Thủ tục thành lập công ty thiết kế xây dựng – Hướng dẫn chi tiết từ A–Z

Thủ tục thành lập công ty thiết kế xây dựng là chủ đề được nhiều doanh nghiệp, cá nhân khởi nghiệp trong lĩnh vực xây dựng quan tâm. Đây là ngành nghề có điều kiện, yêu cầu rõ ràng về hồ sơ, quy trình và năng lực của cá nhân, tổ chức tham gia. Việc nắm rõ điều kiện thành lập, các bước chuẩn bị hồ sơ và thủ tục pháp lý sẽ giúp quá trình đăng ký diễn ra thuận lợi, tiết kiệm thời gian và chi phí. Trong bài viết này, Gia Minh sẽ hướng dẫn chi tiết về hồ sơ thành lập công ty thiết kế xây dựng, điều kiện pháp lý và dịch vụ hỗ trợ trọn gói, giúp bạn yên tâm khi bắt đầu hoạt động trong lĩnh vực nhiều tiềm năng này.

Tổng quan về thủ tục thành lập công ty thiết kế xây dựng 

Thủ tục thành lập công ty thiết kế xây dựng là chuỗi công việc pháp lý nhằm tạo lập tư cách pháp nhân cho doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thiết kế, tư vấn, giám sát, quản lý dự án, và có thể mở rộng sang thi công tùy ngành nghề đăng ký. Khâu “thành lập” không chỉ là nộp hồ sơ để lấy Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, mà còn bao gồm toàn bộ bước hậu kiểm như công bố thông tin, đăng ký thuế, mở tài khoản ngân hàng, đăng ký hóa đơn điện tử, chữ ký số và xây dựng hệ thống kế toán nội bộ.

Vai trò của thủ tục thành lập:

Xác lập tư cách pháp nhân, giúp doanh nghiệp ký kết hợp đồng, xuất hóa đơn, tham gia đấu thầu.

Tạo khung pháp lý để xin thêm điều kiện hành nghề (nếu cần), đăng ký chứng chỉ năng lực tổ chức, mở rộng dịch vụ.

Tối ưu quản trị thuế – tài chính nhờ hệ thống chứng từ hợp lệ ngay từ đầu.

Đặc thù ngành thiết kế xây dựng:

Liên quan trực tiếp đến an toàn công trình, quy chuẩn – tiêu chuẩn kỹ thuật; do đó đòi hỏi nhân sự chủ chốt có chứng chỉ hành nghề phù hợp với mảng hoạt động (kiến trúc, kết cấu, cơ điện, giám sát…).

Phạm vi dịch vụ đa lớp: thiết kế cơ sở, thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công; tư vấn giám sát; quản lý dự án; lập dự toán, v.v. Mỗi mảng có thể yêu cầu điều kiện riêng.

Hồ sơ năng lực và lịch sử dự án là tài sản cạnh tranh quan trọng, vì vậy việc thành lập sớm để tích lũy “track record” là lợi thế lớn.

Lợi ích khi thành lập công ty chuẩn chỉnh:

Được tham gia đấu thầu các gói tư vấn thiết kế, giám sát.

Dễ ký hợp đồng với chủ đầu tư, tổng thầu, thầu phụ.

Quản trị rủi ro pháp lý: hợp đồng – bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp – thuế.

Thương hiệu chuyên nghiệp: hồ sơ năng lực, website, email tên miền, quy trình QA/QC.

Điều kiện thành lập công ty thiết kế xây dựng 

Điều kiện về ngành nghề đăng ký kinh doanh

Bạn cần xác định rõ phạm vi dịch vụ dự kiến cung cấp để lựa chọn mã ngành tương ứng (ví dụ: hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật; tư vấn giám sát; quản lý dự án…). Đăng ký đúng – đủ – không thừa giúp hạn chế rủi ro thanh kiểm tra và tránh phải bổ sung hồ sơ sau này. Doanh nghiệp có thể khởi đầu với nhóm ngành cốt lõi (thiết kế, tư vấn) rồi mở rộng dần (giám sát, quản lý dự án, thí nghiệm vật liệu, thi công).

Điều kiện về vốn (vốn điều lệ)

Pháp luật hiện hành không bắt buộc vốn pháp định cho hầu hết dịch vụ thiết kế xây dựng. Tuy nhiên, để tạo uy tín khi làm việc với chủ đầu tư và ngân hàng, bạn nên đăng ký vốn điều lệ hợp lý (ví dụ 2–5 tỷ tùy quy mô). Vốn điều lệ không cần nộp ngay, nhưng là cam kết trách nhiệm hữu hạn; vì vậy hãy tính toán phù hợp dòng tiền, thuế TNDN và kế hoạch dự án.

Điều kiện về chứng chỉ hành nghề xây dựng

Tùy mảng dịch vụ, doanh nghiệp cần có hoặc liên kết nhân sự sở hữu chứng chỉ hành nghề phù hợp (kiến trúc sư, kỹ sư kết cấu, cơ điện, hạ tầng, PCCC, giám sát, định giá…). Dù giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không đòi hỏi nộp các chứng chỉ này, nhưng khi triển khai dự án/đấu thầu cơ quan thẩm định và chủ đầu tư sẽ kiểm tra. Chuẩn bị trước danh mục chứng chỉ giúp hồ sơ chào thầu thuyết phục hơn.

Điều kiện đối với người đại diện theo pháp luật

Người đại diện cần có năng lực, kinh nghiệm quản trị, hiểu quy định pháp lý ngành – hợp đồng – thuế. Không bắt buộc có chứng chỉ hành nghề, nhưng nếu đại diện đồng thời là chủ trì chuyên môn thì là lợi thế khi ký hồ sơ thiết kế, chịu trách nhiệm kỹ thuật.

Hồ sơ thành lập công ty thiết kế xây dựng 

Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp

Tờ khai theo mẫu (trực tuyến hoặc bản giấy) thể hiện tên doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, loại hình, ngành nghề, vốn điều lệ, người đại diện, thông tin liên hệ. Lưu ý tên không trùng – không gây nhầm lẫn, địa chỉ rõ ràng, có quyền sử dụng hợp pháp.

Điều lệ công ty

Điều lệ quy định cơ cấu quản trị, quyền – nghĩa vụ của thành viên/cổ đông, cách chia lợi nhuận, chuyển nhượng vốn, thay đổi người đại diện, giải thể… Với công ty thiết kế xây dựng, nên bổ sung quy định về kiểm soát chất lượng, ký hồ sơ kỹ thuật, bảo mật bản vẽ, ủy quyền ký kết hợp đồng, phân quyền phê duyệt dự toán.

Danh sách thành viên/cổ đông

Ghi rõ tỷ lệ góp vốn, thông tin giấy tờ cá nhân/tổ chức, thời hạn góp vốn. Với doanh nghiệp định hướng tham gia các dự án lớn, có thể mời cổ đông chiến lược là các chuyên gia có chứng chỉ hạng cao.

Chứng chỉ hành nghề (đính kèm khi cần)

Không bắt buộc nộp trong bước đăng ký doanh nghiệp, nhưng nên scan lưu kèm hồ sơ nội bộ, phục vụ đấu thầu, thẩm tra.

Giấy tờ cá nhân, giấy tờ trụ sở

CCCD/hộ chiếu của thành viên; hợp đồng thuê nhà hoặc giấy tờ quyền sử dụng đất, văn bản chứng minh địa điểm hợp lệ làm trụ sở chính (không đặt tại chung cư có chức năng ở nếu pháp luật địa phương hạn chế).

Quy trình thủ tục thành lập công ty thiết kế xây dựng 

Bước 1: Chuẩn bị thông tin & hồ sơ

Chọn loại hình doanh nghiệp (TNHH 1TV, TNHH 2TV, cổ phần).

Chốt tên công ty, kiểm tra trùng lặp.

Xác định mã ngành phù hợp phạm vi dịch vụ.

Soạn điều lệ, danh sách thành viên/cổ đông, giấy đề nghị.

Chuẩn bị địa chỉ trụ sở rõ ràng, hợp lệ.

Bước 2: Nộp hồ sơ tại Sở KH&ĐT

Nộp online qua Cổng thông tin hoặc nộp trực tiếp theo quy định địa phương. Phí nhà nước nộp điện tử. Sau khi hồ sơ được tiếp nhận, bạn theo dõi trạng thái xử lý và kịp thời bổ sung – giải trình nếu được yêu cầu.

Bước 3: Nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp được cấp GCN ĐKDN. Kiểm tra kỹ các trường thông tin (tên, mã số, địa chỉ, người đại diện, ngành nghề). Nếu phát hiện sai, chỉnh sửa ngay để tránh rắc rối về sau.

Bước 4: Khắc dấu và công bố thông tin doanh nghiệp

Doanh nghiệp tự quyết định mẫu dấu (số lượng, hình thức). Sau đó thực hiện công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quy định trên Cổng thông tin quốc gia. Đây là bước bắt buộc; nếu quên sẽ bị xử phạt.

Bước 5: Đăng ký thuế, chữ ký số, tài khoản ngân hàng

Đăng ký tài khoản ngân hàng và thông báo với cơ quan thuế.

Mua chữ ký số để kê khai thuế điện tử.

Đăng ký hóa đơn điện tử và phát hành.

Thực hiện kê khai thuế môn bài, nộp lệ phí đúng hạn.

Bước 6: Hoàn tất thủ tục sau đăng ký – sẵn sàng kinh doanh

Soạn quy trình QA/QC nội bộ, mẫu hợp đồng, biểu mẫu nghiệm thu.

Rà soát nhân sự có chứng chỉ đúng mảng dịch vụ.

Thiết lập website, email tên miền, hồ sơ năng lực.

Đăng ký bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp (khuyến nghị).

Xây dựng hệ thống kế toán và quy chế lưu trữ hồ sơ kỹ thuật.

Chi phí và thời gian thành lập công ty thiết kế xây dựng 

Lệ phí, chi phí nhà nước dự kiến

Phí nộp hồ sơ và phí công bố.

Khắc dấu, mua chữ ký số, hóa đơn điện tử.

Thuế môn bài theo bậc vốn điều lệ.

Mức cụ thể thay đổi theo thời điểm và địa phương; bạn nên cập nhật trên cổng thông tin chính thức.

Chi phí dịch vụ trọn gói (nếu thuê)

Gồm tư vấn pháp lý, soạn thảo hồ sơ, nộp – theo dõi – bổ sung, thực hiện thủ tục sau cấp phép. Ưu điểm: rút ngắn thời gian, tránh sai sót, minh bạch lộ trình và đầu việc.

Thời gian xử lý trung bình

Tiếp nhận – cấp GCN ĐKDN: thường 3–5 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ.

Các thủ tục sau đăng ký (dấu, công bố, thuế, ngân hàng): 3–7 ngày.

Tổng thời gian đi vào hoạt động: 7–12 ngày tùy độ chuẩn hồ sơ.

Những lưu ý quan trọng khi thành lập công ty thiết kế xây dựng 

Chọn loại hình doanh nghiệp phù hợp

TNHH 1TV: gọn nhẹ, kiểm soát tốt.

TNHH 2TV: chia sẻ vốn, dễ gọi nhân sự hành nghề góp vốn.

Cổ phần: thuận lợi huy động vốn, phù hợp kế hoạch tăng trưởng – đấu thầu lớn.

Đặt tên công ty, nhãn hiệu – nhận diện thương hiệu

Tên cần dễ nhớ – không trùng – thể hiện chuyên môn. Đăng ký nhãn hiệu sớm để bảo vệ thương hiệu; đồng bộ domain, email và bộ nhận diện.

Đăng ký ngành nghề chi tiết

Đăng ký đúng – đủ theo phạm vi cung cấp: thiết kế kiến trúc, kết cấu, MEP, hạ tầng; tư vấn giám sát, quản lý dự án; lập dự toán – thẩm tra – thẩm định (nếu đủ điều kiện).

Nhân sự, chứng chỉ, quy trình kỹ thuật

Bố trí chủ trì có chứng chỉ hành nghề.

Thiết lập quy trình kiểm soát chất lượng, nhật ký thiết kế, lưu trữ bản vẽ.

Ứng dụng BIM/CAD, tiêu chuẩn hóa template, thư viện chi tiết.

Mã ngành thiết kế – tư vấn xây dựng khuyến nghị 

Tùy phạm vi dịch vụ, bạn chọn các mã ngành phù hợp nhóm hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật, dịch vụ kỹ thuật liên quan, quản lý dự án… Khi mô tả ngành nghề bổ sung, diễn đạt rõ – hẹp vừa đủ để thuận tiện triển khai và mở rộng sau này. Nếu có định hướng thi công, đăng ký thêm nhóm ngành xây dựng nhà, công trình kỹ thuật dân dụng… (khi mở rộng cần đáp ứng thêm điều kiện riêng).

Sai lầm thường gặp & cách khắc phục 

Đăng ký ngành nghề quá rộng hoặc quá hẹp

Quá rộng dễ bị “soi” điều kiện; quá hẹp phải bổ sung nhiều lần. Giải pháp: chọn ngành lõi, mở rộng theo lộ trình.

Điều lệ sơ sài, thiếu phân quyền

Dễ tranh chấp nội bộ. Giải pháp: chuẩn hóa điều lệ, phân quyền ký hồ sơ kỹ thuật, quy định kiểm soát chất lượng – bảo mật.

Bỏ quên công bố thông tin, hóa đơn, chữ ký số

Dẫn tới bị xử phạt, đình trệ ký hợp đồng. Giải pháp: theo “checklist sau đăng ký” ở phần quy trình.

Thiếu nhân sự có chứng chỉ

Khó tham gia đấu thầu. Giải pháp: hợp tác chuyên gia, lập kế hoạch ôn – thi chứng chỉ cho nhân sự nội bộ.

Checklist & Timeline khởi động doanh nghiệp 

Tuần 1: chốt tên – loại hình – mã ngành; soạn hồ sơ; nộp Sở KH&ĐT.

Tuần 2: nhận GCN ĐKDN; khắc dấu; công bố; mở tài khoản; chữ ký số; đăng ký hóa đơn; khai thuế môn bài.

Tuần 3: hoàn thiện hồ sơ năng lực; website – email tên miền; chuẩn bị hợp đồng mẫu; quy trình QA/QC; rà soát chứng chỉ hành nghề; thiết lập kế toán.

Output mong đợi: đủ điều kiện pháp lý để ký hợp đồng, xuất hóa đơn, triển khai dự án nhỏ – trung bình.

Dịch vụ thành lập công ty thiết kế xây dựng tại Gia Minh 

Lợi ích

Tư vấn chiến lược ngành nghề – loại hình – vốn.

Soạn hồ sơ chuẩn ngay lần đầu.

Đại diện nộp – theo dõi – bổ sung – nhận kết quả.

Thực hiện hậu kiểm: dấu, công bố, thuế, hóa đơn, chữ ký số, ngân hàng.

Đồng hành thiết lập quy trình QA/QC và kế toán cơ bản.

Tiến độ rõ ràng, chi phí minh bạch, hỗ trợ sau cấp phép; ưu tiên xử lý nhanh hồ sơ đúng chuẩn.

FAQ – Câu hỏi thường gặp 

Có cần chứng chỉ hành nghề khi thành lập công ty thiết kế xây dựng?

Thủ tục đăng ký doanh nghiệp không bắt buộc nộp chứng chỉ; tuy nhiên, khi ký hồ sơ thiết kế, tham gia đấu thầu hay xin thẩm định, nhân sự chủ trì cần có chứng chỉ hành nghề phù hợp.

Công ty thiết kế có được thi công công trình không?

Được nếu đăng ký thêm ngành nghề thi công và đáp ứng điều kiện tương ứng. Nhiều doanh nghiệp tách mảng tư vấn và thi công để quản trị rủi ro.

Thời gian thành lập mất bao lâu?

Thường 7–12 ngày bao gồm cấp GCN ĐKDN và thủ tục sau đăng ký (dấu, công bố, thuế, ngân hàng, hóa đơn, chữ ký số).

Vốn điều lệ nên để bao nhiêu?

Không có mức bắt buộc; nên đặt hợp lý theo quy mô dự án mục tiêu để tạo uy tín với chủ đầu tư – ngân hàng, tránh quá thấp.

Có cần thuê kế toán ngay không?

Nên có kế toán dịch vụ/nhân sự part-time giai đoạn đầu để đảm bảo kê khai thuế – hóa đơn đúng hạn, tránh phạt.

Tôi có thể tự làm hồ sơ không?

Hoàn toàn có thể. Tuy nhiên nếu thiếu kinh nghiệm, hồ sơ dễ bị yêu cầu bổ sung, kéo dài tiến độ hợp đồng. Dịch vụ trọn gói giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cơ hội.

Thủ tục thành lập công ty thiết kế xây dựng là một quy trình pháp lý quan trọng, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Nếu bạn muốn rút ngắn thời gian và hạn chế sai sót, hãy sử dụng dịch vụ thành lập công ty tại Gia Minh – nơi cam kết hỗ trợ nhanh chóng, hợp pháp và tiết kiệm chi phí.