng ký đúng và đủ: thiết kế kiến trúc, kết cấu, MEP, hạ tầng, nội thất, tư vấn giám sát, khảo sát… Có thể mở rộng ngành về sau, nhưng đăng ký đủ ngay từ đầu giúp quy trình xuất hóa đơn, ký hợp đồng mạch lạc.
Lưu ý bổ sung hoạt động liên quan như tư vấn quản lý dự án, thẩm tra thiết kế (nếu có nhân sự đủ điều kiện), đấu thầu – dự toán (nếu công ty có thế mạnh).

Bước 3 – Soạn và nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Hồ sơ gồm: Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ, Danh sách thành viên/cổ đông, Bản sao hợp lệ giấy tờ pháp lý, Văn bản ủy quyền (nếu nộp thay).
Cách nộp:

Nộp trực tuyến trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp: tải hồ sơ, ký số, theo dõi trạng thái;
Nộp trực tiếp/bưu điện: in hồ sơ, ký sống, nộp tại Phòng Đăng ký kinh doanh.
Kinh nghiệm:

Kiểm tra tên trùng trước khi nộp;
Đảm bảo điều lệ thống nhất với danh sách thành viên, vốn, cơ cấu;
Scan – đặt tên file chuẩn (VD: Dieu-le_Cty-ABC_v1.pdf), tránh nhầm lẫn;
Ghi email – số điện thoại chính xác để nhận thông báo.

Bước 4 – Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Khi hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (GĐKDN) – mốc đánh dấu tư cách pháp nhân. Kiểm tra ngay tên, mã số, địa chỉ, ngành nghề, người đại diện; nếu có sai sót, thực hiện thủ tục đính chính. Lưu trữ bản mềm và bản cứng; thông báo nội bộ ngày hiệu lực để triển khai các bước tiếp theo.

Bước 5 – Khắc dấu, công bố thông tin, thiết lập bộ nhận diện

Sau khi có GĐKDN, tiến hành khắc dấu doanh nghiệp (dấu tròn/dấu chức danh nếu cần) và công bố thông tin theo quy định. Xây dựng bộ nhận diện cơ bản: logo, mẫu hợp đồng, đề xuất kỹ thuật, bảng chào giá, hồ sơ năng lực tạm thời (company profile). Với công ty thiết kế, nên ưu tiên mẫu trình bày thể hiện chuyên nghiệp: bìa dự án, khung tên bản vẽ, template thuyết minh – bảng thống kê.

Tiết kiệm tối đa thời gian, chi phí, gửi ngay hồ sơ đến hộp thư: dvgiaminh@gmail.com

Hoặc nhấc máy lên, Gọi ngay cho chúng tôi: 0939 456 569 - 0936 146 055 (zalo).

Thủ tục thành lập công ty thiết kế xây dựng

Bước 6 – Mở tài khoản ngân hàng, đăng ký thuế ban đầu, nộp lệ phí môn bài

Mở tài khoản ngân hàng: chuẩn bị GĐKDN, CCCD người đại diện, điều lệ, quyết định bổ nhiệm (nếu có).
Đăng ký thuế ban đầu: cập nhật thông tin với cơ quan thuế; đăng ký hình thức kế toán, kỳ kê khai thuế, giao dịch điện tử; thông báo phương pháp tính thuế GTGT (khấu trừ/trực tiếp) tùy quy mô – đặc thù hợp đồng.
Lệ phí môn bài: kê khai và nộp theo bậc vốn điều lệ; lưu kiểm soát thời hạn nộp để tránh phạt.
Song song, đăng ký hóa đơn điện tử, lựa chọn nhà cung cấp uy tín; thiết lập chữ ký số, phân quyền kế toán – giám đốc; ban hành quy trình duyệt chi – thu, hạn mức thanh toán, đối soát hợp đồng.

Bước 7 – Tuyển dụng & bố trí nhân sự có chứng chỉ; ký hợp đồng lao động, BHXH

Thiết kế xây dựng cần nhân sự chủ chốt: kiến trúc sư, kỹ sư kết cấu, MEP, hạ tầng, QS…, trong đó một số vị trí cần chứng chỉ hành nghề. Xây dựng ma trận năng lực: ai phụ trách hạng mục nào, có chứng chỉ gì, thâm niên bao lâu, chịu trách nhiệm kỹ thuật ra sao.
Ký hợp đồng lao động, đăng ký BHXH – BHYT – BHTN; ban hành quy chế lương – thưởng – phụ cấp (site allowance, OT, phụ cấp chứng chỉ…). Tạo khung JD và lộ trình đào tạo nội bộ về BIM, tiêu chuẩn thiết kế, an toàn – PCCC, quản lý hồ sơ.

Bước 8 – Xin chứng chỉ năng lực tổ chức

Khi tham gia loại dự án yêu cầu năng lực tổ chức, doanh nghiệp chuẩn bị: hồ sơ pháp lý, danh sách nhân sự có chứng chỉ hành nghề, hợp đồng – biên bản nghiệm thu các dự án tương tự, quy trình quản lý chất lượng, thiết bị – phần mềm (BIM/Revit, SAP, Etabs…).
Lưu ý phân hạng (I/II/III) theo quy mô – cấp công trình. Chuẩn bị bảng kê dự án minh chứng rõ vai trò, giá trị hợp đồng, phạm vi công việc; kiểm tra tính nhất quán giữa hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn, ảnh chụp, báo cáo kỹ thuật.

Bước 9 – Thiết lập hệ thống quản trị & kiểm soát chất lượng

Quy trình ISO/QA nội bộ: kiểm soát tài liệu, kiểm tra chéo (peer review), phê duyệt kỹ thuật; lưu vết thay đổi bản vẽ – thuyết minh; kiểm soát phiên bản.
Quy trình an toàn – PCCC khi khảo sát/giám sát: đào tạo, cấp phát PPE; nhật ký công trường; biên bản an toàn; quy trình ứng phó sự cố.
Quy trình hợp đồng – thanh toán: mẫu báo giá, hợp đồng tư vấn, đề cương nhiệm vụ, kế hoạch nhân sự; mốc tạm ứng, nghiệm thu, thanh toán; điều khoản trách nhiệm và giới hạn bồi thường.
Quy trình bảo mật & bàn giao: phân quyền truy cập, mã hóa dữ liệu, NDA với nhân sự – đối tác; chuẩn bàn giao file gốc, PDF, IFC, mô hình BIM; lập biên bản bàn giao – checklist đầy đủ.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi thành lập công ty thiết kế xây dựng

Tài liệu pháp lý của cá nhân/tổ chức góp vốn

Cá nhân: CCCD/Hộ chiếu còn hạn; địa chỉ liên hệ; email – số điện thoại.
Tổ chức: Giấy CN đăng ký doanh nghiệp; quyết định cử người đại diện phần vốn góp; điều lệ (nếu cần); giấy tờ của người đại diện.
Trường hợp ủy quyền: văn bản ủy quyền/hợp đồng dịch vụ; giấy tờ của bên được ủy quyền.

Điều lệ và danh sách thành viên/cổ đông

Điều lệ: quy định tên, trụ sở, ngành nghề, vốn, cơ cấu tổ chức, quyền – nghĩa vụ, chế độ tài chính, nguyên tắc giải quyết tranh chấp.
Danh sách thành viên/cổ đông: họ tên, địa chỉ, số giấy tờ; tỷ lệ góp vốn; thời hạn góp; tư cách pháp lý; chữ ký.
Tài liệu kèm theo: quyết định bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật; nghị quyết thành lập (đối với tổ chức góp vốn).

Hồ sơ bổ trợ theo đặc thù xây dựng

Bộ hồ sơ năng lực tạm thời: profile công ty, kinh nghiệm cá nhân chủ chốt, thiết bị – phần mềm, hệ thống QA.
Danh mục chứng chỉ hành nghề của nhân sự (nếu đã có).
Kế hoạch xin chứng chỉ năng lực tổ chức trong 3–6 tháng (nếu dự định tham gia dự án yêu cầu).
Quy trình bảo mật – bàn giao và mẫu hợp đồng tư vấn.

Chi phí thành lập công ty thiết kế xây dựng

Phí nhà nước và lệ phí cơ bản

Lệ phí đăng ký doanh nghiệp và phí công bố theo biểu phí hiện hành.
Khắc dấu: tùy chất liệu – số lượng.
Chữ ký số, hóa đơn điện tử: phí mua gói/năm; có thể chọn theo nhu cầu phát hành.
Mở tài khoản ngân hàng: thường không thu phí mở nhưng có phí duy trì, phí SMS/Internet Banking.

Chi phí nhân sự – vận hành ban đầu

Kế toán (in-house/thuê ngoài); thiết kế (lương cứng + phụ cấp chứng chỉ); phần mềm (Revit/AutoCAD/Etabs/SAP, quản lý văn bản).
Bảo hộ lao động cho hoạt động khảo sát/giám sát.
Marketing – hồ sơ năng lực: thiết kế logo, profile, website, in ấn.

Chi phí chứng chỉ hành nghề – năng lực

Lệ phí thi/xét cấp chứng chỉ hành nghề cá nhân (kiến trúc, kết cấu, MEP…).
Phí lập hồ sơ chứng chỉ năng lực tổ chức (nếu cần), gồm thẩm định hồ sơ, công bố, in ấn, chuẩn hóa tài liệu – minh chứng.
Gợi ý: lập ngân sách 6–12 tháng, trong đó tách riêng chi phí cố định (văn phòng, phần mềm, lương cứng) và chi phí biến đổi (đấu thầu, hiện trường, chứng chỉ).

Thời gian thực hiện quy trình

Thời gian cấp đăng ký doanh nghiệp

Nếu hồ sơ đầy đủ – hợp lệ, thời gian xử lý cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thường ở mức ngắn theo quy trình địa phương. Việc nộp trực tuyến giúp kiểm soát trạng thái và giảm thời gian đi lại. Lưu ý: tên trùng, ngành nghề ghi không đúng, điều lệ – danh sách thành viên thiếu chữ ký… có thể làm kéo dài thời gian.

Thời gian cho các thủ tục sau đăng ký

Khắc dấu – công bố: thực hiện ngay sau khi có GĐKDN.
Mở tài khoản – đăng ký thuế ban đầu – hóa đơn điện tử: nên hoàn tất trong 7–10 ngày làm việc kể từ ngày cấp GĐKDN để kịp thời phát hành hóa đơn cho hợp đồng đầu tiên.
Chứng chỉ năng lực tổ chức (nếu cần): tùy hồ sơ, thường mất thêm vài tuần kể từ khi đủ minh chứng, nên lên kế hoạch sớm để không lỡ cơ hội dự án.

Lưu ý vận hành sau thành lập

Tuân thủ an toàn – PCCC – bảo hộ

Dù là đơn vị thiết kế/tư vấn, doanh nghiệp vẫn thường xuyên khảo sát – giám sát công trường, cần quy trình an toàn, phân công người phụ trách, đào tạo định kỳ, nhật ký hiện trường, checklists PPE, biên bản PCCC. Chuẩn hóa kế hoạch ứng phó khẩn cấp; hợp đồng nên quy định rõ trách nhiệm an toàn giữa các bên.

Quản trị hợp đồng – hồ sơ chất lượng

Áp dụng mẫu hợp đồng tư vấn chuẩn: phạm vi công việc, mốc nghiệm thu, phí – thanh toán, quyền sở hữu trí tuệ, bảo mật, trách nhiệm sai sót. Duy trì hồ sơ chất lượng: đề cương, danh mục bản vẽ, bản thuyết minh, mô hình BIM, biên bản kiểm tra chéo, nhật ký phát hành bản vẽ (transmittal). Việc kiểm soát phiên bản tránh nhầm lẫn khi thi công.

Kế toán – thuế minh bạch

Thiết lập quy trình duyệt chi, định mức chi phí dự án, lưu vết tạm ứng – quyết toán; sử dụng hóa đơn điện tử đúng loại dịch vụ; theo dõi dòng tiền theo từng hợp đồng. Lựa chọn kế toán nội bộ hoặc dịch vụ ngoài có kinh nghiệm lĩnh vực xây dựng để tối ưu thuế GTGT, TNDN, TNCN và tuân thủ đúng hạn.

Dịch vụ hỗ trợ thành lập công ty thiết kế xây dựng trọn gói

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ

Tiết kiệm thời gian: chuyên viên soạn hồ sơ chuẩn ngay từ đầu, hạn chế bị yêu cầu bổ sung.
Giảm rủi ro pháp lý: chọn đúng mã ngành, điều lệ chặt chẽ, tư vấn nhân sự – chứng chỉ.
Tối ưu vận hành: thiết lập nhanh thuế – ngân hàng – hóa đơn điện tử – quy trình nội bộ.
Đồng hành dài hạn: hỗ trợ kê khai thuế, lao động – BHXH, gia hạn chứng chỉ, cập nhật chính sách mới.

Quy trình dịch vụ trọn gói – Gia Minh

Tư vấn miễn phí định hướng loại hình, mã ngành, vốn; lập checklist.
Soạn hồ sơ – nộp – theo dõi đến khi nhận GĐKDN.
Hậu đăng ký: khắc dấu, mở tài khoản, thuế ban đầu, hóa đơn điện tử.
Thiết lập vận hành: quy trình hợp đồng, mẫu biểu nghiệm thu, hồ sơ năng lực, tư vấn nhân sự – chứng chỉ.
Đồng hành 6–12 tháng: kế toán – thuế, lao động – BHXH, rà soát pháp chế hợp đồng, chuẩn hóa QA nội bộ.

Quy định pháp lý công ty thiết kế xây dựng

Câu hỏi thường gặp

Có bắt buộc phải có chứng chỉ hành nghề ngay khi thành lập không?

Không bắt buộc cho mọi dịch vụ ngay lúc thành lập. Tuy nhiên, để kí – thực hiện các gói việc/dự án có yêu cầu pháp lý cụ thể (thiết kế bản vẽ thi công, thẩm tra, giám sát…), cá nhân phụ trách phải có chứng chỉ hành nghề, và công ty đôi khi cần chứng chỉ năng lực tổ chức theo hạng. Lời khuyên: đánh giá danh mục dịch vụ dự kiến 6–12 tháng, lên lộ trình xin chứng chỉ theo ưu tiên doanh thu.

Bao lâu thì hoàn tất thủ tục và có thể xuất hóa đơn?

Sau khi nhận GĐKDN, bạn có thể tiến hành khắc dấu – đăng ký thuế – hóa đơn điện tử – chữ ký số. Nếu chuẩn bị tốt, việc kích hoạt hóa đơn điện tử có thể hoàn tất nhanh sau các bước thuế ban đầu. Hãy đặt mục tiêu 7–10 ngày làm việc cho giai đoạn hậu đăng ký để kịp thời xuất hóa đơn cho hợp đồng đầu tiên.

Công ty có thể bổ sung ngành nghề/sửa đổi điều lệ sau này không?

Có. Doanh nghiệp được bổ sung – điều chỉnh ngành nghề và sửa đổi điều lệ khi cần mở rộng phạm vi hoạt động hoặc tái cấu trúc quản trị. Hãy chuẩn hóa mẫu biểu – nghị quyết – quyết định để thao tác nhanh, bảo đảm tính nhất quán giữa đăng ký doanh nghiệp, hợp đồng, hóa đơn, và hồ sơ năng lực.

Nên chọn loại hình nào cho doanh nghiệp thiết kế xây dựng mới?

TNHH 1TV: gọn nhẹ, dễ ra quyết định; phù hợp công ty quy mô nhỏ – vừa, kiểm soát tập trung.
TNHH 2TV+: chia sẻ vốn – chuyên môn; giảm rủi ro phụ thuộc một cá nhân.

● Cổ phần: thuận lợi gọi vốn – mở rộng quy mô; phù hợp chiến lược tăng trưởng nhanh, tham gia các dự án lớn yêu cầu hồ sơ năng lực đồ sộ.

Quy trình thành lập công ty thiết kế xây dựng là bước quan trọng để khởi đầu sự nghiệp trong lĩnh vực xây dựng. Nếu bạn chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tuân thủ điều kiện pháp lý và thực hiện theo các bước hướng dẫn, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng đi vào hoạt động hợp pháp. Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể lựa chọn dịch vụ trọn gói của Gia Minh – giải pháp tối ưu, uy tín và nhanh chóng cho doanh nghiệp.