Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch cho mũ trùm đầu dùng 1 lần

Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch cho mũ trùm đầu dùng 1 lần gồm những gì?

Để sản phẩm mũ trùm đầu y tế dùng một lần được phân phối rộng rãi và truy xuất minh bạch, doanh nghiệp cần tiến hành đăng ký mã số mã vạch (MSMV) với Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Đây là bước cần thiết trong quá trình công bố tiêu chuẩn, kê khai giá hoặc xin lưu hành thiết bị y tế loại A – B.

Hồ sơ đăng ký MSMV không nhiều, nhưng cần chính xác theo biểu mẫu mới nhất, có xác nhận của pháp nhân và một số giấy tờ pháp lý liên quan. Dưới đây là các thành phần hồ sơ bắt buộc.

Tờ khai đăng ký mã số mã vạch theo mẫu chuẩn

Thành phần cốt lõi trong hồ sơ là Tờ khai đăng ký MSMV theo Mẫu 12 quy định tại Phụ lục ban hành kèm Thông tư số 10/2020/TT-BKHCN của Bộ Khoa học & Công nghệ.

Nội dung cần điền bao gồm:

Thông tin doanh nghiệp: tên, địa chỉ, mã số thuế, đại diện pháp luật

Loại mã đăng ký: mã doanh nghiệp, mã sản phẩm GTIN, mã địa điểm GLN (nếu cần)

Nhóm sản phẩm: ghi rõ “mũ trùm đầu y tế dùng 1 lần”, sản phẩm thuộc nhóm thiết bị y tế tiêu hao

Phạm vi sử dụng: nội địa, xuất khẩu hoặc thương mại điện tử

Ký tên, đóng dấu doanh nghiệp vào phần cam kết chịu trách nhiệm

👉 Lưu ý: Mọi thông tin phải khớp với hồ sơ pháp lý của công ty. Không dùng tờ khai theo mẫu cũ (trước năm 2020) vì sẽ bị từ chối tiếp nhận.

Bản sao giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh/giấy phép đầu tư

Tiếp theo, doanh nghiệp cần nộp bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) hoặc Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC) nếu là doanh nghiệp FDI.

Một số điểm cần lưu ý:

Nếu nộp bản sao y công ty: phải có chữ ký người đại diện và dấu đỏ của doanh nghiệp

Nếu nộp bản sao công chứng: phải là bản mới trong vòng 03 tháng gần nhất

Tên công ty, địa chỉ và mã số thuế trên giấy phép phải trùng khớp với tờ khai mã số mã vạch

👉 Gợi ý: Nên đính kèm thêm bản in giấy xác nhận ngành nghề sản xuất mũ y tế (nếu có) để tăng tính minh bạch khi xác định nhóm sản phẩm.

Giấy ủy quyền nếu sử dụng dịch vụ đăng ký thay mặt

Nếu doanh nghiệp không tự thực hiện thủ tục mà thuê đơn vị dịch vụ đăng ký mã vạch, bắt buộc phải nộp Giấy ủy quyền theo đúng mẫu của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

📌 Nội dung chính của giấy ủy quyền gồm:

Tên doanh nghiệp ủy quyền, người đại diện pháp luật

Tên đơn vị/dịch vụ được ủy quyền, chức năng đại diện

Phạm vi ủy quyền: nộp hồ sơ, nhận kết quả, xử lý phát sinh liên quan đến MSMV

Thời hạn ủy quyền và chữ ký xác nhận của hai bên

👉 Lưu ý: Mẫu ủy quyền nên sử dụng theo Form chuẩn được ban hành hoặc cung cấp bởi đơn vị tiếp nhận hồ sơ. Phải có chữ ký của giám đốc hoặc chủ doanh nghiệp, đóng dấu công ty đầy đủ.

Tổng kết: Bộ hồ sơ đăng ký mã số mã vạch cho sản phẩm mũ trùm đầu y tế không phức tạp, nhưng cần chính xác và đồng nhất với các thông tin pháp lý của doanh nghiệp. Nếu chuẩn bị kỹ ngay từ đầu, doanh nghiệp có thể nhận kết quả chỉ sau 3–5 ngày làm việc và sẵn sàng đưa sản phẩm vào chuỗi phân phối y tế – bệnh viện một cách hợp pháp và chuyên nghiệp.

Quy trình nộp hồ sơ và cấp mã số mã vạch

Để sản phẩm áo choàng bệnh nhân dùng một lần được gắn mã số mã vạch hợp lệ – phục vụ cho việc truy xuất nguồn gốc, phân phối qua kênh thương mại điện tử hoặc kê khai trên Cổng DMEC – doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục đăng ký mã GTIN theo đúng quy định của GS1 Việt Nam. Dưới đây là hướng dẫn từng bước từ việc nộp hồ sơ đến khi nhận mã GTIN chính thức.

Gửi hồ sơ trực tiếp hoặc qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục TĐC

Doanh nghiệp có hai lựa chọn: nộp hồ sơ đăng ký mã số mã vạch trực tiếp tại Trung tâm mã số mã vạch Việt Nam (GS1) hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.

1. Đăng ký online – khuyến khích sử dụng:

👉 Truy cập cổng đăng ký mã vạch chính thức:

https://gs1.org.vn/dang-ky-msmv

Các bước thực hiện:

Bước 1: Tạo tài khoản doanh nghiệp

Bước 2: Điền thông tin doanh nghiệp (mã số thuế, địa chỉ, người đại diện)

Bước 3: Chọn loại mã cần đăng ký (GS1 mã doanh nghiệp – GTIN)

Bước 4: Tải lên hồ sơ scan

Hồ sơ scan cần chuẩn bị:

Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (scan công chứng PDF)

Mẫu nhãn sản phẩm áo choàng y tế (ảnh file JPG/PDF)

Phiếu mô tả sản phẩm: tên thương mại, nhóm sản phẩm (loại A), đơn vị tính, quy cách đóng gói

Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ gửi email xác nhận kèm hướng dẫn nộp lệ phí.

2. Đăng ký trực tiếp:

Nộp hồ sơ tại:

Trung tâm Mã số mã vạch Quốc gia – GS1 Việt Nam

Số 8 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Hà Nội

(kèm theo bản cứng các giấy tờ và lệ phí).

Phí và lệ phí đăng ký mã số mã vạch

Căn cứ Thông tư 232/2016/TT-BTC, doanh nghiệp phải nộp hai loại phí:

🔹 Phí cấp mã ban đầu (thu một lần):

Gói 10 mã: 1.000.000 đồng

Gói 100 mã: 2.000.000 đồng

Gói 1.000 mã: 3.000.000 đồng

🔹 Phí duy trì hằng năm:

Tùy doanh thu, dao động từ 500.000 – 2.000.000 đồng/năm.

🔸 Thời hạn nộp phí: Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi được hệ thống GS1 gửi thông báo xác nhận hồ sơ hợp lệ. Nếu quá hạn, hồ sơ sẽ bị hủy và phải nộp lại từ đầu.

🔸 Hình thức thanh toán: chuyển khoản theo thông tin đính kèm trên hệ thống, ghi đúng cú pháp mã hồ sơ để tự động đối chiếu.

Thời gian xử lý và cấp mã số

Sau khi hồ sơ hợp lệ và doanh nghiệp hoàn tất lệ phí, quy trình xử lý sẽ diễn ra như sau:

Xác nhận hồ sơ hợp lệ:

GS1 kiểm tra hồ sơ online trong vòng 1–2 ngày làm việc, gửi phản hồi qua email. Nếu cần bổ sung, sẽ yêu cầu chỉnh sửa trực tiếp trên tài khoản đăng ký.

Cấp mã doanh nghiệp và GTIN:

Sau khi xác nhận thanh toán, GS1 cấp Mã doanh nghiệp (Global Company Prefix) và cho phép tạo các mã GTIN tương ứng với số lượng gói đăng ký (10, 100, 1.000 mã).

Nhận giấy xác nhận MSMV:

Doanh nghiệp sẽ được cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch (bản PDF có mã QR và mã số doanh nghiệp), có thể in để làm căn cứ pháp lý.

Thời gian tổng thể:

Trung bình: 3–5 ngày làm việc nếu hồ sơ đầy đủ

Trường hợp bổ sung: kéo dài lên 7–10 ngày

Ví dụ thực tiễn: Một công ty sản xuất áo choàng y tế tại TP.HCM sử dụng dịch vụ tư vấn hỗ trợ đã nhận được mã GTIN và giấy chứng nhận trong vòng 4 ngày sau khi nộp phí và gửi đủ hồ sơ.

Những sai sót cần tránh khi đăng ký mã số mã vạch

Viết theo phong cách chuyên sâu – thực tiễn – không lý thuyết chung chung, văn phong dễ hiểu, có ví dụ minh họa. Từ khóa chính “sai sót khi đăng ký mã số mã vạch” được lồng ghép tự nhiên.

Mặc dù việc đăng ký mã số mã vạch (MSMV) cho áo choàng y tế không phải là thủ tục quá phức tạp, nhưng rất nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ – vẫn gặp sai sót dẫn đến việc hồ sơ bị từ chối hoặc phải chỉnh sửa nhiều lần. Việc xử lý sai ngay từ đầu có thể khiến tiến độ phân phối bị chậm, sản phẩm không thể nhập kho bệnh viện hoặc chậm thông quan xuất khẩu. Dưới đây là 3 nhóm sai lầm điển hình doanh nghiệp nên đặc biệt lưu ý.

Nhóm ngành đăng ký không khớp với sản phẩm thực tế

Một trong những lỗi phổ biến nhất khi đăng ký mã số mã vạch là chọn sai nhóm ngành sản phẩm. Nhiều doanh nghiệp khi kê khai trên hệ thống GEPIR hoặc hồ sơ giấy thường chọn ngành hàng tiêu dùng, may mặc thông thường thay vì sản phẩm y tế chuyên dụng.

Ví dụ: Doanh nghiệp đăng ký MSMV cho “áo choàng bệnh nhân dùng một lần” nhưng lại chọn nhóm ngành hàng thời trang – trang phục thường ngày. Khi quét mã, hệ thống thể hiện mô tả không đúng với tính chất thiết bị y tế, dẫn đến việc bị bệnh viện từ chối nhập kho vì không phù hợp với danh mục đấu thầu thiết bị y tế.

Điều này đặc biệt quan trọng nếu doanh nghiệp định phân phối qua các kênh y tế hoặc xuất khẩu, vì nhiều hệ thống kiểm tra mã vạch (như GS1 quốc tế, hải quan, cơ sở y tế…) đều dựa trên nhóm ngành đã đăng ký để xác định tính hợp pháp của sản phẩm.

Giải pháp: Trước khi đăng ký, hãy xác định rõ sản phẩm thuộc nhóm thiết bị y tế loại A, sau đó chọn đúng phân nhóm hàng hóa y tế, bảo hộ, tiêu hao khi khai báo trên hệ thống mã vạch.

Thông tin doanh nghiệp không thống nhất giữa hồ sơ và hệ thống

Một lỗi thường gây ra nhiều phiền toái là việc thông tin doanh nghiệp khai báo không đồng nhất giữa các tài liệu: trên hồ sơ giấy, hệ thống online và các giấy tờ pháp lý như đăng ký kinh doanh.

Các lỗi điển hình gồm:

Sai mã số thuế (MST) hoặc ghi thiếu số.

Địa chỉ khác nhau giữa giấy phép và hồ sơ MSMV.

Tên doanh nghiệp viết tắt, sai chính tả hoặc thiếu hậu tố “TNHH”, “JSC”…

Ví dụ: Công ty TNHH Thiết bị Y tế Thành Phát khi nộp hồ sơ đăng ký mã vạch đã ghi tên đơn vị là “Công ty Thành Phát Medical” trên hệ thống. Sau đó khi kiểm tra đối chiếu với giấy đăng ký kinh doanh và giấy công bố thiết bị y tế, cơ quan cấp mã đã từ chối vì thông tin định danh không khớp, buộc doanh nghiệp làm lại toàn bộ hồ sơ.

Giải pháp: Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ và thống nhất thông tin pháp lý, đặc biệt là mã số thuế, địa chỉ trụ sở, tên đầy đủ theo đăng ký kinh doanh. Nên dùng biểu mẫu điện tử chính thức của Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng để hạn chế lỗi định dạng.

Bỏ sót sản phẩm trong danh mục đăng ký ban đầu

Một sai sót ít ai để ý nhưng lại gây rắc rối về sau là không khai đầy đủ danh mục sản phẩm ngay từ đợt đăng ký đầu tiên. Nhiều doanh nghiệp chỉ đăng ký 1–2 sản phẩm mẫu, sau đó mới bổ sung khi sản xuất thêm các mẫu mới. Tuy nhiên, việc bổ sung mã mới không đơn giản như “thêm dòng sản phẩm”, mà cần quy trình đăng ký lại, cập nhật cơ sở dữ liệu, thậm chí phải trả lại hồ sơ nếu mã cũ chưa được cấp mã GTIN chính thức.

Ví dụ: Doanh nghiệp đăng ký mã vạch cho “áo choàng bệnh nhân tay ngắn, size M” nhưng vài tháng sau lại sản xuất thêm bản “tay dài, size XL” và không có mã vạch phù hợp. Khi bệnh viện yêu cầu mỗi dòng sản phẩm có mã riêng để quản lý kho, doanh nghiệp buộc phải làm lại hồ sơ từ đầu, chậm tiến độ giao hàng gần 3 tuần.

Giải pháp: Ngay từ lần đăng ký đầu tiên, doanh nghiệp nên liệt kê tất cả dòng sản phẩm dự kiến sản xuất trong 6–12 tháng tới, bao gồm các biến thể về size, chất liệu, đóng gói… để đăng ký đồng loạt mã GTIN. Việc này giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và dễ quản lý sản phẩm trong hệ thống ERP hoặc kho y tế.

✅ Kết luận thực tiễn:

Đăng ký mã số mã vạch tưởng đơn giản nhưng lại ẩn chứa nhiều rủi ro nếu không chuẩn bị kỹ thông tin, chọn sai nhóm ngành hoặc khai thiếu danh mục. Doanh nghiệp sản xuất áo choàng y tế nên rà soát kỹ toàn bộ dữ liệu pháp lý và quy hoạch sản phẩm ngay từ đầu để đăng ký hiệu quả, tránh vướng mắc hậu kiểm hoặc gián đoạn phân phối.

Dịch vụ hỗ trợ đăng ký mã số mã vạch – Giải pháp tiết kiệm thời gian

Thay vì tự tìm hiểu quy trình và soạn hồ sơ thủ công, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã lựa chọn sử dụng dịch vụ hỗ trợ đăng ký mã số mã vạch để tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và đảm bảo hồ sơ đạt yêu cầu ngay từ lần nộp đầu tiên. Đây là giải pháp đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp sản xuất thiết bị y tế tiêu hao – vốn phải tuân thủ các tiêu chuẩn pháp lý khắt khe về truy xuất nguồn gốc và phân loại sản phẩm.

Ưu điểm khi sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp

Việc đăng ký mã số mã vạch tưởng chừng đơn giản, nhưng thực tế lại yêu cầu hồ sơ đúng chuẩn biểu mẫu, thông tin pháp lý chính xác và phân loại sản phẩm phù hợp hệ thống GTIN – GLN của GS1. Chỉ cần sai tên sản phẩm hoặc chọn nhầm loại mã, doanh nghiệp có thể bị từ chối hoặc không thể khai báo trên cổng DMEC của Bộ Y tế.

Khi sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp, doanh nghiệp sẽ nhận được hỗ trợ:

Soạn hồ sơ đúng biểu mẫu mới nhất theo Thông tư 10/2020/TT-BKHCN

Kiểm tra tính hợp lệ của giấy phép kinh doanh, ngành nghề, sản phẩm trước khi nộp

Tư vấn phân loại sản phẩm, giúp mã GTIN khớp với hệ thống lưu hành thiết bị y tế

Sửa lỗi nhanh, nộp lại hồ sơ nếu bị phản hồi từ Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng

👉 Đây là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, hoặc các nhà máy gia công thiết bị y tế tiêu hao chưa có bộ phận pháp chế nội bộ.

Tham khảo: Thuế suất nhập khẩu áo choàng bệnh nhân từ nước ngoài

Cam kết về thời gian xử lý và trách nhiệm pháp lý

Một trong những lợi ích lớn nhất khi sử dụng dịch vụ đăng ký mã vạch trọn gói là được cam kết thời gian rõ ràng – thường từ 3 đến 5 ngày làm việc, tùy theo loại mã đăng ký và số lượng sản phẩm.

Các đơn vị uy tín thường:

Chịu trách nhiệm trọn gói từ khâu tư vấn – soạn hồ sơ – nộp và nhận kết quả

Ký hợp đồng pháp lý ràng buộc, đảm bảo thông tin bảo mật và kết quả đúng hạn

Cam kết sửa hồ sơ miễn phí nếu bị từ chối do lỗi kỹ thuật từ phía đơn vị dịch vụ

Cung cấp mã GTIN chính chủ, giúp doanh nghiệp tích hợp nhanh vào cổng DMEC, kê khai giá hoặc truy xuất nội bộ

👉 Trường hợp đặc biệt như doanh nghiệp sản xuất mũ trùm đầu y tế loại B hoặc có ý định xuất khẩu, đơn vị dịch vụ cũng sẽ hỗ trợ chuẩn hóa tên sản phẩm, ngành nghề và cách ghi nhãn phù hợp với quy định quốc tế.

Lựa chọn đơn vị uy tín trong lĩnh vực đăng ký mã vạch

Hiện nay có nhiều tổ chức, công ty cung cấp dịch vụ đăng ký mã số mã vạch, nhưng không phải đơn vị nào cũng được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng công nhận. Để tránh rủi ro, doanh nghiệp nên lựa chọn dựa trên các tiêu chí sau:

🔹 Có tư cách pháp nhân rõ ràng, thông tin minh bạch, hợp đồng mẫu cụ thể

🔹 Có chứng chỉ ủy quyền hoặc hợp tác chính thức với GS1 Vietnam

🔹 Có kinh nghiệm trong lĩnh vực đăng ký mã vạch cho thiết bị y tế tiêu hao

🔹 Có dịch vụ hậu mãi – hỗ trợ điều chỉnh, bổ sung mã, nộp bổ sung sau khi sản phẩm được lưu hành

Một số đơn vị uy tín được doanh nghiệp đánh giá cao bao gồm:

Công ty Cổ phần Mã số Mã vạch Việt Nam (Vinacode)

Công ty CP Giải pháp Công nghệ & Truy xuất nguồn gốc VinaTrace

Một số đơn vị tư vấn luật chuyên ngành y tế có kèm dịch vụ mã vạch như Luật H.T, Luật Ánh Sáng Việt, Luật Phương Đông…

👉 Lưu ý: Tránh sử dụng các dịch vụ “chuyển nhượng mã vạch” hoặc “mã dùng chung” vì không đảm bảo tính pháp lý khi kiểm tra từ Bộ Y tế.

Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch cho mũ trùm đầu dùng một lần là bước không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn lưu hành sản phẩm hợp pháp và minh bạch trên thị trường vật tư y tế. Mặc dù thủ tục không phức tạp, nhưng chỉ một sai sót nhỏ trong biểu mẫu hay thông tin sản phẩm cũng có thể khiến hồ sơ bị từ chối. Nếu chưa nắm rõ quy trình, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ đăng ký mã vạch trọn gói để tiết kiệm thời gian và đảm bảo hồ sơ được duyệt nhanh, đúng chuẩn ngành thiết bị y tế.