Cách ngừng hoạt động hộ kinh doanh cá thể hiệu quả, đúng quy định

Cách ngừng hoạt động hộ kinh doanh cá thể là vấn đề được nhiều cá nhân kinh doanh quan tâm khi không còn nhu cầu tiếp tục hoạt động nhưng chưa muốn giải thể hoàn toàn. Việc tạm ngừng giúp bạn bảo lưu giấy phép, tránh bị xử phạt do bỏ hoạt động mà không thông báo. Tuy nhiên, thủ tục này cũng có yêu cầu hồ sơ và trình tự cụ thể. Bài viết sau đây sẽ hướng dẫn chi tiết quy trình, hồ sơ và những lưu ý khi muốn ngừng hoạt động hộ kinh doanh cá thể, cập nhật theo quy định pháp luật mới nhất.

Ngừng hoạt động hộ kinh doanh cá thể là gì?

Trong quá trình kinh doanh, có những thời điểm mà chủ hộ không còn tiếp tục hoạt động kinh doanh trong một thời gian nhưng chưa muốn chấm dứt hoàn toàn tư cách pháp lý của hộ kinh doanh. Khi đó, thay vì thực hiện giải thể, chủ hộ có thể lựa chọn ngừng hoạt động hộ kinh doanh cá thể – đây là một thủ tục pháp lý riêng biệt, được pháp luật cho phép.

Khái niệm theo quy định pháp luật

Ngừng hoạt động hộ kinh doanh cá thể là việc tạm dừng hoạt động kinh doanh trong một khoảng thời gian nhất định, được pháp luật công nhận. Theo Điều 91 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hộ kinh doanh có quyền ngừng hoạt động và phải thông báo bằng văn bản đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp huyện và Cơ quan thuế quản lý trực tiếp ít nhất 03 ngày làm việc trước ngày ngừng.

Trong thời gian ngừng hoạt động, hộ không được thực hiện bất kỳ hoạt động kinh doanh nào nhưng vẫn phải duy trì tư cách pháp lý và nghĩa vụ báo cáo khi cơ quan quản lý yêu cầu.

Phân biệt với giải thể, chấm dứt hoạt động

Tiêu chí Ngừng hoạt động         Giải thể (chấm dứt hoạt động)

Tư cách pháp lý Vẫn tồn tại      Bị xóa khỏi hệ thống

Thời gian          Tạm thời (tối đa 1 năm/lần)     Vĩnh viễn

Nghĩa vụ thuế Không phát sinh, nhưng vẫn quản lý     Phải hoàn thành toàn bộ trước khi xóa mã số thuế

Phục hồi           Có thể hoạt động lại bằng văn bản thông báo   Không thể, phải đăng ký mới

Khi nào nên chọn ngừng thay vì giải thể?

Chủ hộ nên chọn ngừng hoạt động nếu:

Chỉ muốn tạm nghỉ kinh doanh vì lý do cá nhân, sức khỏe, mùa vụ;

Dự kiến quay lại hoạt động trong thời gian tới;

Muốn duy trì tên hộ kinh doanh, tránh bị người khác đăng ký mất;

Chưa hoàn tất thủ tục thanh lý tài sản, công nợ, hoặc còn vướng mắc về thuế.

Trong những trường hợp trên, ngừng hoạt động là giải pháp linh hoạt, tiết kiệm thời gian và chi phí hơn so với giải thể. Tuy nhiên, nếu chắc chắn không còn nhu cầu hoạt động trở lại, nên tiến hành giải thể để tránh phát sinh nghĩa vụ pháp lý không cần thiết.

Cách ngừng hoạt động hộ kinh doanh cá thể đúng trình tự

Khi hộ kinh doanh cá thể tạm thời không còn hoạt động, chủ hộ có thể làm thủ tục ngừng hoạt động tạm thời thay vì giải thể hoàn toàn. Việc thực hiện đúng quy trình sẽ giúp tránh phát sinh nghĩa vụ thuế không cần thiết và bảo vệ quyền lợi kinh doanh trong tương lai. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết theo từng bước cụ thể:

Bước 1 – Soạn thảo đơn thông báo ngừng hoạt động

Chủ hộ cần chuẩn bị đơn đề nghị tạm ngừng hoạt động hộ kinh doanh theo mẫu quy định tại Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT. Nội dung đơn cần thể hiện rõ:

Tên hộ kinh doanh, mã số thuế, ngành nghề kinh doanh.

Địa chỉ hoạt động.

Thời gian đề nghị tạm ngừng (có thể tạm ngừng tối đa 1 năm/lần).

Cam kết không phát sinh hoạt động kinh doanh trong thời gian ngừng.

Kèm theo đơn, cần có:

Bản sao CCCD/CMND của chủ hộ kinh doanh.

Giấy ủy quyền (nếu không trực tiếp nộp hồ sơ).

Lưu ý: Hồ sơ phải được chuẩn bị đầy đủ, rõ ràng để tránh bị yêu cầu sửa đổi, bổ sung.

Bước 2 – Nộp đơn tại UBND cấp quận/huyện

Chủ hộ hoặc người được ủy quyền nộp hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả – Phòng Tài chính – Kế hoạch thuộc UBND cấp quận/huyện nơi hộ đăng ký kinh doanh. Cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra và cấp giấy biên nhận.

Thời gian xử lý hồ sơ thường trong 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ. Sau đó, UBND sẽ ra văn bản xác nhận tạm ngừng hoạt động của hộ kinh doanh.

Bước 3 – Thông báo cơ quan thuế và cập nhật trạng thái mã số thuế

Song song với việc nộp đơn tại UBND, hộ kinh doanh cần gửi thông báo tạm ngừng hoạt động tới Chi cục Thuế quản lý trực tiếp. Việc này nhằm đảm bảo:

Cơ quan thuế không tính thuế, lệ phí môn bài trong thời gian tạm ngừng.

Mã số thuế được cập nhật trạng thái “tạm ngừng”.

Hồ sơ gửi cơ quan thuế bao gồm:

Văn bản đề nghị tạm ngừng hoạt động (bản sao).

Biên nhận nộp hồ sơ tại UBND hoặc bản xác nhận tạm ngừng (nếu đã có).

Các tờ khai thuế, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (nếu có).

Sau khi nhận được thông báo, Chi cục Thuế sẽ cập nhật trên hệ thống mã số thuế với trạng thái “tạm ngừng hoạt động” và ngưng ghi nhận nghĩa vụ thuế (bao gồm lệ phí môn bài) trong thời gian tạm dừng.

Bước 4 – Nhận xác nhận tạm ngừng hoạt động

Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, sau 3 – 5 ngày làm việc, UBND sẽ cấp văn bản xác nhận tạm ngừng hoạt động hộ kinh doanh. Chủ hộ cần giữ kỹ văn bản này để sử dụng khi:

Xin ngừng đóng bảo hiểm xã hội (nếu có lao động).

Giải trình với cơ quan quản lý hoặc ngân hàng, đối tác khi cần.

Sau thời gian tạm ngừng, nếu muốn tiếp tục kinh doanh, chủ hộ chỉ cần nộp thông báo hoạt động trở lại đến UBND cấp quận/huyện. Trường hợp muốn gia hạn tạm ngừng, cần thực hiện thủ tục tương tự với thời hạn tối đa 01 năm/lần.

Lưu ý thêm:

Trong thời gian tạm ngừng, hộ kinh doanh không được phát sinh hóa đơn, giao dịch, hoạt động mua bán. Nếu vi phạm, sẽ bị tính thuế và phạt theo quy định.

Không nên để hộ “treo” quá lâu mà không thực hiện ngừng hoạt động hoặc giải thể, vì vẫn có thể bị truy thu thuế hoặc phạt hành chính.

Việc tạm ngừng đúng quy trình không chỉ giúp giảm thiểu chi phí trong thời gian khó khăn, mà còn bảo vệ quyền lợi nếu muốn tái hoạt động sau này.

Hồ sơ cần chuẩn bị khi ngừng hoạt động hộ kinh doanh

Đơn đề nghị tạm ngừng hoạt động

Đây là thành phần quan trọng nhất trong hồ sơ. Chủ hộ cần nộp Đơn đề nghị tạm ngừng hoạt động hộ kinh doanh, trình bày rõ:

Thông tin hộ kinh doanh (tên, mã số, địa chỉ);

Thời gian bắt đầu và kết thúc tạm ngừng;

Lý do tạm ngừng hoạt động;

Cam kết không phát sinh hoạt động kinh doanh trong thời gian tạm ngừng;

Ký tên và ghi rõ họ tên chủ hộ.

Mẫu đơn thực hiện theo Phụ lục III-6 ban hành kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.

Bản sao giấy đăng ký hộ kinh doanh

Phải nộp kèm theo bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh để cơ quan tiếp nhận hồ sơ có cơ sở xác minh và cập nhật tạm ngừng hoạt động trên hệ thống.

Lưu ý: Nếu bản gốc bị mất, cần thực hiện thủ tục xin cấp lại trước khi nộp hồ sơ tạm ngừng.

CMND/CCCD của chủ hộ

Kèm theo hồ sơ là bản sao CMND hoặc CCCD của người đứng tên hộ kinh doanh, có công chứng hoặc chứng thực trong vòng 6 tháng. Mục đích là xác minh đúng cá nhân có thẩm quyền đề nghị tạm ngừng.

Giấy tờ ủy quyền (nếu nộp thay)

Trường hợp nộp hồ sơ thông qua người khác (ví dụ: nhân viên, người thân, dịch vụ pháp lý), cần có thêm:

Giấy ủy quyền hoặc hợp đồng dịch vụ pháp lý;

CMND/CCCD của người được ủy quyền.

Giấy ủy quyền cần ghi rõ nội dung được phép nộp hồ sơ và ký nhận thay chủ hộ tại bộ phận một cửa của UBND cấp quận/huyện.

Thời hạn được phép ngừng hoạt động hộ kinh doanh

Tối đa bao lâu?

Theo Điều 91 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, hộ kinh doanh được phép tạm ngừng hoạt động kinh doanh trong thời hạn tối đa là 1 năm (12 tháng) cho mỗi lần thông báo.

Thời hạn này được tính từ ngày ghi nhận trong đơn xin tạm ngừng và được UBND cấp quận/huyện phê duyệt, cập nhật trên hệ thống đăng ký kinh doanh.

Có được gia hạn không?

Sau khi hết thời hạn tạm ngừng đã đăng ký, chủ hộ có thể tiếp tục xin gia hạn thêm 1 lần, cũng với thời gian tối đa là 12 tháng.

Tuy nhiên, yêu cầu gia hạn phải được nộp trước khi kết thúc thời gian tạm ngừng hiện tại, và kèm theo lý do hợp lý. Hồ sơ gia hạn tương tự như lần đầu, cần nộp lại đơn đề nghị và các giấy tờ liên quan.

Sau khi hết thời gian tạm ngừng phải làm gì?

Có 3 trường hợp cần lưu ý:

Tiếp tục hoạt động trở lại: Không cần làm thủ tục gì, nhưng phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ thuế, treo biển hiệu lại và khai thuế nếu có doanh thu.

Tiếp tục tạm ngừng: Phải làm thủ tục gia hạn tạm ngừng trước khi hết thời hạn hiện tại.

Muốn giải thể: Phải thực hiện thủ tục giải thể hộ kinh doanh theo quy định (nộp đơn, trả giấy phép, xác nhận thuế…).

Nếu để quá thời hạn mà không khai báo, hộ kinh doanh có thể bị xử phạt hành chính vì không tuân thủ nghĩa vụ thông báo theo luật định.

Có cần đóng thuế khi ngừng hoạt động không?

Trường hợp vẫn phải nộp thuế môn bài

Ngay cả khi hộ kinh doanh đã ngừng hoạt động nhưng không làm thủ tục thông báo tạm ngừng hoặc giải thể, thì theo quy định vẫn bị coi là đang hoạt động và buộc phải nộp thuế môn bài cho cả năm.

Cụ thể, theo quy định tại Nghị định 126/2020/NĐ-CP và các văn bản liên quan, thuế môn bài là thuế nộp theo năm dương lịch, tính từ ngày 1/1 và không hoàn lại.

Nếu không thông báo ngừng hoạt động trước ngày 30/01 hàng năm, hộ kinh doanh vẫn bị ấn định thuế môn bài, kể cả khi thực tế không có hoạt động sản xuất, kinh doanh nào.

Cách xử lý khi đã tạm dừng mà vẫn phát sinh thuế

Trường hợp hộ kinh doanh đã ngừng hoạt động thực tế nhưng không thông báo đúng hạn, dẫn đến bị tính thuế môn bài, có thể thực hiện các bước sau:

Gửi văn bản giải trình về lý do ngừng hoạt động thực tế.

Đính kèm giấy tờ chứng minh không có phát sinh: hóa đơn, sổ sách, đơn xin tạm ngừng có xác nhận (nếu có).

Xin miễn giảm thuế nếu thuộc diện được xem xét theo hướng dẫn của cơ quan thuế địa phương.

Tuy nhiên, việc miễn giảm chỉ được xem xét trong một số trường hợp đặc biệt, còn lại vẫn buộc phải nộp.

Quyết toán thuế trong trường hợp ngừng dài hạn

Nếu hộ kinh doanh ngừng hoạt động dài hạn và muốn đóng sổ thuế, cần làm thủ tục quyết toán thuế với Chi cục Thuế trước khi giải thể. Quyết toán này sẽ xác định:

Số thuế đã nộp đủ hay còn nợ.

Có phát sinh thuế nào chưa khai báo hay không.

Chỉ sau khi hoàn tất nghĩa vụ thuế và được xác nhận không còn nợ, hộ kinh doanh mới được xem xét xóa mã số thuế và chấm dứt nghĩa vụ tài chính.

Quy định xử phạt nếu không thông báo ngừng hoạt động

Bị xử phạt hành chính theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP

Theo Điều 42 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, nếu hộ kinh doanh ngừng hoạt động mà không thông báo bằng văn bản cho cơ quan đăng ký kinh doanh, có thể bị phạt từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng.

Mức phạt sẽ tăng nếu kèm theo hành vi trốn thuế, không nộp thuế, hoặc nộp chậm các khoản thuế phát sinh trong thời gian bị cho là “đang hoạt động”.

Truy thu thuế trong thời gian không khai báo

Hộ kinh doanh không thông báo tạm ngừng vẫn bị cơ quan thuế ấn định thuế khoán hằng năm, gồm thuế môn bài, thuế GTGT và thuế TNCN.

Nếu không nộp đúng hạn, ngoài tiền thuế gốc, chủ hộ sẽ bị tính:

Tiền phạt nộp chậm (0.03%/ngày trên số tiền thuế).

Truy thu toàn bộ khoản thuế trong thời gian “không khai báo nhưng vẫn bị coi là đang hoạt động”.

Gây khó khăn khi muốn tái hoạt động

Việc không thực hiện thông báo tạm ngừng đúng quy định còn dẫn đến:

Không thể tái đăng ký hoạt động, do bị treo trạng thái “có nghĩa vụ chưa hoàn thành”.

Không thể giải thể hộ kinh doanh, do không có xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế.

Khó khăn trong việc chuyển đổi mô hình kinh doanh sang công ty hoặc doanh nghiệp.

👉 Vì vậy, việc thông báo ngừng hoạt động đúng thời hạn là cực kỳ quan trọng để tránh bị phạt, truy thu và ràng buộc về pháp lý sau này.

Dịch vụ hỗ trợ ngừng hoạt động hộ kinh doanh

Lợi ích khi sử dụng dịch vụ hỗ trợ

Việc sử dụng dịch vụ hỗ trợ ngừng hoạt động hộ kinh doanh giúp chủ hộ tiết kiệm thời gian và tránh các sai sót về hồ sơ, thủ tục pháp lý. Đơn vị dịch vụ thường có kinh nghiệm thực tế nên sẽ:

Hướng dẫn chi tiết các bước ngừng hoạt động đúng luật

Soạn sẵn hồ sơ theo mẫu chuẩn và đảm bảo hợp lệ

Thay mặt chủ hộ nộp hồ sơ và làm việc với cơ quan chức năng

Ngoài ra, việc hỗ trợ xử lý các vấn đề thuế, lệ phí môn bài hoặc giấy tờ phát sinh cũng được giải quyết nhanh chóng, tránh rắc rối về sau.

Chi phí tham khảo và thời gian xử lý

Mức chi phí dịch vụ hỗ trợ ngừng hoạt động hộ kinh doanh dao động từ 600.000đ – 1.500.000đ, tùy theo khu vực, tình trạng hồ sơ, và đơn vị cung cấp.

Thời gian hoàn thành thủ tục thường mất từ 5 – 7 ngày làm việc, chưa kể thời gian bổ sung hồ sơ nếu phát sinh vấn đề liên quan đến thuế hoặc nợ phí môn bài.

Cam kết minh bạch, bảo mật thông tin

Các đơn vị uy tín luôn cam kết bảo mật toàn bộ thông tin hộ kinh doanh, không sử dụng vào mục đích thương mại hoặc làm ảnh hưởng đến uy tín khách hàng. Mọi chi phí đều được báo giá trước khi triển khai, có hợp đồng rõ ràng, không phát sinh phí ẩn. Đồng thời, các đơn vị chuyên nghiệp cũng thường hỗ trợ tra cứu nghĩa vụ thuế và cập nhật tình trạng xử lý hồ sơ đầy đủ cho khách hàng.

Giải đáp các câu hỏi thường gặp

Ngừng hoạt động bao lâu thì bị thu hồi GPKD?

Theo quy định, nếu hộ kinh doanh ngừng hoạt động liên tục 6 tháng trở lên mà không thông báo, UBND cấp huyện có thể thu hồi giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh. Do đó, nếu chưa có kế hoạch hoạt động lại, chủ hộ nên thực hiện thủ tục tạm ngừng hoạt động chính thức hoặc giải thể để tránh bị xử phạt và mất quyền đăng ký lại sau này.

Có thể chuyển sang hình thức tạm ngừng online không?

Hiện nay, một số tỉnh thành như TP.HCM, Hà Nội, Đà Nẵng, Cần Thơ cho phép nộp đơn xin tạm ngừng hoạt động hộ kinh doanh online thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc cổng dịch vụ công của UBND cấp huyện. Tuy nhiên, cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ điện tử, có tài khoản xác thực cá nhân hoặc chữ ký số để thực hiện. Việc này giúp tiết kiệm thời gian di chuyển và xử lý hồ sơ nhanh chóng.

Cần thông báo những cơ quan nào khi ngừng hoạt động?

Chủ hộ kinh doanh cần thông báo tới 2 cơ quan chính:

UBND cấp huyện nơi cấp giấy phép, bằng đơn xin ngừng hoạt động hoặc giải thể

Chi cục Thuế nơi quản lý mã số thuế hộ kinh doanh để thực hiện nghĩa vụ thuế, dừng kê khai thuế và lệ phí môn bài

Việc thông báo đầy đủ giúp tránh bị phạt vi phạm hành chính do không khai báo đúng thời hạn hoặc bị truy thu thuế không đúng quy định.

Cách ngừng hoạt động hộ kinh doanh cá thể không quá phức tạp nếu bạn nắm rõ thủ tục và chuẩn bị đầy đủ giấy tờ theo quy định. Việc thông báo đúng hạn không chỉ giúp bạn tránh bị xử phạt hành chính mà còn tạo điều kiện thuận lợi khi muốn tái hoạt động hoặc chuyển đổi mô hình kinh doanh sau này. Nếu bạn cần thực hiện thủ tục nhanh gọn, hãy tìm đến dịch vụ hỗ trợ ngừng hoạt động hộ kinh doanh để được tư vấn và xử lý hồ sơ trọn gói.